Pregled odobrenog softvera govori vam što je nabavljeno, ne što se koristi. Između tih dviju stvari postoji razlika koja postaje sve veća što AI alati postaju pristupačniji: proširenje za preglednik, besplatni račun, chatbot koji je netko na vlastitu inicijativu upotrijebio da bi zadatak obavio brže. Ono što podaci o nabavi i licencama otkrivaju je početna točka, ali ne krajnja točka. Ostatak odgovora leži kod ljudi koji obavljaju posao.
Ako pitate "koristite li AI alate koji nisu odobreni", obično nećete dobiti potpun odgovor. Ne zato što ljudi žele nešto sakriti, nego zato što pitanje implicira rizik. Onaj koji prizna da koristi alat koji nije na popisu, očekuje posljedicu: upozorenje, razgovor s nadređenim, zabilješku u dosjeu. Ta perspektiva je dovoljna da nekoga natjera da zaćuti, čak i ako je korištenje bezazleno i čak korisno.
Posljedica je iskrivljena slika. Ne zato što se ništa ne događa, nego zato što se ono što se događa ne prijavljuje. Inventura koja se oslanja samo na prijave, uglavnom registrira ono što je već bilo poznato.
Pitanje samo po sebi ništa ne mijenja ako se kontekst ne mijenja. Što doista djeluje, jest kombinacija nekoliko elemenata: pitanje se odvaja od trenutka individualne procjene, odgovori se ne mogu povezati s imenom u izvještaju koji ide prema vrhu, a svrha se objašnjava unaprijed — riječ je o pregledu organizacije, ne o prosudbi o osobi.
To ne znači da se ne provodi anketa ili razgovor. Znači da se pitanje postavlja unutar okvira u kojem "da, koristim ovo" nije povod za korekciju. Samo tada odgovor prestaje biti ono što osoba misli da vi želite čuti, i postaje ono što se stvarno događa.
Rezultat dobro vođenog razgovora nije popis imena alata. To je skup podataka koji se po primjeni može povezati sa zadatkom ili procesom: koja primjena, za koji dio posla, s kojim podacima, i tko je još s njom povezan. To je ista struktura kao ono što treba zabilježiti po primjeni kada primjena postane vidljiva putem nabave ili IT odjela — jedino je izvor ovdje korisnik, ne ugovor.
Konkretno, to znači: naziv primjene, kratak opis za što se koristi, procjenu koliko često, i naznaku vrste podataka koji se u nju unose. Nema tehničkih specifikacija, nema procjene dobavljača u ovom trenutku — to dolazi kasnije, kod klasifikacije. U ovoj fazi radi se o stjecanju uvida, ne o prosudbi.
Ovi razgovori su jedan od kanala uz tehničke signale koje provjeravate zasebno. Ono što prikupite od korisnika, stavljate uz koji IT signali su upotrebljivi kao odvojen trag, a tek spajanjem nastaje potpunija slika nego što oba izvora zasebno pružaju. Primjena koja se pojavi u mrežnim zapisima, ali je nitko ne objašnjava, ostaje upitnik. Primjena koja se spomene u razgovoru, ali ne ostavlja digitalni trag, jednako je stvarna — i možda upravo zbog toga lakše zaboravljena.
Redoslijed i ponavljanje ovakvih ispitivanja ovisi o organizaciji: koliko odjela, koliko slojevitosti u linijama izvještavanja, koliko prethodnog iskustva s ovom vrstom inventure. Kod organizacije s više lokacija ili slojevitom strukturom, kako to pitati zaposlenike bez obračuna funkcionira malo drugačije nego kod jedne lokacije s ravnom strukturom, jednostavno zato što je broj međuslojeva u kojima "nema obračuna" mora ostati očuvan veći.
Iskren odgovor zaposlenika je sirovina za ostatak inventure. Bez te sirovine, klasificirate popis koji ste već poznavali, a to nije inventura nego potvrda. S tom sirovinom možete nastaviti prema kako izgraditi AI inventuru na razini koja obuhvaća više od jednog odjela ili jedne lokacije, s ulazima iz više smjerova istovremeno.
Ton pitanja tako djelomično određuje kvalitetu odgovora. To nije stvar spretnije formulacije, nego strukture u kojoj odgovaranje ne nosi rizik.
Čim je jasno koje se primjene stvarno koriste i za koje zadatke, pitanje se pomiče od "što koristimo" prema "što to znači za sam posao". To je drugo pitanje, s drugim instrumentom. Radna skala (werkscan) FTE TO AI izračunava po zadatku koji dio posla AI može preuzeti, na temelju zadataka koje ste već kartirali putem ove inventure. Dok Responsible AI Scan prikazuje korištenje i rizike, radna skala gleda na sadržaj posla: koji zadaci su podložni preuzimanju, i u kojoj mjeri. Ta dva pitanja su blizu jedno drugom, ali nisu zamjenjiva.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.