Seznam imen AI-orodij ni popis. Popis nastane šele, ko za vsako aplikacijo zabeležite isti nabor podatkov, tako da jih lahko primerjate, razvrščate in pozneje dokažete. Brez te trdne strukture ostane le zbirka posameznih dejstev, ki jih nihče več ne more primerjati.
Za vsako aplikacijo gre za omejeno število polj, ki se vedno znova ponavljajo.
Ime in oblika. Ali gre za samostojno naročnino, funkcijo znotraj obstoječe programske opreme, interno razvit model ali AI-funkcijo, ki je prišla prek dobavitelja, ne da bi jo kdo opredelil kot "AI".
Kdo jo uporablja. Ekipa, oddelek, posamezen zaposleni. To ne določa le obsega, temveč tudi s kom se boste morali pozneje pogovoriti, če se pojavijo vprašanja.
Za kaj se uporablja. Ne trženjsko besedilo dobavitelja, temveč dejansko opravilo: pisanje besedila, povzemanje podatkov, pisanje kode, odgovarjanje na vprašanja strank, pripravo odločitev. To polje določa vlogo, ki jo aplikacija igra, in s tem raven tveganja.
Kateri podatki gredo vanjo. Osebni podatki, podatki o strankah, finančne informacije, interni dokumenti ali brez občutljivih podatkov. To določa, katere zahteve upravljanja postanejo relevantne.
Kako je bila nabavljena. Prek formalnega postopka, prek naročnine, ki jo je nekdo sklenil samostojno, prek dobavitelja, ki jo priloži drugemu izdelku. Način nabave vam takoj pove nekaj o tem, koliko nadzora je že obstajalo.
Kdo je zanjo odgovoren. Ne kdo jo po naključju uporablja, temveč kdo je odgovoren, če gre kaj narobe ali če želite izvedeti, ali je še v uporabi.
Od kdaj in kako dolgo že. Aplikacija, ki tri leta deluje neopazno, zahteva drugačen pristop kot pilotni projekt iz prejšnjega meseca.
To niso birokratski seznami za odkljukanje. To so podatki, ki jih potrebujete, da lahko pozneje za vsako aplikacijo poveste: to spada v višjo raven tveganja, to ne, in tukaj je utemeljitev.
Noben od teh podatkov ni popolnoma pripravljen v enem viru. Popis sestavite iz več kanalov, ki se med seboj dopolnjujejo.
Oddelek IT ponuja izhodišče, ne pa popolne slike: zakaj seznam IT ni pravilen pojasnjuje, da precejšen del uporabe AI poteka zunaj sistemov, ki jih upravlja IT. Vseeno so signali, ki jih IT ima, koristni kot filter: kateri signali IT so uporabni prikazuje, kateri tehnični namigi so dovolj zanesljivi, da jih je vredno preveriti.
Nabava in finance dopolnjujejo drug del. Računi, naročnine in licence pokažejo, katera orodja so bila dejansko plačana, tudi če uporabnik tega ni nikoli sporočil. Kaj razkrivajo podatki o nabavi in licencah opisuje, katera polja iz tega vira se neposredno vključijo v popis.
Zadnji in najodločilnejši del prihaja od zaposlenih samih. Kdor opravlja nalogo, ve, katero orodje pri tem uporablja, tudi če to ni bilo nikoli zahtevano ali odobreno. Do teh informacij pridete le, če postavljanje vprašanj nima posledic za tistega, ki odgovarja: kako to vprašati brez obračunavanja opisuje, kako to vprašanje zastaviti, da se ne počuti kot nadzor.
Popis, ki mora biti popoln že v prvem poskusu, nikoli ne bo nastal. Aplikacije se spreminjajo, nova orodja se pojavljajo, stara izginejo. Kar ostane, je struktura: enaka polja, enaka vprašanja, enak način zapisovanja. Ta struktura omogoča, da aplikacijo, ki danes manjka, jutri dodate, ne da bi morali začeti znova.
Zato je tudi manj pomembno, v kakšnem vrstnem redu izpolnite polja, kot doslednost, s katero jih izpolnjujete. Organizacija z več enotami, oddelki ali hčerinskimi družbami se pri tem sooča z dodatno plastjo zapletenosti, ker se ista aplikacija na eni lokaciji uporablja drugače kot na drugi: kako zgraditi popis AI v organizaciji z več enotami obravnava, kako te razlike ohraniti vidne, ne da bi izgubili primerljivost. Kdor v takšni strukturi želi natančno vedeti, katera polja je treba izpolniti posebej za vsako enoto, to najde v kaj zabeležiti za posamezno aplikacijo v organizaciji z več enotami.
Ko so polja za vsako aplikacijo izpolnjena, se odpre možnost razvrščanja: katero vlogo ima ta aplikacija, katera raven tveganja ji ustreza in kateri ukrepi upravljanja se nanjo logično navezujejo. Ta korak temelji na tem, kar je zapisano, ne na naknadni oceni.
Ta popis opisuje, katere AI-aplikacije obstajajo in kdo jih uporablja. Ne opisuje, koliko od osnovnega dela dejansko prevzame ta aplikacija. To je drugo vprašanje, z drugim orodjem: delovni pregled podjetja FTE TO AI za posamezno opravilo izračuna, kolikšen del dela je mogoče prevzeti z AI, na podlagi opravil, ki jih zapišete, ne na podlagi orodja, ki se za to uporablja.
AI-pregled je tukaj še v izdelavi. Kdor želi katero od teh orodij uporabiti takoj, ko bo na voljo, se lahko prijavi na čakalni seznam.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.