O organizație cu mai multe sedii are rareori un singur mediu IT. Există de multe ori un contract central pentru marile aplicații de productivitate, dar pe lângă acesta există bugete de achiziție locale, administratori IT regionali și sedii care își încheie propriile abonamente. Cine caută utilizarea AI într-o astfel de structură trebuie să știe ce semnale spun ceva și ce semnale dau doar impresia de exhaustivitate.
Departamentul IT central livrează de obicei o prezentare generală a licențelor: ce instrumente au fost achiziționate, pentru ce departamente și cu ce funcții activate. Această prezentare generală este un punct de start, nu un punct final. Ea arată ce a fost aprobat, nu ce este folosit, și cu siguranță nu ce a fost adăugat de fiecare sediu în plus față de această ofertă centrală. Un motiv pentru care lista IT nu este corectă este exact acesta: aprobarea și utilizarea sunt două întrebări diferite, iar la mai multe sedii distanța dintre ele crește odată cu fiecare locație suplimentară.
Într-o organizație cu mai multe locații, o serie de semnale care la un singur sediu încă coincid, se diferențiază.
Facturarea este unul dintre ele. O plată cu cardul de credit pentru un abonament AI poate apărea pe centrul de cost al sediului, în loc de bugetul central de achiziții IT. Cine se uită doar la sistemul central de achiziții ratează complet aceste cheltuieli.
Traficul de rețea este un alt semnal, și acesta nu se comportă la fel pretutindeni. Un sediu cu propria conexiune la internet generează trafic care rămâne în afara jurnalelor centrale ale firewall-ului. Traficul către domenii AI cunoscute este vizibil doar dacă acel sediu este conectat la același punct de monitorizare ca sediul central, și acest lucru nu este întotdeauna cazul.
Extensiile de browser și conturile individuale formează o a treia categorie. Acestea sunt de obicei instalate local, pe echipamente administrate de un angajat IT regional sau, uneori, de utilizatorul însuși. Un parc de echipamente administrat central, cu distribuție uniformă a software-ului, evidențiază acest tip de instalări; un sediu cu administrare proprie nu le evidențiază, cu excepția cazului în care se întreabă specific despre acest lucru.
În final, există întrebarea cine are acces la ce. Un instrument achiziționat central pentru un singur departament poate ajunge, prin date de autentificare partajate, și la alte sedii, fără ca acest lucru să fie înregistrat undeva. Gestionarea accesului per sediu, în măsura în care există, oferă aici o indicație, dar nu certitudine.
Niciuna dintre aceste surse nu este completă în sine. Datele de facturare arată cheltuieli, nu utilizare. Jurnalele de rețea arată trafic, nu intenție sau context. Gestionarea accesului arată cine se poate autentifica, nu cine face acest lucru efectiv și în ce scop. La un singur sediu este încă gestionabil să se pună aceste surse una lângă alta; la mai multe sedii apare riscul ca fiecare locație să aibă doar o parte din imagine și nimeni imaginea de ansamblu.
La acestea se adaugă sursa umană: discuții cu angajații și managerii locali. Acest semnal este de multe ori cel mai bogat, pentru că arată nu doar ce se folosește, ci și în ce scop și cât de des. Este în același timp semnalul cel mai vulnerabil, pentru că funcționează doar dacă oamenii au curajul să răspundă. Modul în care se abordează acest lucru este descris în cum întrebați fără să urmeze o sancțiune.
Semnalele sunt utile, dar fără o înregistrare fixă rămân observații izolate. Pentru fiecare aplicație identificată este util să notați cel puțin: care sediu sau departament folosește instrumentul, cine administrează sau a achiziționat aplicația, ce tip de date sunt introduse în ea și dacă aplicația ia decizii de sine stătător sau doar oferă suport. Această clasificare este detaliată în ce înregistrați pentru fiecare aplicație, iar structura întregii prezentări generale, de la primul semnal la un inventar coerent, este descrisă în cum construiți un inventar AI.
La mai multe sedii, distincția dintre furnizor și utilizator al unei aplicații AI este extra relevantă, pentru că un sediu adaugă uneori el însuși o funcționalitate AI la un produs sau serviciu și obține astfel un rol diferit față de sediul care folosește doar un instrument gata făcut. Care este această distincție este explicat la sunteți furnizor sau utilizator, iar despre momentul în care acest rol se poate schimba, de exemplu prin modificări pe care un sediu le implementează el însuși, puteți citi la când se schimbă rolul dumneavoastră.
Scopul acestei inventarieri nu este exhaustivitatea dintr-o singură dată, ci un punct de pornire care poate fi repetat. Sediile se schimbă, abonamentele sunt prelungite sau anulate, iar instrumente noi apar mai rapid decât poate fi ținută evidența printr-un audit anual. O prezentare generală care combină semnalele principale și poate fi repetată pentru fiecare sediu oferă mai multă stabilitate decât o instantanee unică.
Odată ce este vizibil ce aplicații AI sunt folosite în cadrul organizației, urmează în mod natural o altă întrebare: ce fac exact aceste aplicații cu munca propriu-zisă. Scanul de muncă al FTE TO AI calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din muncă poate fi preluată de AI, completând astfel prezentarea generală oferită de Responsible AI Scan.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.