Πολλές πρωτοβουλίες διακυβέρνησης ξεκινούν με μια νέα διαδικασία: μια φόρμα, ένα βήμα έγκρισης, μια επιτροπή που πρέπει να αξιολογήσει τη χρήση ΤΝ πριν αυτή ξεκινήσει. Η υπόθεση είναι ότι οι εργαζόμενοι θα ακολουθήσουν αυτή τη διαδικασία επειδή υπάρχει. Στην πράξη αυτό σπάνια συμβαίνει. Όποιος μπορεί να εκτελέσει μια εργασία πιο γρήγορα με ένα εργαλείο που βρήκε ο ίδιος, δεν ζητά άδεια από μια επιτροπή της οποίας δεν γνωρίζει την ατζέντα και δεν μπορεί να εκτιμήσει τον χρόνο διεκπεραίωσης. Χρησιμοποιεί το εργαλείο και δεν λέει τίποτα γι' αυτό.
Αυτό δεν είναι απροθυμία. Είναι μια λογική αντίδραση σε μια διαδικασία που στέκεται παράλληλα με τη δουλειά αντί να είναι μέρος της. Μια δεύτερη διαδικασία απαιτεί χρόνο, δημιουργεί αβεβαιότητα ως προς το αποτέλεσμα, και δεν προσφέρει ορατό όφελος σε όποιον την ακολουθεί. Η πιθανότητα να αγνοηθεί είναι έτσι μεγαλύτερη από την πιθανότητα να τηρηθεί.
Το αποτέλεσμα δεν είναι ότι δεν χρησιμοποιείται ΤΝ. Το αποτέλεσμα είναι ότι χρησιμοποιείται ΤΝ εκτός του πεδίου όρασης του υπευθύνου. Η λίστα της ΙΤ με τα εγκεκριμένα εργαλεία παραμένει τότε μια περιγραφή του τι ζητήθηκε κάποτε, όχι του τι χρησιμοποιείται. Μεταξύ αυτών των δύο λιστών μπορεί να υπάρχει σημαντική διαφορά, και κανείς που κοιτάζει μόνο την εγκεκριμένη λίστα δεν μπορεί να δει αυτή τη διαφορά.
Αυτό άπτεται άμεσα του ερωτήματος ποιος είναι υπεύθυνος όταν μια εφαρμογή ΤΝ κάνει λάθος. Ένα στέλεχος που θέλει να μπορεί να αποδώσει ευθύνη, πρέπει να γνωρίζει ποιο σύστημα επηρέασε μια απόφαση. Αν αυτό το σύστημα δεν καταγράφηκε ποτέ επειδή η διαδικασία καταγραφής παραλείφθηκε, αυτή η βάση απουσιάζει τη στιγμή που είναι απαραίτητη.
Η μέθοδος που εφαρμόζουμε δεν ξεκινά με μια διαδικασία έγκρισης αλλά με μια απογραφή που ρωτά αντί να ελέγχει. Η διαφορά είναι μικρή στη μορφή και μεγάλη στο αποτέλεσμα. Ένας εργαζόμενος που ερωτάται τι χρησιμοποιεί και για τι, χωρίς αυτό να έχει συνέπειες για τον ίδιο, δεν έχει λόγο να αποσιωπήσει την απάντηση. Ένας εργαζόμενος που γνωρίζει ότι μια ειλικρινής απάντηση μπορεί να οδηγήσει σε απαγόρευση ή διόρθωση, έχει κάθε λόγο να προσαρμόσει την απάντησή του.
Αυτό είναι ένα ευάλωτο σημείο στη μέθοδο και προτιμούμε να το αναφέρουμε παρά να το αποσιωπήσουμε. Μια απογραφή χωρίς λογοδοσία δίνει μια πιο ειλικρινή εικόνα από έναν έλεγχο με συνέπειες, αλλά δεν εγγυάται ότι κάθε χρήση θα αναφερθεί. Όποιος χρησιμοποιεί ένα εργαλείο που υποψιάζεται ότι είναι προβληματικό, μπορεί να σιωπήσει και χωρίς άμεση απειλή. Η απογραφή μειώνει το κατώφλι για να αναφέρει κανείς κάτι· δεν το εξαλείφει πλήρως. Αυτό που προσφέρει η μέθοδος είναι μεγαλύτερη πιθανότητα μιας πλήρους εικόνας σε σχέση με μια διαδικασία που εξ αρχής υποδηλώνει τιμωρία.
