La o organizație cu o singură locație și un singur departament de achiziții, imaginea este de regulă încă ușor de cuprins. La mai multe sedii, acest lucru se schimbă. Fiecare sediu are de obicei propriul buget, propriul manager care semnează pentru abonamente, și adesea propria relație cu furnizori locali. Acest lucru face din datele de achiziții și licențe una dintre puținele surse care arată ceva din ceea ce lista IT centrală ratează.
Departamentul IT înregistrează ceea ce a fost solicitat și aprobat prin propriile canale. Un manager de sediu care are un card de credit și consideră că are nevoie de un instrument nu trebuie să treacă prin acest proces. Abonamentul este încheiat, factura ajunge la administrația locală sau la administrația creditorilor de la sediul central, și nimeni nu conectează această cheltuială înapoi la o imagine de sistem centrală. Exact de aceea această sursă este valoroasă: ea înregistrează cheltuieli, nu aprobări. Ceea ce este consemnat este ceea ce a fost efectiv achiziționat, indiferent dacă acest lucru s-a făcut pe calea stabilită.
Un tabel util începe cu un număr de câmpuri pe rând:
Aceste câmpuri împreună nu oferă o imagine completă a ceea ce face un instrument. Ele oferă însă o listă de denumiri pentru investigații ulterioare.
La mai multe sedii există de obicei mai multe surse simultan:
Combinația acestor surse produce suprapuneri și contradicții: același furnizor cu forme contractuale diferite pe sediu, sau un abonament plătit în două locuri fără ca cineva să observe acest lucru. Nu este o eroare de metodă; este ceea ce se întâmplă atunci când achizițiile sunt organizate descentralizat. Care alte surse din organizația dumneavoastră oferă semnale comparabile este descris la semnalele IT utile la o organizație cu mai multe sedii.
O linie din registrul creditorilor spune că s-a plătit. Nu spune cine folosește instrumentul, pentru ce, cu ce date, sau dacă instrumentul este încă activ. Un abonament încheiat în urmă cu trei ani poate fi de acum neutilizat, sau poate a devenit o parte fixă a unui proces fără ca acest lucru să fi fost vreodată consemnat. Datele de achiziții oferă un punct de start: un nume, un sediu, o sumă. Discuția cu solicitantul sau cu departamentul oferă restul. Fără această discuție, lista rămâne o listă de suspiciuni.
Datele de achiziții care indică utilizare de AI privesc mai mult decât tehnologia. Un instrument care generează text, clasifică date sau susține decizii poate intra sub un rol cu obligații — de furnizor, de utilizator, sau uneori ambele simultan, în funcție de modul în care instrumentul este utilizat și adaptat. Ce rol se aplică și când se schimbă acesta este explicat la pagina despre întrebarea dacă sunteți furnizor sau utilizator și la pagina despre momentul în care rolul dumneavoastră se schimbă. Datele de achiziții nu vă spun ce rol se aplică, dar vă spun de unde trebuie să începeți să puneți întrebări.
O listă cu numele furnizorilor și sediile este un punct de start, nu un inventar. Următorul pas este ordonarea acestor semnale pe aplicație, nivel de risc și departament responsabil — un proces descris pas cu pas la pagina despre construirea unui inventar de AI, inclusiv ce trebuie consemnat pentru fiecare aplicație. Cine urmează acest traseu descoperă adesea că imaginea pe care IT o păstrează central acoperă doar o parte din realitate — o discrepanță tratată mai extins pe pagina despre motivul pentru care acea listă centrală nu este corectă.
O imagine de ansamblu asupra instrumentelor existente ridică de la sine o întrebare următoare: ce fac aceste instrumente de fapt cu munca pe care oamenii încă o efectuează ei înșiși. Cine dorește să răspundă la această întrebare la nivelul unor sarcini individuale găsește la scanul de posturi (werkscan) al FTE TO AI o modalitate de a calcula, per sarcină, ce parte din aceasta poate fi preluată de AI, indiferent de întrebarea care instrument este folosit pentru asta sau cine l-a achiziționat.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.