Kennisbank

Razširitev, ki je nihče ni odobril, a vseeno bere sporočila

Zaposleni namesti razširitev brskalnika, ki povzema e-pošto, predlaga sestanke v koledarju ali piše osnutke besedil v Gmailu ali Outlook Web. Namestitev traja minuto in zahteva dovoljenje za dostop do vsebine strani. To dovoljenje se poda, ne da bi kdo prebral, kaj natančno se deli, kako dolgo se hrani, ali se model na tem uri, ali dobavitelj to naprej prodaja. Razširitev deluje, prihrani čas in se nato neformalno širi: sodelavec jo opazi, prosi za povezavo, jo prav tako namesti.

Kako do tega pride

Razširitve brskalnika padejo mimo večine nabavnih procesov. Nič se ne nabavi, ni pogodbe, ni računa, ki bi pritegnil pozornost finančnega oddelka. Namestitev poteka prek samega brskalnika, pogosto z osebnim ali delovnim računom, ki ne gre prek IT-ja. Za zaposlenega to ni 'novo orodje' v pomenu, ki zahteva odobritev — gre za majhen pripomoček, primerljiv s preverjanjem črkovanja. Da ima razširitev dostop do branja vse pošte, vključno s prilogami, pogodbami in podatki o strankah, je tehnična podrobnost, ki je bila ob namestitvi odklikana stran.

Ta vzorec ni edinstven za pošto. Ista pot poteka prek orodja, ki ga nihče ni odobril v širšem smislu, prek poslovnih podatkov, ki se prilepijo v brezplačno klepetalno okno, in prek oddelka, ki je na lastno pobudo sklenil naročnino. Razširitev brskalnika je le različica z najbolj neposrednim dostopom: ne do enega samega dokumenta, temveč do celotnega poštnega predala.

Zakaj to ne izgine samo od sebe

Seznam odobrene programske opreme v IT-ju tega ne zajame. Razširitev ni na seznamu pogodb, ni v toku računov, ni v dnevniku SSO, če se ta ne uporablja. Edini način, da se ugotovi, ali obstaja, je vprašati — ljudi, ki jo uporabljajo. In to deluje le, če vprašanje ne prinese posledic. Takoj ko prijava pripelje do očitka, informacije prenehajo pritekati. Naslednja razširitev tako ne bo prijavljena, temveč bo uporabljena bolj tiho.

Razširitev tudi ne izgine, ker je koristna. Kdor lahko hitreje obravnava pošto, tega ne opusti zaradi tega, ker nekje obstaja dokument politike, ki to odsvetuje. Prepoved brez alternative prestavi vedenje na drug račun, drug brskalnik, zaseben telefon. Težava tako postane manj vidna, ne manjša.

Kaj lahko organizacija stori

Izhodišče ni odkrivanje in kaznovanje, temveč popis tega, kaj obstaja, in na podlagi tega sprejeta odločitev. To se začne s popisom, ki ne gleda le na to, kaj je bilo nabavljeno, temveč na to, kaj se dejansko uporablja: kako zgradite popis AI opisuje ta pristop, vključno z vprašanjem, kako doseči, da ljudje sami prijavijo, kaj uporabljajo.

Za vsako razširitev, ki pride na dan, je relevantnih nekaj vprašanj. Katerih podatkov se dotika — le tega, kar je na zaslonu, ali celotnega poštnega predala prek povezave z API-jem? Se vsebina obdeluje z zunanjim modelom, in če je tako, pod kakšnimi pogoji? Obstaja poslovni razlog za uporabo, ali nadomešča nekaj, kar je organizacija že imela? Kaj je treba zapisati za vsako aplikacijo — kdo je lastnik, kateri podatki gredo vanjo, kakšna stopnja tveganja velja — je opisano v kaj morate zapisati za vsako aplikacijo. To ni pravna vaja zase; to je podlaga za odločanje po posameznem primeru: dovoliti, nadomestiti z upravljano različico ali ukiniti.

K temu spada tudi pogled navzven. Ne vsaka funkcija AI v okolju pošte izvira iz razširitve, ki jo je zaposleni namestil sam. Dobavitelj obstoječega orodja lahko funkcijo AI dodal ob posodobitvi, brez da bi bilo to obravnavano kot nova presoja. Kaj to pomeni za obstoječe pogodbe in dogovore o obdelavi podatkov, je opisano pri dobavitelju, ki je v svoj izdelek vgradil AI.

Brez lova na čarovnice

Namen tega popisa ni odkriti zaposlenega, ki je namestil razširitev. Kdor pride do tega, ne bo videl naslednje razširitve, saj je nihče več ne bo prijavil. Namen je pridobiti sliko o tem, kaj se dejansko dogaja s podatki iz pošte, pogodbenimi dokumenti in komunikacijo s strankami, tako da lahko vodstvo ali General Counsel sprejme utemeljeno odločitev o tem, kaj ostane, kaj se nadomesti in kaj se ukine — z razlogom, ki se lahko predloži nadzorniku ali revizorju.

Od tveganja do vpogleda v porabo časa

Isto vprašanje, ki razkrije, da razširitev bere pošto, razkrije tudi, koliko časa ta razširitev dejansko prevzame od dela, ki se je prej opravljalo ročno. Ti dve vprašanji sta si blizu: eno se nanaša na tveganje in nadzor, drugo na to, kje se v samem delu spreminja poraba časa. Za slednje delovni scan podjetja FTE TO AI za posamezno nalogo izračuna, kateri del dela je mogoče prevzeti z AI, ne glede na to, katero orodje to počne — naslednji korak za tiste, ki po popisu želijo vedeti, kaj AI, ki že obstaja, pomeni za organizacijo dela.