Hyväksytyn ohjelmiston yleiskatsaus kertoo, mitä on hankittu, ei mitä käytetään. Näiden kahden välillä on ero, joka kasvaa sitä mukaa kun AI-työkalujen käyttökynnys laskee: selainlaajennus, ilmainen tili, chatbot, jonka joku otti omasta aloitteestaan käyttöön tehtävän nopeuttamiseksi. Se, mitä hankinta- ja lisenssitiedot paljastavat, on lähtökohta, ei loppupiste. Vastauksen loppuosa löytyy ihmisiltä, jotka tekevät työn.
Jos kysytte "käytättekö AI-työkaluja, joita ei ole hyväksytty", ette yleensä saa täydellistä vastausta. Ei siksi, että ihmiset haluaisivat salata jotakin, vaan koska kysymys sisältää riskin oletuksen. Se, joka myöntää käyttävänsä työkalua, jota ei ole listalla, odottaa seurauksia: varoitusta, keskustelua esimiehen kanssa, merkintää tiedostoon. Tämä näkymä riittää vaikenemaan, vaikka käyttö olisi harmitonta ja jopa hyödyllistä.
Seurauksena on vääristynyt kuva. Ei siksi, että mitään ei tapahtuisi, vaan siksi, että tapahtuvaa ei ilmoiteta. Inventaari, joka nojaa vain ilmoituksiin, rekisteröi ennen kaikkea sen, mikä oli jo tiedossa.
Itse kysymys ei muuta mitään, jos konteksti pysyy muuttumattomana. Se, mikä toimii, on useiden osatekijöiden yhdistelmä: kysymys irrotetaan yksilön arviointihetkestä, vastauksia ei jäljitetä nimeen ylöspäin menevässä raportissa, ja tarkoitus selitetään etukäteen — kyse on organisaation yleiskuvasta, ei henkilön arvioinnista.
Tämä ei tarkoita, että kyselyä tai keskustelua ei pidettäisi. Se tarkoittaa, että kysymys esitetään kehyksessä, jossa "kyllä, käytän tätä" ei johda korjaustoimenpiteeseen. Vasta silloin vastaus siirtyy siitä, mitä henkilö luulee teidän haluavan kuulla, siihen, mitä todella tapahtuu.
Hyvin käydyn keskustelun tuotos ei ole lista työkalujen nimistä. Se on tietokokonaisuus, joka on sovelluksittain jäljitettävissä tehtävään tai prosessiin: mikä sovellus, mihin osaan työstä, millä tiedoilla, ja ketkä muut ovat sen kanssa tekemisissä. Tämä on samanlainen rakenne kuin mitä sovelluskohtaisesti tulee kirjata, kun sovellus tulee näkyviin hankinnan tai IT:n kautta — vain lähde on tässä käyttäjä, ei sopimus.
Käytännössä tämä tarkoittaa: sovelluksen nimi, lyhyt kuvaus siitä, mihin sitä käytetään, arvio käyttötiheydestä, ja merkintä siitä, minkä tyyppistä tietoa siihen syötetään. Ei teknisiä määrityksiä, ei toimittaja-arviointia tässä vaiheessa — se tulee myöhemmin, luokitusvaiheessa. Tässä vaiheessa kyse on näkyvyyden saamisesta, ei arvioimisesta.
Nämä keskustelut ovat yksi kanava teknisten signaalien rinnalla, joita tarkastelette erikseen. Se, mitä keräätte käyttäjiltä, asetetaan rinnakkain sen kanssa, mitkä IT-signaalit ovat käyttökelpoisia erillisenä jälkenä, ja vasta yhdistämisessä syntyy täydellisempi kuva kuin kumpikaan lähde erikseen antaisi. Sovellus, joka näkyy verkkolokeissa mutta jota kukaan ei selitä, jää kysymysmerkiksi. Sovellus, joka mainitaan keskustelussa mutta joka ei jätä digitaalista jälkeä, on yhtä todellinen — ja juuri sen takia mahdollisesti helpommin huomaamatta jäävä.
Tällaisten kyselyjen järjestys ja toistuvuus riippuu organisaatiosta: kuinka monta osastoa, kuinka monta tasoa raportointilinjoissa, kuinka paljon aiempaa kokemusta tämäntyyppisestä kartoituksesta. Organisaatiossa, jossa on useita toimipaikkoja tai kerroksellinen rakenne, miten kysytte työntekijöiltä ilman seuraamuksia toimii hieman eri tavalla kuin yhdessä toimipaikassa, jossa on matala rakenne, yksinkertaisesti siksi, että väliportaiden määrä, joissa "ei seuraamuksia" -periaatteen on pysyttävä voimassa, on suurempi.
Työntekijöiden rehellinen vastaus on raaka-aine inventaarin loppuosalle. Ilman tätä raaka-ainetta luokittelette listaa, jonka tiesitte jo itse, ja se ei ole inventaari vaan vahvistus. Tämän raaka-aineen kanssa voitte jatkaa kohti miten AI-inventaari rakennetaan laajuudessa, joka ylittää yhden osaston tai toimipaikan, syötteillä useasta suunnasta samanaikaisesti.
Kysymyksen sävy määrittää siis osaltaan vastauksen laadun. Kyse ei ole näppärämmästä muotoilusta, vaan rakenteesta, jossa vastaamiseen ei liity riskiä.
Kun on selvää, mitkä sovellukset ovat tosiasiassa käytössä ja mihin tehtäviin, kysymys siirtyy "mitä käytämme" -kysymyksestä "mitä se tarkoittaa itse työlle" -kysymykseen. Se on eri kysymys, ja siihen tarvitaan eri työkalu. FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on AI:n siirrettävissä, perustuen tehtäviin, jotka olette jo kartoittaneet tämän inventaarin avulla. Siinä missä Responsible AI Scan tuo näkyviin käytön ja riskit, työscan tarkastelee työn sisältöä: mitkä tehtävät soveltuvat siirrettäviksi, ja missä määrin. Nämä kaksi kysymystä ovat lähellä toisiaan, mutta eivät ole keskenään vaihdettavissa.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.