Tilaus solmitaan, koska joku tarvitsee sitä. Se on ominaisuus, joka tekee ostolasku- ja lisenssitiedosta arvokkaan AI-inventaarion rakentamisessa. Työntekijä, joka käyttää kieli- tai kuvamallia IT:n tietämättä, maksaa siitä yleensä kuitenkin: luottokortilla, kulukorvauksella, tiimikortilla tai osastobudjetilla. Se tapahtuma on rekisteröity jonnekin, vaikka kukaan ei ole ilmoittanut sitä "AI-käytöksi".
Tämä tekee taloustiedosta erilaisen lähtökohdan kuin IT-listan. Siinä missä miksi IT-lista ei täsmää organisaatiossa, jossa on useita osastoja selittää, miksi virallinen hyväksyntä ja todellinen käyttö eroavat toisistaan, tämä jälki näyttää, mitä siitä huolimatta on kirjattu: rahaa, jota on käytetty johonkin.
Lähteet eivät ole yhden osaston hallussa. Olennaisia ovat muun muassa:
Mikään näistä lähteistä ei anna yksinään täydellistä kuvaa. Yhdessä ne paljastavat kuvion, jota IT-lista ei näytä.
Tavoitteena ei ole lista summista, vaan lista sovelluksista alkuperineen. Kunkin löydetyn tilauksen tai sopimuksen kohdalla kannattaa kirjata:
Nämä kentät ovat lähtökohta. Kattavampi kuvaus siitä, mitä jokaisesta sovelluksesta tarvitaan luokittelun tekemiseksi, on kuvattu artikkelissa mitä kirjaat ylös jokaisesta sovelluksesta organisaatiossa, jossa on useita järjestelmiä. Ostolaskudata tarjoaa ennen kaikkea lähtökohdan: nimen, osaston, summan. Luokittelun loppuosa seuraa myöhemmin.
Ostolasku- ja lisenssitiedot löytävät ennen kaikkea maksullisen käytön. Ilmaiset versiot AI-työkaluista, koejaksot ja henkilökohtaiset tilit, joita ei laskuteta yrityksen kautta, jäävät näin näkymättömiin. Myös palvelut, jotka on sisällytetty olemassa olevaan sopimukseen — AI-toiminto, joka on lisätty ohjelmistoon, jota käytettiin jo, laskuttamatta erikseen — eivät ilmene laskuyhteenvedossa.
Tämä on yksi syy siihen, miksi taloustieto on yksi lähde muiden joukossa, ei ainoa. Muu materiaali, kuten verkkoliikenne tai selainlaajennukset, löytää juuri sen käytön, joka ei maksa rahaa. Mitkä tekniset signaalit ovat siihen käyttökelpoisia ja mitä ne näyttävät ja mitä eivät, on kuvattu artikkelissa mitkä IT-signaalit ovat käyttökelpoisia AI-käytön paikantamisessa. Molemmat jäljet yhdessä antavat paremman kuvan kuin kumpikaan erikseen.
Joka löytää kirjanpidosta tuntemattoman tilauksen, voi kysyä siitä suoraan osastolta, joka on sen tehnyt. Se toimii paremmin, kun kysymystä ei esitetä tarkastuksena. Osastopäällikkö, joka epäilee kulun olevan kyseenalainen, antaa vähemmän todennäköisesti täydellistä tietoa kuin henkilö, joka ajattelee kysymyksen olevan tarkoitettu vain täydellisen kuvan saamiseksi. Miten kysymys esitetään niin, että joku vastaa sen sijaan, että sulkeutuu, on kuvattu artikkelissa miten kysyt työntekijöiltä syyllistämättä organisaatiossa, jossa on olemassa olevia AI-sovelluksia.
Ostolaskudata on yksi rakennuspalikka koko organisaation kattavan inventaarion rakentamisessa, ei koko prosessi. Miten tämä lähde suhtautuu työntekijäkyselyihin, teknisiin signaaleihin ja olemassa olevaan IT-listaan, ja missä järjestyksessä sitä on käytännössä järkevää lähestyä, on kuvattu artikkelissa miten rakennat AI-inventaarion organisaatiossa, jossa on useita osastoja.
Ostolaskutietoihin perustuva inventaario vastaa kysymykseen, mitä AI-sovelluksia on olemassa ja kuka maksaa niistä. Se ei vielä kerro, mitä näillä sovelluksilla todellisuudessa saavutetaan, tai mikä osa työstä, jota varten ne hankittiin, tehdään todella tekoälyllä. Tämä kysymys ylittää governance-inventaarion soveltamisalan, ja siihen vastaa FTE TO AI:n työscan, joka laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä on siirrettävissä tekoälylle. Kun tietää, mitä sovelluksia organisaatiossa on käytössä, voi tällä scanilla määrittää, mitä työtä ne konkreettisesti siirtävät.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.