Työntekijä asentaa selainlaajennuksen, joka tiivistää sähköposteja, ehdottaa kalenteritapaamisia tai kirjoittaa luonnostekstiä Gmailissa tai Outlook Webissä. Asennus kestää minuutin ja pyytää lupaa päästä käsiksi sivun sisältöön. Tämä lupa annetaan lukematta, mitä tarkalleen jaetaan, kuinka pitkään se säilytetään, koulutetaanko mallia sillä, tai myykö toimittaja sen edelleen. Laajennus toimii, säästää aikaa, ja leviää sitten epävirallisesti: kollega näkee sen, pyytää linkkiä, asentaa sen myös.
Selainlaajennukset jäävät useimpien hankintaprosessien ulkopuolelle. Mitään ei hankita, sopimusta ei ole, ei laskua, joka kiinnittäisi talouden huomion. Asennus tapahtuu itse selaimen kautta, usein henkilökohtaisella tai työtilillä, joka ei kulje IT:n läpi. Työntekijän näkökulmasta se ei ole 'uusi työkalu' siinä merkityksessä, joka vaatisi hyväksyntää — se on pieni apuväline, verrattavissa oikeinkirjoituksen tarkistukseen. Se, että laajennuksella on lukuoikeus kaikkeen sähköpostiin, mukaan lukien liitteet, sopimukset ja asiakastiedot, on tekninen yksityiskohta, joka klikattiin pois asennuksen yhteydessä.
Tämä kaava ei rajoitu sähköpostiin. Sama reitti kulkee laajemmassa mielessä työkalun kautta, jota kukaan ei ole hyväksynyt, yritystietojen kautta, jotka liitetään ilmaiseen chat-ikkunaan, ja osaston kautta, joka on omasta aloitteestaan tehnyt tilauksen. Selainlaajennus on vain versio, jolla on suorin pääsy: ei yhteen dokumenttiin, vaan koko sähköpostilaatikkoon.
IT:n hyväksytyn ohjelmiston lista ei tavoita tätä. Laajennus ei näy sopimusluettelossa, ei laskuvirrassa, ei SSO-lokissa, jos sitä ei käytetä. Ainoa tapa tietää, onko se olemassa, on kysyä — niiltä, jotka sitä käyttävät. Ja se toimii vain, jos kysymisestä ei seuraa mitään. Kun ilmoitus johtaa moitteeseen, tieto lakkaa kulkemasta. Seuraavaa laajennusta ei sen jälkeen ilmoiteta, vaan sitä käytetään hiljaisemmin.
Laajennus ei myöskään katoa, koska se on hyödyllinen. Se, joka pystyy hoitamaan sähköpostin nopeammin, ei luovu siitä, koska jossain on toimintaohje, joka sitä ei suosittele. Kielto ilman vaihtoehtoa siirtää käyttäytymisen toiselle tilille, toiseen selaimeen, henkilökohtaiseen puhelimeen. Ongelma muuttuu näkymättömämmäksi, ei pienemmäksi.
Lähtökohta ei ole jäljittäminen ja rankaiseminen, vaan kartoittaminen, mitä on olemassa, ja sen perusteella valinnan tekeminen. Se alkaa inventaarista, joka ei katso vain sitä, mitä on hankittu, vaan sitä, mitä käytetään: miten rakennat AI-inventaarin kuvaa tämän lähestymistavan, mukaan lukien kysymys siitä, miten saat ihmiset itse ilmoittamaan, mitä he käyttävät.
Jokaiselle esiin nousevalle laajennukselle on olennaista muutama kysymys. Mihin tietoihin se ulottuu — vain siihen, mitä näytöllä näkyy, vai koko sähköpostilaatikkoon API-liitännän kautta? Käsitteleekö sisältöä ulkoinen malli, ja jos näin on, millä ehdoilla? On olemassa liiketoiminnallinen syy käytölle, vai korvaako se jotain, joka organisaatiolla oli jo? Mitä on kirjattava ylös kutakin sovellusta kohden — kuka on omistaja, mitä tietoa siihen menee, mikä riskitaso on sovellettavissa — on kuvattu kohdassa mitä sinun on kirjattava per sovellus. Se ei ole itsenäinen juridinen harjoitus; se on perusta tapauskohtaiselle päätökselle: sallia, korvata hallitulla vaihtoehdolla, tai poistaa käytöstä.
Tähän kuuluu myös katse ulospäin. Ei kaikki AI-toiminnot sähköpostiympäristössä ole peräisin laajennuksesta, jonka työntekijä itse asensi. Olemassa olevan työkalun toimittaja on voinut lisätä AI-toiminnon päivitykseen, ilman että tätä pidettiin uutena arviointina vaativana asiana. Mitä tämä tarkoittaa olemassa oleville sopimuksille ja käsittelysopimuksille, kuvataan kohdassa toimittaja, joka on rakentanut AI:n tuotteeseensa.
Tämän kartoituksen tarkoitus ei ole jäljittää työntekijää, joka asensi laajennuksen. Se, joka päätyy sinne, ei näe enää seuraavaa laajennusta, koska kukaan ei enää ilmoita. Tarkoitus on saada kuva siitä, mitä sähköpostitiedoille, sopimusasiakirjoille ja asiakasviestinnälle tosiasiassa tapahtuu, jotta johtaja tai lakiasiainjohtaja voi tehdä perustellun valinnan siitä, mikä jää, mikä korvataan ja mikä poistetaan käytöstä — perustellulla syyllä, joka voidaan esittää valvojalle tai tilintarkastajalle.
Sama kysymys, joka paljastaa, että laajennus lukee sähköpostia mukana, paljastaa myös, kuinka paljon aikaa tämä laajennus tosiasiassa ottaa haltuunsa työstä, joka ennen tehtiin käsin. Nämä kaksi kysymystä ovat lähellä toisiaan: yksi koskee riskiä ja valvontaa, toinen sitä, missä ajankäyttö itse työssä muuttuu. Jälkimmäistä varten FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä on siirrettävissä AI:lle, riippumatta siitä, mikä työkalu sen tekee — seuraava askel sille, joka haluaa inventaarin jälkeen tietää, mitä olemassa oleva AI tarkoittaa organisaation työn järjestämiselle.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.