Lista AI-työkalujen nimistä ei ole inventaario. Inventaario syntyy vasta, kun kirjaatte kustakin sovelluksesta samat tiedot, jotta voitte asettaa ne rinnakkain, luokitella ne ja myöhemmin osoittaa ne toteen. Ilman tätä vakiorakennetta jäljelle jää joukko irrallisia tosiasioita, joita kukaan ei voi enää verrata toisiinsa.
Sovelluskohtaisesti kyse on rajallisesta määrästä kenttiä, jotka toistuvat aina.
Nimi ja muoto. Onko kyseessä erillinen tilaus, olemassa olevan ohjelmiston toiminto, sisäisesti rakennettu malli, tai toimittajan mukana tullut AI-toiminto, jota kukaan ei ole nimenomaisesti kutsunut "AI:ksi".
Kuka sitä käyttää. Tiimi, osasto, yksittäinen työntekijä. Tämä määrittää laajuuden lisäksi myös sen, kenen kanssa on myöhemmin puhuttava, kun kysymyksiä nousee esiin.
Mihin sitä käytetään. Ei toimittajan markkinointitekstiä, vaan tosiasiallinen tehtävä: tekstin laatiminen, datan tiivistäminen, koodin kirjoittaminen, asiakaskysymyksiin vastaaminen, päätösten valmistelu. Tämä kenttä määrittää sovelluksen roolin ja sitä myötä riskitason.
Mitä tietoja siihen syötetään. Henkilötietoja, asiakastietoja, taloudellista informaatiota, sisäisiä asiakirjoja, tai ei mitään arkaluonteista tietoa. Tämä määrittää, mitkä hallintavaatimukset tulevat relevanteiksi.
Miten se on hankittu. Muodollisen prosessin kautta, jonkun itse tekemän tilauksen kautta, toimittajan mukana toisen tuotteen kylkiäisenä. Hankintareitti kertoo teille suoraan, kuinka paljon valvontaa asiaan on jo kohdistunut.
Kuka siitä vastaa. Ei se, joka sattuu käyttämään sitä, vaan se, jolta voidaan kysyä, jos jotain menee pieleen, tai jos halutaan tietää, on se yhä käytössä.
Mistä lähtien ja kuinka pitkään. Sovellus, joka on ollut käytössä huomaamatta kolme vuotta, vaatii erilaisen lähestymistavan kuin viime kuussa aloitettu pilotti.
Nämä eivät ole byrokraattisia tarkistuslistoja. Ne ovat tietoja, joita tarvitsette voidaksenne myöhemmin sanoa sovelluskohtaisesti: tämä kuuluu korkeampaan riskitasoon, tämä ei, ja tässä on perustelu.
Mikään näistä kentistä ei ole valmiina täydellisenä yhdessä lähteessä. Rakennat inventaarion useista kanavista, jotka täydentävät toisiaan.
IT-osasto tarjoaa lähtökohdan, mutta ei täydellistä kuvaa: miksi IT-lista ei pidä paikkaansa selittää, että merkittävä osa AI-käytöstä jää IT:n hallinnoimien järjestelmien ulkopuolelle. Silti IT:n hallussa olevat signaalit ovat hyödyllisiä suodattimena: mitkä IT-signaalit ovat käyttökelpoisia osoittaa, mitkä tekniset viitteet ovat riittävän luotettavia jatkokysymysten pohjaksi.
Hankinta ja talous täydentävät toista osaa. Laskut, tilaukset ja lisenssit osoittavat, mitkä työkalut on tosiasiallisesti maksettu, myös silloin kun käyttäjä ei ole sitä koskaan ilmoittanut. Mitä hankinta- ja lisenssitiedot paljastavat kuvaa, mitkä kentät tästä lähteestä sopivat suoraan inventaarioon.
Viimeinen ja ratkaisevin osa tulee työntekijöiltä itseltään. Se, joka suorittaa tehtävän, tietää, mitä apuvälinettä siinä käytetään, myös silloin kun sitä ei ole koskaan haettu tai hyväksytty. Tämän tiedon saatte vain, jos kysymysten esittämisellä ei ole seurauksia vastaajalle: miten sitä kysytään joutumatta tilille kuvaa, miten tämä kysymys esitetään ilman, että se tuntuu valvonnalta.
Inventaario, jonka pitäisi olla kertaheitolla täydellinen, ei koskaan valmistu. Sovellukset muuttuvat, uusia työkaluja ilmestyy, vanhat katoavat. Se, mikä pysyy, on rakenne: samat kentät, samat kysymykset, samat kirjaamistavat. Tämä rakenne mahdollistaa sen, että sovelluksen, joka puuttuu tänään, voi lisätä huomenna aloittamatta alusta.
Tämän vuoksi järjestys, jossa kentät täytetään, on vähemmän tärkeä kuin johdonmukaisuus, jolla ne täytetään. Organisaatio, jolla on useita toimipaikkoja, osastoja tai tytäryhtiöitä, kohtaa tässä ylimääräisen monimutkaisuuden kerroksen, koska samaa sovellusta käytetään yhdessä toimipaikassa eri tavalla kuin toisessa: miten rakennat AI-inventaarion organisaatiossa, jolla on useita osia käsittelee, miten näitä eroja pidetään näkyvissä menettämättä vertailukelpoisuutta. Ken tällaisessa rakenteessa haluaa nimenomaisesti tietää, mitkä kentät on täytettävä erikseen toimipaikkakohtaisesti, löytää sen kohdasta mitä kirjaat sovelluskohtaisesti organisaatiossa, jolla on useita osia.
Kun sovelluskohtaiset kentät on täytetty, syntyy mahdollisuus luokitella: mitä roolia tämä sovellus täyttää, mikä riskitaso siihen sopii, ja mitkä hallintatoimenpiteet liittyvät siihen loogisesti. Tämä vaihe tehdään sen perusteella, mitä on kirjattu, ei jälkikäteen tehdyn arvion perusteella.
Tämä inventaario kuvaa, mitä AI-sovelluksia on olemassa ja ketkä niitä käyttävät. Se ei kuvaa, kuinka paljon taustalla olevasta työstä tosiasiallisesti korvautuu tällä sovelluksella. Se on eri kysymys, eri työkalulla: FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä on siirrettävissä AI:lle, kirjaamienne tehtävien perusteella, ei sen työkalun perusteella, jota niihin käytetään.
AI-scan on tässä vielä rakenteilla. Ken haluaa käyttää jompaakumpaa näistä työkaluista niiden tullessa saataville, voi ilmoittautua odotuslistalle.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.