Egy alkalmazott telepít egy böngészőbővítményt, amely összefoglalja az e-maileket, naptári találkozókat javasol vagy vázlatszöveget ír a Gmailben vagy az Outlook Weben. A telepítés egy percet vesz igénybe, és engedélyt kér a lapon található tartalomhoz való hozzáférésre. Ezt az engedélyt megadják anélkül, hogy bárki elolvasná, mi is kerül pontosan megosztásra, mennyi ideig marad megőrizve, tanul-e belőle a modell, vagy a szolgáltató továbbértékesíti-e. A bővítmény működik, időt takarít meg, majd informálisan elterjed: egy kolléga meglátja, kéri a linket, ő is telepíti.
A böngészőbővítmények kimaradnak a legtöbb beszerzési folyamatból. Semmit nem vásárolnak meg, nincs szerződés, nincs számla, amely feltűnne a pénzügyi osztálynak. A telepítés a böngészőn keresztül zajlik, gyakran egy személyes vagy munkahelyi fiókkal, amely nem megy keresztül az IT-n. Az alkalmazott számára ez nem egy 'új eszköz' abban az értelemben, amely jóváhagyást igényelne — ez egy kis segédeszköz, hasonló egy helyesírás-ellenőrzőhöz. Az, hogy a bővítmény olvasási hozzáféréssel bír az összes levélhez, beleértve a mellékleteket, szerződéseket és ügyféladatokat, egy technikai részlet, amelyet a telepítés során elkattintottak.
Ez a minta nem egyedi a levelezésre. Ugyanez az útvonal vezet egy eszközön keresztül, amelyet senki nem engedélyezett tágabb értelemben, egy ingyenes chatablakba beillesztett vállalati adaton keresztül, és egy osztályon keresztül, amely saját kezdeményezésre kötött előfizetést. A böngészőbővítmény csak a legdirektebb hozzáféréssel bíró változat: nem egyetlen dokumentumhoz, hanem a teljes postafiókhoz.
Egy IT lista a jóváhagyott szoftverekről ezt nem fogja el. A bővítmény nem szerepel a szerződések áttekintésében, nem a számlaáramlásban, nem egy SSO-naplóban, ha azt nem használják. Az egyetlen mód, hogy megtudják, ott van-e, a kérdezés — azoktól, akik használják. És ez csak akkor működik, ha a kérdezésnek nincs következménye. Amint egy bejelentés szemrehányáshoz vezet, az információáramlás megáll. A következő bővítményt akkor már nem jelentik, hanem csendesebben használják.
A bővítmény azért sem tűnik el, mert hasznos. Aki gyorsabban tudja kezelni a levelezést, azt nem adja fel, mert valahol egy szabályzati dokumentum ellenzi. Egy tilalom alternatíva nélkül átviszi a viselkedést egy másik fiókba, egy másik böngészőbe, egy privát telefonra. A probléma ekkor kevésbé látható lesz, nem kisebb.
A kiindulópont nem a felderítés és a felelősségre vonás, hanem annak feltérképezése, mi van, és ennek alapján döntést hozni. Ez egy olyan felméréssel kezdődik, amely nem csak arra néz, mit szereztek be, hanem arra is, mit használnak: hogyan épít fel egy AI-leltárt leírja ezt a megközelítést, beleértve azt a kérdést is, hogyan éri el, hogy az emberek maguktól jelentsék, mit használnak.
Minden felmerülő bővítménynél néhány kérdés releváns. Milyen adatokat érint — csak azt, ami a képernyőn látszik, vagy a teljes postafiókot API-kapcsolaton keresztül? A tartalmat egy külső modell dolgozza fel, és ha igen, milyen feltételek mellett? Van üzleti indoka a használatnak, vagy valamit helyettesít, amivel a szervezet már rendelkezett? Mit kell rögzíteni alkalmazásonként — ki a tulajdonos, milyen adat kerül bele, milyen kockázati szint alkalmazandó — le van írva mit kell rögzítenie alkalmazásonként című oldalon. Ez nem önmagában jogi gyakorlat; ez az alapja annak, hogy esetenként döntést hozzon: engedélyezze, egy kezelt változattal helyettesítse, vagy fokozatosan megszüntesse.
Ehhez tartozik a kifelé irányuló figyelem is. Nem minden AI-funkció a levelezési környezetben egy bővítménytől származik, amelyet egy alkalmazott maga telepített. Egy meglévő eszköz szolgáltatója hozzáadhatott egy AI-funkciót egy frissítéshez, anélkül, hogy ezt új értékelésnek tekintették volna. Amit ez jelent a meglévő szerződések és adatfeldolgozói megállapodások szempontjából, azt olvashatja egy szolgáltatónál, amely AI-t épített be a termékébe című oldalon.
Ennek a felmérésnek a célja nem az alkalmazott felderítése, aki telepítette a bővítményt. Aki ezt eléri, az soha többé nem fogja látni a következő bővítményt, mert senki sem jelenti már. A cél egy kép arról, mi történik valójában a levelezési adatokkal, szerződéses dokumentumokkal és ügyfélkommunikációval, hogy egy vezető vagy General Counsel megalapozott döntést hozhasson arról, mi marad, mit cserélnek le, és mit szüntetnek meg fokozatosan — olyan indoklással, amely egy felügyeleti szerv vagy auditor elé terjeszthető.
Ugyanaz a kérdés, amely felfedi, hogy egy bővítmény olvassa a leveleket, azt is felfedi, mennyi időt vesz át tényszerűen az a bővítmény attól a munkától, amelyet korábban kézzel végeztek. Ezek a kérdések közel állnak egymáshoz: az egyik a kockázatról és a felügyeletről szól, a másik arról, hol változik a munkán belüli időfelhasználás. Az utóbbihoz a FTE TO AI munkaelemzése feladatonként kiszámítja, mekkora hányadát a munkának képes átvenni az AI, függetlenül attól, melyik eszköz teszi ezt — ez egy következő lépés annak, aki a felmérés után azt szeretné tudni, mit jelent a már meglévő AI a munka megszervezése szempontjából a szervezet számára.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.