Usean toimipisteen organisaatiolla on harvoin yksi hankintaprosessi, yksi IT-osasto ja yksi työtapa. Jokainen toimipiste on kehittänyt omat tapansa, valinnut omat toimittajansa ja ottanut käyttöön omat työkalunsa, jotka ovat osoittautuneet paikallisesti käteviksi. Keskitetty IT-listaus rekisteröi sen, mikä on lisensoitu keskitetyn hankintaprosessin kautta. Se, mitä toimipiste on itse hankkinut luottokortilla tai paikallisella sopimuksella, ei useimmiten näy siinä.
Tämä ei ole välttämättä merkki huonosta hallinnasta. Se on seurausta siitä, miten usean toimipisteen organisaatiot toimivat: keskitetty ohjaus ja paikallinen autonomia elävät rinnakkain, ja AI-työkalut ovat riittävän matalan kynnyksen takana päästäkseen sisään keskitetyn linjan ohi. Selainlaajennus, ilmainen tili, tiimitilaukseen sisältyvä työkalu — mikään näistä ei kulje sen osaston läpi, joka ylläpitää IT-listausta.
Se, missä määrin IT-listaus poikkeaa käytännöstä, riippuu useista tekijöistä, jotka vaihtelevat toimipisteittäin: kuinka tiukasti hankintapolitiikkaa todellisuudessa noudatetaan, kuinka paljon vapautta tiimeillä on omien ohjelmistojen valinnassa, ja kuinka pitkään toimipiste on ollut osa organisaatiota. Vasta hankitulla toimipisteellä on usein aivan erilainen työkalusalkku kuin pääkonttorilla, ja se työkalusalkku ei katoa automaattisesti fuusion myötä.
Lisäksi työn luonne vaikuttaa asiaan. Toimipisteessä, jossa on paljon asiakaskontaktia, käytetään erilaisia tukityökaluja kuin toimipisteessä, joka keskittyy lähinnä tuotantoon tai logistiikkaan. Yleiskäyttöiset AI-avustajat ilmestyvät kaikkialle, mutta erikoistuneet työkalut — tekstiä, data-analyysiä, suunnittelua varten — vaihtelevat suuresti toiminnon ja sijainnin mukaan.
Inventaario, joka tekee oikeutta tälle hajautumiselle, yhdistää useita lähteitä, koska mikään yksittäinen lähde ei ole itsessään täydellinen. Mitkä IT-signaalit ovat käyttökelpoisia useamman toimipisteen organisaatiossa osoittaa, mitkä tekniset jäljet — verkkoliikenne, kertakirjautumisen lokit, laitehallinta — kertovat toimipisteittäin jotain erilaista ja on siksi tarkasteltava erikseen sen sijaan, että ne oletetaan keskitetysti pätevän kaikkialle.
Hankinta- ja lisenssitiedot muodostavat toisen lähteen, ja nekin vaihtelevat toimipisteittäin: jotkin toimipisteet kirjaavat ohjelmistot keskitettyjen sopimusten kautta, toiset paikallisten kustannuspaikkojen kautta, jotka eivät koskaan päädy keskitettyyn hallintoon. Mitä hankinta- ja lisenssitiedot paljastavat organisaatiossa kuvaa, miten näiden tietojen puutteellisuudesta huolimatta ne tarjoavat kuitenkin rakennetta.
Kolmas lähde on työntekijä itse, ja tämä lähde on erityisen tärkeä useamman toimipisteen organisaatiossa, koska paikalliset käytännöt selviävät usein vain kysymällä. Se toimii kuitenkin vain, jos kysymykseen ei sisälly seurauksien uhkaa — ihmiset, jotka pelkäävät seurauksia, eivät mainitse työkalua, jota käyttävät työskennelläkseen nopeammin. Miten kysyä työntekijöiltä ilman seurausten uhkaa organisaatiossa käsittelee, miten tämä kysymys esitetään niin, että siihen saadaan rehellinen vastaus.
Responsible AI Scan kirjaa jokaisesta löydetystä sovelluksesta rajatun tietokokonaisuuden: mikä työkalu tai palvelu on kyseessä, missä toimipisteessä tai osastossa sitä käytetään, kuka sovellusta hallinnoi tai on hankkinut sen, ja missä roolissa organisaatio siinä toimii. Viimeksi mainittu kysymys ei ole triviaali: sama organisaatio voi olla yhden sovelluksen kohdalla käyttäjä ja toisen, itse kehitetyn tai voimakkaasti mukautetun sovelluksen kohdalla tarjoajan roolissa. Oletteko tarjoaja vai käyttäjä selittää, miksi tämä rooli määritetään erikseen jokaiselle sovellukselle, ja miksi se voi vaihdella toimipisteittäin.
Sitä, mitä ei kirjata, on arvio toimipisteestä tai työntekijästä, joka työkalua käyttää. Inventaarion tarkoitus on kokonaiskuva, ei luettelo poikkeamista, jotka kohdistetaan johonkin henkilöön. Ilman tätä erottelua kokonaiskuvaa ei synny, koska kukaan ei osallistu inventaarioon, jota voidaan käyttää häntä vastaan.
Usean toimipisteen inventaario ei ole koskaan lopullinen. Toimipisteet muuttuvat, työkaluja korvataan, ja rooli, joka on tänään "käyttäjä", voi huomenna muuttua "tarjoajaksi", kun työkalua mukautetaan tai kehitetään edelleen sisäisesti. Milloin roolinne muuttuu kuvaa, mitkä muutokset antavat aihetta tarkastella luokitusta uudelleen. Miten rakennetaan AI-inventaario kuvaa rakennuksen kokonaisuutena: ensimmäisestä toimipistekohtaisesta kartoituksesta rakenteeseen, joka kasvaa organisaation mukana sen sijaan, että aloitettaisiin alusta jokaisena vuonna.
Kun on selvää, mitä AI-sovelluksia toimipisteissä todellisuudessa käytetään, syntyy jatkokysymys, joka menee hallintoa pidemmälle: mitä näiden työkalujen olemassaolo merkitsee tehtäville, joita ihmiset suorittavat päivittäin? FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä voisi soveltua AI:n hoidettavaksi, ja tarjoaa siten inventaarion rinnalle täydentävän kuvan: ei vain sitä, mitä on käytössä, vaan myös sitä, mitä se merkitsee itse työn järjestämiselle.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.