Popis naziva AI alata nije inventar. Inventar nastaje tek kada za svaku primjenu zabilježite isti skup podataka, tako da ih možete usporediti, klasificirati i kasnije dokazati. Bez te fiksne strukture ostaje vam zbirka pojedinačnih činjenica koje nitko više ne može usporediti.
Po primjeni radi se o ograničenom broju polja koja se stalno ponavljaju.
Naziv i oblik. Je li to samostalna pretplata, funkcija unutar postojećeg softvera, interno izgrađen model, ili AI funkcija koja je stigla putem dobavljača bez da je to iko nazvao "AI".
Tko to koristi. Tim, odjel, pojedinačni zaposlenik. To određuje ne samo obuhvat, nego i s kim ćete kasnije morati razgovarati kada se pojave pitanja.
Za što se koristi. Ne marketinški tekst dobavljača, nego stvarni zadatak: pisanje teksta, sažimanje podataka, pisanje koda, odgovaranje na upite kupaca, priprema odluka. Ovo polje određuje ulogu koju primjena ima, a time i razinu rizika.
Koji podaci ulaze u nju. Osobni podaci, podaci o klijentima, financijske informacije, interni dokumenti, ili nikakvi osjetljivi podaci. To određuje koji zahtjevi upravljanja postaju relevantni.
Kako je nabavljena. Kroz formalni postupak, kroz pretplatu koju je netko sam ugovorio, putem dobavljača koji ju isporučuje uz drugi proizvod. Način nabave odmah vam govori nešto o tome koliko je nadzora već postojalo.
Tko je za nju odgovoran. Ne tko ju usput koristi, nego tko je odgovoran ako nešto krene po zlu ili ako želite znati je li još u upotrebi.
Od kada i koliko dugo. Primjena koja tri godine radi neopaženo zahtijeva drugačiji pristup od pilot-projekta od prošlog mjeseca.
Ovo nisu birokratske kvačice na popisu. To su podaci koji su vam potrebni da biste kasnije za svaku primjenu mogli reći: ovo spada u višu razinu rizika, ovo ne, i ovo je obrazloženje.
Nijedno od ovih polja nije potpuno dostupno u jednom izvoru. Inventar izgrađujete iz više kanala koji se nadopunjuju.
IT odjel daje polazišnu točku, ali ne potpunu slika: zašto IT popis nije točan objašnjava da znatan dio korištenja AI-a ostaje izvan sustava koje IT upravlja. No signali koje IT ima korisni su kao filter: koji su IT signali upotrebljivi pokazuje koje tehničke indicije su dovoljno pouzdane da bi se na njima dalje ispitivalo.
Nabava i financije nadopunjuju drugi dio. Fakture, pretplate i licence pokazuju koji su alati stvarno plaćeni, i to i kada korisnik to nikada nije prijavio. Što nabavni i licencijski podaci otkrivaju opisuje koja polja iz tog izvora izravno stanu u inventar.
Zadnji i najodlučniji dio dolazi od samih zaposlenika. Onaj koji obavlja zadatak zna koje se pomoćno sredstvo koristi pri tome, i to i kada to nikada nije zatraženo ili odobreno. Tu informaciju dobivate samo ako postavljanje pitanja nema posljedice za onoga koji odgovara: kako to pitati bez posljedica opisuje kako se to pitanje postavlja bez da djeluje kao kontrola.
Inventar koji mora biti potpun odmah, nikada neće nastati. Primjene se mijenjaju, novi alati se pojavljuju, stari nestaju. Ono što ostaje je struktura: ista polja, ista pitanja, isti način bilježenja. Ta struktura omogućuje da se primjena koja danas nedostaje, sutra dodaje bez da počinjete iznova.
To je i razlog zašto redoslijed kojim popunjavate polja manje znači od dosljednosti kojom ih popunjavate. Organizacija s više lokacija, odjela ili podružnica ovdje nailazi na dodatnu razinu složenosti, jer se ista primjena na jednoj lokaciji koristi drugačije nego na drugoj: kako izgraditi AI inventar u organizaciji s više dijelova obrađuje kako te razlike ostaju vidljive bez gubitka usporedivosti. Onaj koji u takvoj strukturi konkretno želi znati koja se polja moraju popuniti zasebno po lokaciji, to pronalazi u što bilježite po primjeni u organizaciji s više dijelova.
Once se polja po primjeni popune, otvara se mogućnost klasifikacije: koju ulogu ta primjena ima, koja razina rizika joj odgovara, i koje mjere upravljanja se na to logično nadovezuju. Taj korak se provodi na temelju onoga što je zabilježeno, ne na temelju procjene naknadno.
Ovaj inventar opisuje koje AI primjene postoje i tko ih koristi. Ne opisuje koliko od temeljnog posla ta primjena stvarno preuzima. To je drugo pitanje, s drugim instrumentom: skener rada tvrtke FTE TO AI izračunava po zadatku koji dio posla AI može preuzeti, na temelju zadataka koje zabilježite, ne na temelju alata koji se za to koristi.
AI skener je još u izradi. Onaj koji želi koristiti jedan od ovih instrumenata čim postanu dostupni, može se prijaviti na listu čekanja.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.