Μια δεύτερη διαδικασία αγνοείται. Μια προσθήκη σε μια υπάρχουσα διαδικασία έχει περισσότερες πιθανότητες να διατηρηθεί. Γι' αυτό ταξινομούμε τη χρήση ΤΝ ανά ρόλο και επίπεδο κινδύνου εντός της δομής διαχείρισης κινδύνου που ήδη εφαρμόζει ένας οργανισμός, αντί να τοποθετούμε μια νέα δομή δίπλα της. Ό,τι ταξινομείται ως υψηλός κίνδυνος, καταλήγει στην ίδια θέση με άλλους υψηλούς κινδύνους εντός του υπάρχοντος μητρώου κινδύνων. Αυτό σημαίνει επίσης ότι το ερώτημα πόσο συχνά πρέπει να γίνεται εκ νέου ταξινόμηση δεν απαιτεί νέο ημερολόγιο, αλλά συνδέεται με τον υπάρχοντα κύκλο αξιολόγησης κινδύνου.
Αυτή η σύνδεση δεν λύνει όλα τα ζητήματα. Ένα μητρώο ΤΝ που καταρτίστηκε μία φορά, παλιώνει τη στιγμή που κάποιος αρχίζει να χρησιμοποιεί ένα νέο εργαλείο χωρίς να το αναφέρει. Γι' αυτό το ερώτημα πώς παραμένει επικαιροποιημένο ένα μητρώο ΤΝ είναι εξίσου σημαντικό με την πρώτη απογραφή. Ένα μητρώο που δεν συντηρείται, μετά από κάποιο διάστημα ξαναγίνεται μια περιγραφή του παρελθόντος.
Η εποπτεία της χρήσης ΤΝ παρουσιάζεται συχνά ως τεχνικό ζήτημα: ένα σύστημα που παρακολουθεί, ένας πίνακας ελέγχου που αναφέρει. Αλλά η εποπτεία που λειτουργεί ξεκινά από ανθρώπους που κατανοούν γιατί έχει σημασία να αναφέρουν και που γνωρίζουν τι συμβαίνει με την απάντησή τους. Αυτό είναι ζήτημα συμπεριφοράς, όχι μόνο τεχνικής, και συνδέεται με το τι σημαίνει ο ανθρώπινος εποπτικός έλεγχος στην πράξη στον χώρο εργασίας, και με το τι σημαίνει συγκεκριμένα ο αλφαβητισμός στην ΤΝ για τους εργαζομένους. Χωρίς αυτή την κατανόηση, κάθε διαδικασία, όσο καλά σχεδιασμένη και να είναι, παραμένει μια φόρμα που οι άνθρωποι συμπληρώνουν επειδή πρέπει, όχι επειδή αποδίδει κάτι.
Αυτή η προσέγγιση δεν προσφέρει πλήρη βεβαιότητα ότι θα εντοπιστούν όλες οι εφαρμογές ΤΝ. Μειώνει το κατώφλι για αναφορά και συνδέεται με υπάρχουσες δομές, αλλά ένας οργανισμός που κάνει απογραφή για πρώτη φορά, πρέπει να λάβει υπόψη ότι ένα μέρος της χρήσης θα παραμείνει αόρατο, αν και αυτό το μέρος μετά από μια προσεκτική απογραφή είναι συνήθως μικρότερο απ' ό,τι πριν.
Μια απογραφή της χρήσης ΤΝ δείχνει τι λειτουργεί και ποιος το χρησιμοποιεί, αλλά δεν λέει τίποτα ακόμη για το πόσο από την υποκείμενη εργασία μπορεί πραγματικά να αναληφθεί από ΤΝ. Αυτό το ερώτημα βρίσκεται ένα βήμα πιο πέρα και απαντάται από τη σάρωση εργασίας της FTE TO AI, η οποία υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της δουλειάς μπορεί να αναληφθεί. Όποιος γνωρίζει πλέον ποια εργαλεία χρησιμοποιούνται στον οργανισμό, μπορεί με αυτή τη σάρωση να διερευνήσει τι σημαίνει αυτή η χρήση για τη διαμόρφωση της ίδιας της εργασίας.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.