O organizație cu mai multe sedii are rareori un singur proces de achiziție, un singur departament IT și un singur mod de lucru. Fiecare sediu a dezvoltat propriile obiceiuri, a ales proprii furnizori și a adoptat propriile instrumente care s-au dovedit utile la nivel local. Lista centrală IT înregistrează ceea ce a fost licențiat prin procesul central de achiziție. Ceea ce un sediu a achiziționat singur, cu un card de credit sau printr-un contract local, de regulă nu figurează în aceasta.
Acest lucru nu este neapărat un semn de gestionare deficitară. Este o consecință a modului în care funcționează organizațiile cu mai multe locații: coordonarea centrală și autonomia locală coexistă, iar instrumentele de AI sunt suficient de accesibile pentru a intra pe ușa din spate, în afara liniei centrale. O extensie de browser, un cont gratuit, un instrument inclus într-un abonament de echipă — nimic din toate acestea nu trece prin departamentul care ține evidența listei IT.
Măsura în care lista IT diferă de practică depinde de o serie de factori care variază de la un sediu la altul: cât de strict este aplicată efectiv politica centrală de achiziție, cât de multă libertate au echipele în a alege propriul software și de cât timp face un sediu parte din organizație. Un sediu achiziționat recent are adesea un set de instrumente complet diferit față de sediul central, iar acel set de instrumente nu dispare automat în urma unei fuziuni.
În plus, natura activității joacă un rol. Un sediu cu mult contact cu clienții folosește instrumente de suport diferite față de un sediu care se ocupă mai ales de producție sau logistică. Asistenții de AI generici apar pretutindeni, dar instrumentele specializate — pentru text, pentru analiza datelor, pentru planificare — diferă puternic în funcție de funcție și de locație.
Un inventar care reflectă corect această diversitate combină mai multe surse, pentru că nicio sursă în sine nu este completă. Ce semnale IT sunt utile la o organizație cu mai multe sedii arată ce urme tehnice — traficul de rețea, logurile de single sign-on, gestionarea dispozitivelor — spun ceva diferit la fiecare sediu și, prin urmare, trebuie consultate separat, în loc să fie presupuse la nivel central.
Datele de achiziție și licențiere formează o a doua sursă, iar și acestea diferă de la un sediu la altul: unele sedii achiziționează software prin contracte centrale, altele prin centre de cost locale care nu ajung niciodată la administrația centrală. Ce dezvăluie datele de achiziție și licențiere la o organizație descrie cum aceste date, în ciuda caracterului lor incomplet, oferă totuși o structură.
A treia sursă este angajatul însuși, și această sursă este deosebit de importantă la mai multe sedii, întrucât obiceiurile locale pot fi descoperite adesea doar prin întrebare. Acest lucru funcționează numai dacă întrebarea nu conține nicio amenințare de sancționare — persoanele care se tem de consecințe nu vor menționa instrumentul pe care îl folosesc pentru a lucra mai rapid. Cum întrebați angajații fără riscul unei sancțiuni la o organizație detaliază modul în care se formulează această întrebare pentru a obține un răspuns sincer.
Responsible AI Scan înregistrează, pentru fiecare aplicație identificată, un set limitat de date: despre ce instrument sau serviciu este vorba, la ce sediu sau departament este utilizat, cine administrează sau a achiziționat aplicația și ce rol ocupă organizația în legătură cu aceasta. Ultima întrebare nu este banală: aceeași organizație poate fi utilizator pentru o aplicație și, pentru o altă aplicație, dezvoltată intern sau puternic adaptată, poate ocupa rolul de furnizor. Sunteți furnizor sau utilizator explică de ce acest rol se determină separat pentru fiecare aplicație și de ce poate diferi de la un sediu la altul.
Ce nu se înregistrează este o judecată asupra sediului sau a angajatului care folosește instrumentul. Scopul inventarierii este o imagine completă, nu o listă de abateri atribuite cuiva. Fără această separare, nu se obține o imagine completă, pentru că nimeni nu cooperează la o inventariere care poate fi folosită împotriva sa.
Un inventar la mai multe sedii nu este niciodată definitiv. Sediile se schimbă, instrumentele sunt înlocuite, iar un rol care astăzi este „utilizator” poate deveni mâine „furnizor” de îndată ce un instrument este adaptat sau dezvoltat intern. Când se schimbă rolul dumneavoastră descrie ce schimbări justifică o reexaminare a clasificării. Cum construiți un inventar de AI descrie structura de ansamblu: de la explorarea inițială pe fiecare sediu până la o structură care crește odată cu organizația, în loc să se ia totul de la capăt în fiecare an.
De îndată ce este clar care aplicații de AI sunt efectiv utilizate la fiecare sediu, apare o întrebare ulterioară, care merge dincolo de guvernanță: ce înseamnă aceste instrumente pentru sarcinile pe care oamenii le îndeplinesc zilnic? Scanul de muncă al FTE TO AI calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din activitate este susceptibilă să fie preluată de AI, oferind astfel o imagine complementară inventarului: nu doar ce funcționează, ci și ce înseamnă acest lucru pentru organizarea muncii în sine.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.