Zaposleni se zatakne pri besedilu, povzetku, delu kode ali e-poštnem sporočilu, ki ravno ne steče. Na voljo je klepetalno okno, brezplačno, takoj dosegljivo, brez čakanja in brez obrazca. Besedilo gre noter, vključno z imenom stranke, zneskom pogodbe, odlomkom iz kadrovske mape ali izvorno kodo, ki spada zraven. Odgovor pride nazaj, delo je opravljeno, okno se zapre. Nihče za to ni vprašal za dovoljenje in nihče ni zavrnil, ker nihče ni vedel.
To ni incident. Gre za predvidljiv vzorec, ki nastane na vsaki točki, kjer je delovni pritisk večji od truda, ki ga zahteva vprašanje. Rok, ki tišči, prazen odgovor na vprašanje, ki ga podjetje ne izrecno dovoljuje niti ne prepoveduje, in brezplačno orodje, ki je hitrejše od notranjega procesa: ta kombinacija sama od sebe pripelje do tega vedenja, ne glede na panogo ali velikost organizacije.
Prepoved v dokumentu politike ne spremeni nič na trenutku, ko rok tišči. Klepetalno okno ostane dosegljivo, zaposleni ostane pod pritiskom, in tehtnica med "hitro opravljeno" in "po pravilih" pogosteje pretehta v smeri hitro opravljeno. To ni nevoljnost. Gre za organizacijo, ki je uporabo okna naredila lažjo od tega, da se ga ne bi lotili.
Vzorec je zelo podoben tistemu, ki se pojavi pri oddelku, ki je sam sklenil naročnino: nekdo opazi težavo, najde rešitev, ki je na voljo znotraj proračuna in brez postopka odobritve, in ukrepa. Razlika je, da klepetalno okno ne potrebuje nabavne postavke. Ni računa, ki bi izstopal, ni pogodbe, ki bi morala skozi pravno službo, ni naročnine, ki bi bila na seznamu. Uporaba ne pusti sledi, razen v zgodovini brskalnika enega zaposlenega, in včasih niti tega ne.
Zato ostaja prisotno vzporedno z vsakim uradnim procesom, ki ga je organizacija sicer vzpostavila. Kdor zgradi odobreno alternativo, a ne blokira ali ne naredi neprivlačnega brezplačnega okna, opazi prav tak učinek, kot se pojavi tudi, ko je drugi proces zraven obstoječega prezrt: novi sistem se ne uporablja, ker se stari zdi hitrejši ali je preprosto navada.
Inventar odobrene programske opreme pove, kaj je bilo kupljeno. Ne pove nič o tem, kaj se dejansko uporablja. Klepetalno okno v zavihku brskalnika, razširitev brskalnika z dostopom do e-poštnega predala, funkcija AI, ki se je nekje globoko pridružila obstoječi naročnini: takšna uporaba nastane zunaj vsakega nabavnega procesa in se zato ne prikaže na seznamu, ki ga upravlja IT. Seznam ni napačen, le ni popoln, in razlika med tema dvema je natanko tam, kjer živi senčna AI.
Edini način, da izveste, kaj se dejansko dogaja, je, da vprašate. Ne kot nadzor, ne kot predhodnica sankcije, temveč kot vprašanje, na katero je mogoč odgovor brez skrbi. Kdor čuti, da odgovor na vprašanje "katera orodja uporabljate poleg odobrenih sistemov" pripelje do pogovora z nadrejenim, tega odgovora ne bo dal. Organizacija tako ostane odvisna od tega, kar naključno pride na dan: račun, ki je nekoliko drugačen, sodelavec, ki to omeni po nesreči, ali pritožba stranke, čigar podatki so se pojavili nekje, kamor niso spadali.
Inventar, ki se začne z obtožbami, ne prinese inventarja, temveč molk. Zaposleni, ki vedo, da bo iskren odgovor povzročil težavo, bodo okno preprosto odprli v inkognito načinu. Cilj ni kaznovati vedenje iz preteklosti; cilj je pridobiti trenutno slikо o tem, kaj se zdaj uporablja, kdo to uporablja in za kaj, tako da lahko ta uporaba dobi mesto v obstoječem okviru obvladovanja tveganj, namesto da obstaja zraven njega.
To velja tudi za AI, ki ne pride prek klepetalnega okna, temveč prek ponudnika. Ko je ponudnik vgradil AI v izdelek, ki je bil že v uporabi, se narava obdelave podatkov spremeni, brez da bi bila podpisana nova pogodba. In poskusna postavitev, ki je dobro delovala, se redko uradno zaključi: ta ostane vklopljena, tudi potem, ko poskusna postavitev nikoli ni bila izklopljena, medtem ko nihče več ne ve, kdo je zanjo odgovoren. V vseh treh primerih ne gre za slabo voljo, temveč za vrzel med tem, kaj je odobreno, in tem, kaj deluje. Kje se nadzor v praksi udejanja na takšnih mestih, je obravnavano na strani o tem, kaj pomeni človeški nadzor v praksi; vsebina pravil sama ostaja drugje in se s tem ne spremeni.
Brž ko je jasno, katera AI se dejansko uporablja, se pojavi drugačno vprašanje: kateri del dela, ki zdaj poteka prek brezplačnega klepetalnega okna, pravzaprav spada k nalogi, ki jo lahko AI strukturirano prevzame, in kateri del ne. To razlikovanje razjasni delovni pregled FTE TO AI: ta za vsako nalogo izračuna, kateri del dela lahko prevzame AI, tako da uporaba, ki je zdaj skrita v oknu brskalnika, lahko dobi mesto, ki ustreza tistemu, kar delo dejansko zahteva.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.