O listă cu numele instrumentelor AI nu este un inventar. Un inventar apare abia atunci când consemnați pentru fiecare aplicație același set de date, astfel încât să le puteți compara, clasifica și demonstra mai târziu. Fără această structură fixă, rămâneți cu o colecție de fapte separate pe care nimeni nu le mai poate compara.
Per aplicație, este vorba despre un număr limitat de câmpuri care revin de fiecare dată.
Denumire și formă. Este un abonament separat, o funcție dintr-un software existent, un model construit intern, sau o funcție AI care a venit odată cu un furnizor fără ca cineva să o fi numit vreodată "AI".
Cine o folosește. O echipă, un departament, un angajat individual. Aceasta nu determină doar amploarea, ci și cu cine trebuie să vorbiți mai târziu dacă apar întrebări.
În ce scop este folosită. Nu textul de marketing al furnizorului, ci sarcina efectivă: redactarea de texte, sintetizarea datelor, scrierea de cod, răspunsul la întrebările clienților, pregătirea deciziilor. Acest câmp determină rolul pe care îl joacă aplicația și, prin urmare, nivelul de risc.
Ce date intră în ea. Date cu caracter personal, date despre clienți, informații financiare, documente interne, sau nicio dată sensibilă. Aceasta determină ce cerințe de guvernanță devin relevante.
Cum a fost achiziționată. Printr-un proces formal, printr-un abonament pe care cineva l-a încheiat singur, printr-un furnizor care o livrează împreună cu un alt produs. Modul de achiziție vă spune imediat câtă supraveghere exista deja.
Cine este responsabil pentru ea. Nu cine o folosește întâmplător, ci cine poate fi contactat dacă ceva nu funcționează sau dacă doriți să știți dacă mai este încă în uz.
De când și de cât timp. O aplicație care funcționează neobservată de trei ani necesită o abordare diferită față de un pilot din luna trecută.
Acestea nu sunt liste birocratice de verificare. Sunt datele de care aveți nevoie pentru a putea spune, per aplicație, mai târziu: aceasta se încadrează într-un nivel de risc mai ridicat, aceasta nu, și aceasta este justificarea.
Niciunul dintre aceste câmpuri nu este disponibil complet într-o singură sursă. Construiți inventarul din mai multe canale care se completează reciproc.
Departamentul IT oferă un punct de start, dar nu o imagine completă: de ce lista IT nu este corectă explică faptul că o parte semnificativă din utilizarea AI se situează în afara sistemelor pe care IT le gestionează. Totuși, semnalele pe care IT le are sunt utile ca filtru: ce semnale IT sunt utilizabile arată care indicii tehnice sunt suficient de fiabile pentru a fi urmate.
Achizițiile și finanțele completează o altă parte. Facturile, abonamentele și licențele arată care instrumente au fost efectiv plătite, chiar dacă utilizatorul nu a raportat niciodată acest lucru. Ce dezvăluie datele de achiziție și licențiere descrie care câmpuri din această sursă se încadrează direct în inventar.
Ultima și cea mai determinantă parte provine chiar de la angajați. Cel care efectuează sarcina știe ce instrument este folosit în acest scop, chiar dacă acesta nu a fost niciodată solicitat sau aprobat. Această informație o obțineți doar dacă adresarea întrebărilor nu are consecințe pentru cel care răspunde: cum întrebați fără a fi tras la răspundere descrie cum se formulează această întrebare fără ca ea să se simtă ca un control.
Un inventar care trebuie să fie complet dintr-o dată nu va exista niciodată. Aplicațiile se schimbă, apar instrumente noi, altele vechi dispar. Ceea ce rămâne este structura: aceleași câmpuri, aceleași întrebări, același mod de consemnare. Această structură face posibil ca o aplicație care lipsește astăzi să fie adăugată mâine fără să trebuiască să o luați de la capăt.
De aceea și ordinea în care completați câmpurile este mai puțin importantă decât consecvența cu care le completați. O organizație cu mai multe sedii, departamente sau filiale se confruntă aici cu un strat suplimentar de complexitate, întrucât aceeași aplicație este folosită diferit într-o locație față de alta: cum construiți un inventar AI într-o organizație cu mai multe unități analizează cum păstrați vizibile aceste diferențe fără a pierde comparabilitatea. Cine dorește să știe specific, într-o astfel de structură, ce câmpuri trebuie completate separat per sediu, găsește acest lucru în ce consemnați per aplicație într-o organizație cu mai multe unități.
De îndată ce câmpurile per aplicație sunt completate, apare posibilitatea de clasificare: ce rol îndeplinește această aplicație, ce nivel de risc i se atribuie și ce măsuri de guvernanță se aliniază logic cu acesta. Acest pas se realizează pe baza a ceea ce a fost consemnat, nu pe baza unei estimări ulterioare.
Acest inventar descrie ce aplicații AI există și cine le folosește. Nu descrie cât din munca de bază este efectiv preluată de acea aplicație. Aceasta este o altă întrebare, cu un alt instrument: scanul de muncă al FTE TO AI calculează per sarcină ce parte din muncă poate fi preluată de AI, pe baza sarcinilor pe care le consemnați, nu pe baza instrumentului folosit pentru aceasta.
Scanul AI de aici este încă în construcție. Cei care doresc să folosească unul dintre aceste instrumente de imediat ce vor fi disponibile se pot înscrie pe lista de așteptare.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.