Organizācijā ar vienu atrašanās vietu un vienu iepirkuma nodaļu situācija parasti ir vieglāk pārskatāma. Ja ir vairākas nodaļas, tas maina lietas. Katrai nodaļai parasti ir savs budžets, savs vadītājs, kas paraksta abonementus, un bieži arī sava attiecība ar vietējiem piegādātājiem. Tas padara iepirkuma un licenču datus par vienu no retajiem avotiem, kas atklāj kaut ko no tā, kas centrālajā IT sarakstā trūkst.
IT nodaļa reģistrē to, kas pieprasīts un apstiprināts caur tās pašas kanāliem. Nodaļas vadītājam, kuram ir kredītkarte un kurš uzskata, ka nepieciešams kāds rīks, nav nepieciešams izmantot šo ceļu. Abonements tiek noslēgts, rēķins nonāk vietējā administrācijā vai kreditoru administrācijā galvenajā birojā, un neviens šos izdevumus nesaista atpakaļ ar centrālo sistēmas pārskatu. Tieši tāpēc šis avots ir vērtīgs: tas reģistrē izdevumus, ne apstiprinājumus. Tas, kas ir uzrādīts, ir tas, kas patiešām ir iegādāts, neatkarīgi no tā, vai tas notika pa noteikto ceļu.
Lietderīgs pārskats sākas ar vairākiem laukiem katrā rindā:
Šie lauki kopā nedod pilnu priekšstatu par to, ko rīks dara. Tie dod sarakstu ar nosaukumiem, kas jāpēta tālāk.
Ar vairākām nodaļām parasti vienlaikus pastāv vairāki avoti:
Šo avotu kombinācija rada pārklāšanos un neatbilstības: viens un tas pats piegādātājs ar dažādiem līguma veidiem katrā nodaļā, vai abonements, kas tiek maksāts divās vietās, bez tā, ka kāds to būtu pamanījis. Tā nav metodes kļūda; tā notiek, kad iepirkumi ir organizēti decentralizēti. Kādi citi avoti organizācijā rada līdzīgus signālus, ir aprakstīts IT signālos, kas ir izmantojami vairāku nodaļu gadījumā.
Rinda kreditoru grāmatā norāda, ka ir samaksāts. Tā nepasaka, kurš rīku izmanto, kādam nolūkam, ar kādiem datiem, vai rīks vēl ir aktīvs. Abonements, kas noslēgts trīs gadus atpakaļ, iespējams, jau nav izmantots, vai, tieši pretēji, ir izaugts par pastāvīgu procesa daļu, bez tā, ka tas jebkad būtu fiksēts. Iepirkuma dati sniedz sākumpunktu: nosaukumu, nodaļu, summu. Sarunas ar pieprasītāju vai nodaļu sniedz atlikušo. Bez šīs sarunas saraksts paliek pieņēmumu saraksts.
Iepirkuma dati, kas norāda uz AI izmantošanu, attiecas uz vairāk nekā tehnoloģiju. Rīks, kas ģenerē tekstu, klasificē datus vai atbalsta lēmumus, iespējams, ietilpst lomā ar pienākumiem — kā nodrošinātājam, kā lietotājam, vai dažkārt abām vienlaikus, atkarībā no tā, kā rīks ir izmantots un pielāgots. Kura loma ir piemērojama un kad tā mainās, ir izskaidrots lapā par jautājumu, vai esat nodrošinātājs vai lietotājs un lapā par brīdi, kad jūsu loma mainās. Iepirkuma dati nepasaka, kura loma ir piemērojama, bet tie pasaka, kur jāsāk uzdot jautājumus.
Saraksts ar piegādātāju nosaukumiem un nodaļām ir sākumpunkts, ne inventarizācija. Nākamais solis ir šo signālu sakārtošana pēc pielietojuma, riska līmeņa un atbildīgās nodaļas — process, kas soli pa solim aprakstīts lapā par AI inventarizācijas veidošanu, tostarp par to, kas katram pielietojumam ir jāfiksē. Tie, kas šo ceļu iet, bieži atklāj, ka priekšstats, ko IT centralizēti uztur, aptver tikai daļu no realitātes — atšķirība, kas plašāk aplūkota lapā par to, kāpēc šis centrālais saraksts nav precīzs.
Pārskats par to, kādi rīki pastāv, pats par sevi rada nākamo jautājumu: ko šie rīki patiesībā dara ar darbu, ko cilvēki šobrīd vēl veic pašrocīgi. Tiem, kas šo jautājumu vēlas atbildēt atsevišķu uzdevumu līmenī, FTE TO AI darba skenējums piedāvā veidu, kā par katru uzdevumu izrēķināt, kādu daļu no tā var pārņemt AI, neatkarīgi no tā, kāds rīks tam tiek izmantots vai kurš to ir iegādājies.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.