Prenumerata užsakoma, kai ji kam nors reikalinga. Tai savybė, kuri padaro pirkimo ir licencijų duomenis vertingus, kuriant AI inventorizaciją. Darbuotojas, naudojantis kalbos ar vaizdo modelį apie kurį IT nežino, dažniausiai už tai vis tiek moka: kredito kortele, per išlaidų ataskaitą, per komandos kortelę, per padalinio biudžetą. Ta transakcija kažkur yra užregistruota, net jei niekas jos nepažymėjo kaip „AI naudojimas“.
Dėl to finansiniai duomenys yra kitokia prieiga nei IT sąrašas. Kur kodėl IT sąrašas neatitinka tiesos organizacijoje su keliais padaliniais paaiškina, kodėl formalus patvirtinimas ir tikrasis naudojimas išsiskiria, šis pėdsakas parodo, kas nepaisant tos atskirties vis tiek yra užregistruota: pinigai, išleisti kažkam.
Šaltiniai nėra susitelkę viename padalinyje. Svarbūs, be kita ko:
Nė vienas iš šių šaltinių savaime nesuteikia pilno vaizdo. Kartu jie atskleidžia modelį, kurio IT sąrašas neparodo.
Tikslas nėra sumų sąrašas, o taikomųjų programų sąrašas su kilme. Kiekvienai rastai prenumeratai ar sutarčiai prasminga fiksuoti:
Šie laukai yra pradinis taškas. Išsamesnė apžvalga, ko reikia apie kiekvieną taikomąją programą, siekiant priskirti klasifikaciją, aprašyta ką fiksuojate apie kiekvieną taikomąją programą organizacijoje su keliomis sistemomis. Pirkimo duomenys pirmiausia suteikia pradžios tašką: pavadinimą, padalinį, sumą. Klasifikacijos likusi dalis seka vėliau.
Pirkimo ir licencijų duomenys daugiausia randa apmokamą naudojimą. Nemokamos AI įrankių versijos, bandomieji laikotarpiai ir asmeninės paskyros, kurios neapmokamos per įmonę, taip liks nepastebėtos. Taip pat paslaugos, integruotos į esamą sutartį — AI funkcija, pridėta prie programinės įrangos, kuri jau buvo naudojama, be atskiro sąskaitos faktūros pateikimo — nepasirodys sąskaitų faktūrų suvestinėje.
Tai viena iš priežasčių, kodėl finansiniai duomenys yra vienas šaltinis kartu su kitais, o ne vienintelis. Kita medžiaga, tokia kaip tinklo srautas ar naršyklės plėtiniai, tiesiog randa naudojimą, kuris nekainuoja pinigų. Kokie techniniai signalai tam naudingi ir ką jie parodo, o ko ne, aprašyta kokie IT signalai naudingi nustatant AI naudojimą. Abu pėdsakai kartu suteikia geresnį vaizdą nei kiekvienas atskirai.
Kas radęs neįvardytą prenumeratą administracijoje, gali tiesiogiai paklausti padalinio, kuris ją užsakė. Tai veikia geriau, jei klausimas nekeliamas kaip kontrolė. Padalinio vadovas, kuris įtaria, kad išlaida kelia klausimų, mažiau linkęs suteikti pilną informaciją nei tas, kuris mano, kad klausimas skirtas tik pilnam vaizdui susidaryti. Kaip taip užduoti klausimą, kad žmogus atsakytų, o ne užsidarytų, aprašyta kaip klausti darbuotojų neuždedant atsakomybės organizacijoje su esamomis AI taikomosiomis programomis.
Pirkimo duomenys yra viena iš sudedamųjų dalių, kuriant visos organizacijos inventorizaciją, ne visas procesas. Kaip šis šaltinis susijęs su darbuotojų apklausomis, techniniais signalais ir esamu IT sąrašu, ir kokia tvarka tai praktiškai spręsti, aprašyta kaip sukurti AI inventorizaciją organizacijoje su keliais padaliniais.
Inventorizacija, sudaryta pirkimo duomenų pagrindu, atsako į klausimą, kokios AI taikomosios programos egzistuoja ir kas už jas moka. Tuo pačiu nepasakoma, ką šios taikomosios programos faktiškai duoda, ar kokia dalis darbo, kuriam jos buvo įsigytos, tikrai atliekama AI. Tas klausimas yra už valdymo inventorizacijos ribų ir į jį atsako FTE TO AI darbo skenavimas, kuris pagal užduotį apskaičiuoja, kokią darbo dalį gali perimti AI. Kas jau žino, kokios taikomosios programos veikia organizacijoje, gali su tuo skenavimu nustatyti, kiek konkretaus darbo jos perkelia.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.