Sok irányítási kezdeményezés egy új folyamattal indul: egy űrlappal, egy jóváhagyási lépéssel, egy bizottsággal, amelynek az AI-használatot kell megítélnie, mielőtt az elkezdődik. A feltevés az, hogy a munkatársak követni fogják ezt a folyamatot, mert az létezik. A gyakorlatban ez ritkán történik meg. Aki egy feladatot gyorsabban el tud végezni egy általa talált eszközzel, nem kér engedélyt egy bizottságtól, amelynek a napirendjét nem ismeri, és az átfutási idejét nem tudja megbecsülni. Használja az eszközt, és nem beszél róla.
Ez nem rosszindulat. Ez egy racionális reakció egy folyamatra, amely a munka mellett áll, nem pedig benne. Egy második folyamat időt igényel, bizonytalanságot eredményez a kimenetről, és nem kínál látható előnyt annak, aki követi. Az esély arra, hogy figyelmen kívül hagyják, nagyobb, mint az esély arra, hogy betartják.
A következmény nem az, hogy nem használnak AI-t. A következmény az, hogy AI-t használnak azon kívül, hogy aki felelős, láthatja. Az IT jóváhagyott eszközök listája ekkor annak leírása marad, amit egykor kértek, nem annak, amit valójában használnak. E két lista között jelentős különbség lehet, és senki, aki csak a jóváhagyott listát nézi, nem láthatja ezt a különbséget.
Ez közvetlenül kapcsolódik ahhoz a kérdéshez, hogy ki felelős, ha egy AI-alkalmazás hibázik. Egy vezetőnek, aki felelősséget akar tudni elhelyezni, tudnia kell, melyik rendszer befolyásolt egy döntést. Ha azt a rendszert soha nem regisztrálták, mert a regisztrációs eljárást kihagyták, ez az alap hiányzik abban a pillanatban, amikor szükség van rá.
Az általunk alkalmazott módszer nem egy jóváhagyási folyamattal kezdődik, hanem egy felméréssel, amely kérdez, nem ellenőriz. A különbség formában kicsi, hatásban nagy. Egy munkatársnak, akit megkérdeznek, mit használ és mire, anélkül hogy ennek következménye lenne rá nézve, nincs oka elhallgatni a választ. Egy munkatársnak, aki tudja, hogy egy őszinte válasz tilalomhoz vagy korrekcióhoz vezethet, minden oka megvan arra, hogy módosítsa a választ.
Ez egy sebezhető pontja a módszernek, és ezt inkább megnevezzük, mint elhallgatjuk. Egy felmérés elszámoltatás nélkül őszintébb képet ad, mint egy audit következményekkel, de nem garantálja, hogy minden használatot bejelentenek. Aki egy olyan eszközt használ, amelyről gyanítja, hogy problémás, továbbra is hallgathat, még közvetlen fenyegetés nélkül is. A felmérés csökkenti a bejelentés küszöbét; nem szünteti meg azt teljesen. Amit a módszer valóban nyújt, az egy nagyobb esély egy teljesebb képre, mint egy folyamat, amely előre már büntetést sugall.
Egy második folyamatot figyelmen kívül hagynak. Egy meglévő folyamat kiegészítésének nagyobb esélye van a fennmaradásra. Ezért az AI-használatot szerep és kockázati szint szerint osztályozzuk a szervezet által már alkalmazott kockázati struktúrán belül, ahelyett hogy egy új struktúrát állítanánk mellé. Amit magas kockázatúnak osztályoznak, ugyanarra a helyre kerül, mint más magas kockázatok a meglévő kockázati nyilvántartáson belül. Ez azt is jelenti, hogy az a kérdés, hogy milyen gyakran kell újra osztályozni, nem igényel új naptárt, hanem kapcsolódik a kockázatértékelés meglévő ciklusához.
Ez a kapcsolódás nem old meg mindent. Egy AI-nyilvántartás, amelyet egyszer állítottak össze, elavulttá válik, amint valaki egy új eszközt kezd használni anélkül, hogy ezt bejelentené. Ezért a kérdés, hogy hogyan marad naprakész egy AI-nyilvántartás, ugyanolyan fontos, mint az első felmérés. Egy nyilvántartás, amelyet nem tartanak karban, idővel ismét a múlt leírásává válik.
Az AI-használat felügyeletét gyakran technikai kérdésként mutatják be: egy rendszer, amely figyel, egy irányítópult, amely jelez. De a felügyelet, amely működik, olyan embereknél kezdődik, akik megértik, miért van értelme jelenteni, és akik tudják, mi történik a válaszukkal. Ez egy viselkedésről szóló kérdés, nem csak technikáról, és összefügg azzal, hogy mit jelent az emberi felügyelet a gyakorlatban a munka helyén, és azzal, hogy mit jelent konkrétan az AI-jártasság a munkatársak számára. Ez a megértés hiányában minden folyamat, bármilyen jól is van megtervezve, egy űrlap marad, amit az emberek kitöltenek, mert kötelező, nem mert hasznot hoz.
Ez a megközelítés nem ad teljes bizonyosságot arra, hogy minden AI-alkalmazást megtalálnak. Csökkenti a bejelentés küszöbét, és kapcsolódik a meglévő struktúrákhoz, de egy szervezetnek, amely először végez felmérést, számolnia kell azzal, hogy a használat egy része láthatatlan marad, még ha ez a rész egy alapos felmérés után általában kisebb is, mint előtte.
Az AI-használat felmérése megmutatja, mi működik és ki használja, de még nem mond semmit arról, hogy a mögöttes munka mekkora része vehető át valóban AI által. Ez a kérdés egy lépéssel tovább van, és azt az FTE TO AI munkascanje válaszolja meg, amely feladatonként kiszámítja, a munka mely része vehető át. Aki egyszer megtudja, mely eszközöket használják a szervezetben, azzal a scannel megvizsgálhatja, mit jelent ez a használat magának a munka felépítésére nézve.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.