Organizacija su keliais padaliniais retai turi vieną vietą, kur priimami sprendimai dėl programinės įrangos. Vienas padalinys sudaro licenciją, kitas naudoja tos pačios priemonės nemokamą versiją, o trečiasis turi vietinį IT partnerį, kuris be derinimo kažką įdiegė. AI inventorius, kuris siekia tai apimti, taigi neturi remtis vienu šaltinio failu, bet keliais šaltiniais, kurie papildo ir prieštarauja vienas kitam.
Kiekvienas padalinys turi savo pirkimų istoriją, savo tiekėjus ir dažnai savo savarankiškumo lygį IT sprendimuose. Kas centrinėje būstinėje yra išimtis, kitoje vietoje galėjo tapti standartu, be to, kad kas nors tai užfiksavo. Centrinis inventorius, kuris apklausia tik būstinę, taigi pagal apibrėžimą praranda dalį vaizdo. Kodėl IT sąrašas neatitinka tiesos paaiškina, kodėl centrinė registracija retai atitinka tai, kas faktiškai naudojama, ir ta problema didėja, kai padalinių daugiau.
Pagrindas kiekvienam padaliniui yra tas pats: kuri priemonė naudojama, kas ją naudoja, kokiai užduočiai ir remiantis kokiais duomenimis. Be to, svarbu, ar priemonė įsigyta vietiniu lygiu, ar suteikta centralizuotai, ir ar už jos slypi tiekėjas, kuris pats fiksuoja, kaip sistema veikia, ar padalinys pats sukūrė ar pritaikė sistemą. Šis skirtumas iš tiesų nustato, kas atsako už tai, kas tiksliai vyksta. Kas fiksuojama kiekvienai priemonei tai aprašo detaliai, ir tas pats fiksavimas taikomas nepaisant vietos: skiriasi tik būdas, kaip informaciją gaunate iš konkretaus padalinio.
Vieno padalinio atveju paprasta tiesiog paklausti. Kelių padalinių atveju tai nebeįmanoma daryti be struktūros. Tuomet naudingi du šaltiniai vienas kito atžvilgiu. Pirmasis yra tai, ką pati IT aplinka jau parodo: pirkimų įrašai, licencijų failai ir techniniai signalai, rodantys AI naudojimą, net jei niekas to naudojimo aiškiai nepranešė. Ką atskleidžia pirkimų ir licencijų duomenys parodo, kokie požymiai juose randami, o kokie IT signalai yra naudingi aptaria tai iš techninės pusės: kokia srauto eiga, kokios prenumeratos ir kokios integracijos rodo AI naudojimą, kuris niekur formaliai nėra užfiksuotas.
Antrasis šaltinis yra pats darbuotojas. Joks techninis nuskaitymas neužfiksuoja, kodėl žmogus naudoja įrankį, kuriai konkrečiai užduočiai ar kaip dažnai. Tai žino tik tas, kuris atlieka darbą. Kelių padalinių atveju tai reiškia, kad jums reikia būdo tą klausimą užduoti visur vienodai, kad vienas padalinys nesijaustų labiau kontroliuojamas nei kitas. Kaip klausti darbuotojų be baimės dėl pasekmių aprašo, kodėl ta sąlyga yra lemiama gautų duomenų patikimumui: kas bijo pasekmių, atsako neišsamiai arba visai neatsako, ir šis efektas nebūtinai vienodai paskirstytas tarp padalinių su skirtingomis kultūromis ar vadovavimo stiliais.
Priemonė, kuri buvo įsigyta A padalinyje ir neformaliai perimta B padalinyje, tebėra ta pati priemonė su ta pačia role ir tuo pačiu rizikos lygiu. Inventorius taigi neturi būti klasifikuojamas atskirai kiekvienam padaliniui, bet kiekvienai priemonei, su pastaba, kur ir kas ją naudoja. Taip išvengiate, kad ta pati priemonė dviejose vietose būtų vertinama skirtingai, ir kad rizika, kuri viename padalinyje jau pastebėta, kitame liktų nepastebėta. Taip pat svarbu, ar padalinys pats kažką sukūrė ar sukonfigūravo remdamasis AI modeliu, ar tiesiog naudoja paruoštą produktą. Ar esate tiekėjas, ar naudotojas padeda tą skirtumą nustatyti, ir šis skirtumas gali skirtis tarp padalinių, net naudojant tą pačią pagrindinę technologiją.
Kai duomenys iš padalinių surinkti, kitas žingsnis yra sujungti juos į vieną sąrašą be pasikartojimų, kuriame kiekvienai priemonei nurodyta aiški rolė, rizikos vertinimas ir naudojimo vieta. Ši apžvalga sudaro pagrindą nustatyti, kokių valdymo (governance) priemonių reikia ir kur jų pirmiausia reikia. Kaip tiksliai ta apžvalga sudaroma ir prižiūrima, priklauso nuo organizacijos dydžio ir struktūros; universalaus modelio, tinkančio visoms situacijoms, nėra.
AI naudojimo inventorius parodo, kas daroma ir su kuo. Klausimas, kuris dažnai kyla po to, yra kokią dalį to darbo faktiškai galima perduoti AI, ir kuri dalis išlieka žmogaus darbu. Į šį klausimą atsako FTE TO AI darbo skenavimas (werkscan), kuris kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokia dalis tinkama perėmimui.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.