Organizācijai ar vairākām filiālēm reti ir viens iepirkuma process, viena IT nodaļa un viens darba veids. Katra filiāle ir izveidojusi savus ieradumus, izvēlējusies savus piegādātājus un pieņēmusi rīkus, kas lokāli izrādījās praktiski. Centrālais IT saraksts reģistrē to, kas ir licencēts caur centrālo iepirkuma procesu. Tas, ko filiāle iegādājusies pati, ar kredītkarti vai lokālu līgumu, tur parasti nav ietverts.
Tas ne vienmēr ir sliktas pārvaldības pazīme. Tā ir sekas tam, kā funkcionē organizācijas ar vairākām vietām: centrālā vadība un lokālā autonomija pastāv līdzās, un AI rīki ir pietiekami vienkārši lietojami, lai nokļūtu iekšā, apejot centrālo līniju. Pārlūkprogrammas paplašinājums, bezmaksas konts, rīks, kas ietilpst komandas abonementā — nekas no tā neiet caur nodaļu, kas uztur IT sarakstu.
Tas, cik lielā mērā IT saraksts atšķiras no realitātes, ir atkarīgs no vairākiem faktoriem, kas katrā filiālē ir atšķirīgi: cik stingri centrālā iepirkuma politika faktiski tiek piemērota, cik lielu brīvību komandām ir izvēlēties savu programmatūru, un cik ilgi filiāle jau ir organizācijas daļa. Nesen pārņemtai filiālei bieži ir pavisam citādāks rīku kopums nekā galvenajam birojam, un šis rīku kopums pēc apvienošanās automātiski nepazūd.
Turklāt lomu spēlē darba raksturs. Filiālei ar daudz klientu kontaktu ir citi atbalsta rīki nekā filiālei, kas galvenokārt nodrošina ražošanu vai loģistiku. Vispārīgi AI asistenti parādās visur, bet specializēti rīki — tekstam, datu analīzei, plānošanai — atšķiras ievērojami pēc funkcijas un atrašanās vietas.
Inventarizācija, kas ņem vērā šo izkliedi, apvieno vairākus avotus, jo neviens atsevišķs avots pats par sevi nav pilnīgs. Kuri IT signāli ir noderīgi organizācijai ar vairākām filiālēm parāda, kuras tehniskās pēdas — tīkla trafiks, vienotās pieteikšanās (single sign-on) žurnāli, ierīču pārvaldība — katrā filiālē vēsta ko cita, un tāpēc tās jāaplūko atsevišķi, nevis pieņemt centralizēti.
Iepirkuma un licencēšanas dati veido otro avotu, un tie arī atšķiras pa filiālēm: dažas filiāles iegādājas programmatūru caur centrāliem līgumiem, citas caur lokālām izmaksu vietām, kas nekad nenonāk centrālajā administrācijā. Ko iepirkuma un licencēšanas dati atklāj organizācijā apraksta, kā šie dati, neskatoties uz savu nepilnīgumu, tomēr nodrošina struktūru.
Trešais avots ir darbinieks pats, un šis avots vairāku filiāļu gadījumā ir īpaši svarīgs, jo lokālus ieradumus bieži var atklāt vienīgi jautājot. Tas darbojas vienīgi tad, ja jautājumā nav norēķina draudu — cilvēki, kas baidās no sekām, nenosauc rīku, ko izmanto, lai strādātu ātrāk. Kā to jautāt darbiniekiem, neradot norēķina draudus, organizācijā apraksta, kā šo jautājumu uzdot, lai saņemtu patiesu atbildi.
Responsible AI Scan par katru konstatēto lietojumu fiksē ierobežotu datu kopu: kurš rīks vai pakalpojums tas ir, kurā filiālē vai nodaļā tas tiek izmantots, kas šo lietojumu pārvalda vai iegādājās, un kāda loma organizācijai tajā ir. Šis pēdējais jautājums nav triviāls: viena un tā pati organizācija var būt lietotājs vienā lietojumā un otrā, pati izstrādātā vai būtiski pielāgotā lietojumā, nokļūt piegādātāja lomā. Vai jūs esat piegādātājs vai lietotājs izskaidro, kāpēc šī loma katram lietojumam tiek noteikta atsevišķi un kāpēc tā var atšķirties pa filiālēm.
Tas, kas netiek fiksēts, ir spriedums par filiāli vai darbinieku, kas rīku izmanto. Inventarizācijas mērķis ir pilnīgs priekšstats, nevis saraksts ar novirzēm, kas kādam tiek piedēvētas. Bez šī dalījuma pilnīgs priekšstats nerodas, jo neviens nepiedalīsies inventarizācijā, kas var tikt izmantota pret viņu.
Inventarizācija vairāku filiāļu gadījumā nekad nav galīga. Filiāles mainās, rīki tiek nomainīti, un loma, kas šodien ir "lietotājs", rīt var kļūt par "piegādātāju", tiklīdz rīks tiek iekšēji pielāgots vai tālāk izstrādāts. Kad mainās jūsu loma apraksta, kādas izmaiņas ir iemesls klasifikāciju pārskatīt no jauna. Kā izveidot AI inventarizāciju apraksta visu izveides procesu: no pirmās izpētes katrā filiālē līdz struktūrai, kas aug līdz ar organizāciju, nevis katru gadu sākas no jauna.
Tiklīdz ir skaidrs, kādi AI lietojumi katrā filiālē faktiski tiek izmantoti, rodas turpmāks jautājums, kas iet tālāk par pārvaldību: ko šie rīki nozīmē uzdevumiem, ko cilvēki veic ik dienu? FTE TO AI darba skenēšana (werkscan) katram uzdevumam aprēķina, kāda daļa darba ir piemērota AI pārņemšanai, un tādējādi papildina inventarizāciju: ne tikai to, kas darbojas, bet arī to, ko tas nozīmē pašam darba organizācijai.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.