Kennisbank

Dodatak koji nitko nije odobrio, ali koji ipak čita zajedno s vama

Zaposlenik instalira preglednički dodatak koji sažima e-mailove, predlaže termine u kalendaru ili piše koncept teksta u Gmailu ili Outlook Web-u. Instalacija traje minutu i traži dozvolu za pristup sadržaju stranice. Ta se dozvola daje bez da bilo tko pročita što se točno dijeli, koliko dugo se čuva, trenira li se na tome model, ili to dobavljač prodaje dalje. Dodatak radi, štedi vrijeme, i zatim se širi neformalno: kolega to vidi, traži link, instalira ga i sam.

Kako ovo nastaje

Preglednički dodaci ne spadaju u većinu procesa nabave. Ništa se ne kupuje, nema ugovora, nema računa koji bi upao u oči financijskom odjelu. Instalacija se odvija putem samog preglednika, često s osobnim ili radnim računom koji ne prolazi kroz IT. Za zaposlenika to nije 'novi alat' u smislu koji zahtijeva odobrenje — to je mali pomoćni alat, usporediv s provjerom pravopisa. Da dodatak ima pristup čitanju svih mailova, uključujući privitke, ugovore i podatke o klijentima, tehnička je pojedinost koja je odklikana prilikom instalacije.

Ovaj obrazac nije jedinstven za mail. Isti put ide preko alata koji nitko nije odobrio u širem smislu, preko podataka poduzeća koji se lijepe u besplatni chat prozor, i preko odjela koji je na vlastitu inicijativu ugovorio pretplatu. Preglednički dodatak je samo varijanta s najizravnijim pristupom: ne jednom dokumentu, nego cijeloj poštanskoj pretinci.

Zašto to ne nestaje samo od sebe

IT popis odobrenog softvera ovo ne hvata. Dodatak se ne nalazi u pregledu ugovora, ne u toku računa, ne u SSO zapisu ako se on ne koristi. Jedini način da se sazna postoji li, jest pitati — ljude koji ga koriste. A to funkcionira samo ako pitanje nema posljedice. Čim prijava dovede do prigovora, informacija prestaje teći. Sljedeći dodatak se tada ne prijavljuje, nego se koristi tiše.

Dodatak ne nestaje niti zato što je koristan. Onaj koji brže obrađuje mail, ne odustaje od toga zato što negdje postoji dokument politike koji to ne preporučuje. Zabrana bez alternative premješta ponašanje na drugi račun, drugi preglednik, privatni telefon. Problem tada postaje neuočljiviji, ne manji.

Što organizacija s tim može

Polazna točka nije otkrivanje i kažnjavanje, nego mapiranje onoga što postoji i na temelju toga donošenje odluke. To počinje s inventarizacijom koja ne gleda samo na ono što je nabavljeno, nego na ono što se koristi: kako izgraditi AI inventuru opisuje taj pristup, uključujući pitanje kako navesti ljude da sami prijave što koriste.

Za svaki dodatak koji izađe na površinu, relevantno je nekoliko pitanja. Koje podatke dotiče — samo ono što je na ekranu, ili cijelu poštansku pretinicu putem API veze? Obrađuje li sadržaj vanjski model, i ako da, pod kojim uvjetima? Postoji li poslovni razlog za korištenje, ili zamjenjuje nešto što je organizacija već imala? Što treba zabilježiti po svakoj primjeni — tko je vlasnik, koji podaci u nju ulaze, koja razina rizika se primjenjuje — opisano je u što treba zabilježiti po primjeni. To nije pravna vježba za sebe; to je osnova za donošenje odluke po slučaju: dopustiti, zamijeniti upravljanom varijantom, ili postupno ukinuti.

Uz to ide i pogled prema van. Nije svaka AI funkcija u mail okruženju rezultat dodatka koji je zaposlenik sam instalirao. Dobavljač postojećeg alata može dodati AI funkciju u nadogradnji, bez da se to shvatilo kao nova procjena. Što to znači za postojeće ugovore i sporazume o obradi podataka opisano je u dobavljač koji je AI ugradio u svoj proizvod.

Bez lova na vještice

Cilj ove inventarizacije nije pronalaženje zaposlenika koji je instalirao dodatak. Onaj koji na to naiđe, više neće vidjeti sljedeći dodatak, jer ga nitko više neće prijaviti. Cilj je slika stvarnog stanja s podacima iz maila, ugovornim dokumentima i komunikacijom s klijentima, tako da uprava ili General Counsel mogu donijeti utemeljenu odluku o tome što ostaje, što se zamjenjuje, i što se postupno ukida — s razlogom koji se može predočiti nadzornom tijelu ili revizoru.

Od rizika do uvida u utrošak vremena

Isto pitanje koje otkriva da dodatak čita zajedno s mailom, otkriva i koliko vremena taj dodatak zapravo preuzima od posla koji se prije radio ručno. Ta se dva pitanja nalaze blizu jedno drugome: jedno se odnosi na rizik i nadzor, drugo na to gdje se mijenja utrošak vremena u samom poslu. Za ovo drugo, radna skala (werkscan) FTE TO AI po zadatku izračunava koji dio posla može preuzeti AI, nezavisno od toga koji alat to radi — sljedeći korak za onoga koji nakon inventarizacije želi znati što AI koji već postoji, znači za organizaciju posla.