Organizacija su keliais padaliniais retai turi vieną IT aplinką. Dažnai yra centrinė sutartis dėl didžiosios produktyvumo programinės įrangos, tačiau kartu egzistuoja vietiniai pirkimo biudžetai, regioniniai IT administratoriai ir padaliniai, kurie patys sudaro savo prenumeratas. Tas, kas ieško AI naudojimo tokioje struktūroje, turi žinoti, kurie signalai ką nors reiškia, ir kurie signalai tik sukuria išsamumo įspūdį.
Centrinis IT skyrius paprastai teikia licencijų apžvalgą: kokie įrankiai nupirkti, kuriems padaliniams ir su kokiomis funkcijomis įjungti. Ta apžvalga yra pradžios taškas, ne galutinis rezultatas. Ji parodo, kas patvirtinta, o ne kas naudojama, ir tikrai ne tai, kas kiekviename padalinyje papildomai atsirado prie to centrinio pasiūlymo. Viena iš priežasčių, kodėl IT sąrašas neatitinka tikrovės, yra tiksliai tai: patvirtinimas ir naudojimas yra du skirtingi klausimai, o esant keliems padaliniams atstumas tarp jų didėja su kiekviena papildoma vietove.
Organizacijoje su keliomis vietovėmis kai kurie signalai, kurie viename padalinyje dar sutampa, pradeda skirtis.
Vienas iš jų yra sąskaitų faktūrų išrašymas. Kreditinės kortelės mokėjimas už AI prenumeratą gali būti priskirtas padalinio sąnaudų vietai, o ne centriniam IT biudžetui. Tas, kas žiūri tik į centrinę pirkimų sistemą, visiškai nepastebi šių išlaidų.
Tinklo srautas yra kitas signalas, ir jis visur nesielgia vienodai. Padalinis su savo interneto prieiga generuoja srautą, kuris nepasiekia centrinių ugniasienės žurnalų. Srautas į žinomas AI domenų sritis tuomet matomas tik jei tas padalinys prijungtas prie to paties stebėsenos punkto kaip ir centrinė būstinė, o taip nebūna visada.
Naršyklės plėtiniai ir pavieniai paskyros yra trečia kategorija. Jie paprastai įdiegiami vietoje, įrangoje, kurią administruoja regioninis IT darbuotojas arba kartais pats naudotojas. Centralizuotai administruojamas įrenginių parkas su vienodu programinės įrangos diegimu tokius įdiegimus parodo; padalinis su savo administravimu jų, priešingai, nerodo, jei tai konkrečiai nepaklausiama.
Galiausiai kyla klausimas, kas kur turi prieigą. Įrankis, kuris centrinei pirkimo tvarkai buvo nupirktas vienam padaliniui, per bendrus prisijungimo duomenis gali atsidurti ir kituose padaliniuose, be to, kad tai kur nors būtų užfiksuota. Prieigos valdymas kiekviename padalinyje, kiek jis egzistuoja, čia duoda tam tikrą požymį, bet ne tikrumą.
Nė vienas iš šių šaltinių savaime nėra išsamus. Sąskaitų faktūrų duomenys rodo išlaidas, ne naudojimą. Tinklo žurnalai rodo srautą, ne intenciją ar kontekstą. Prieigos valdymas rodo, kas gali prisijungti, ne kas tai faktiškai daro ir kokiam tikslui. Vienam padaliniui šiuos šaltinius sugretinti dar galima aprėpti; esant keliems padaliniams kyla rizika, kad kiekviena vietovė turi dalį vaizdo, o niekas – visumos.
Prie to prisideda žmogiškasis šaltinis: pasiteiravimas darbuotojų ir vietinių vadovų. Šis signalas dažnai yra turtingiausias, nes jis parodo ne tik tai, KAS naudojama, bet ir kam tai naudojama bei kaip dažnai. Tuo pačiu jis yra ir pažeidžiamiausias signalas, nes veikia tik tuomet, kai žmonės nebijo atsakyti. Kaip su tuo dirbama, aprašyta kaip klausti be to, kad sektų atsiskaitymas.
Signalai yra naudingi, tačiau be nuoseklaus fiksavimo jie liks pavieniai pastebėjimai. Kiekvienam rastam pritaikymui verta bent užsirašyti: kuris padalinis ar skyrius įrankį naudoja, kas jį administruoja arba įsigijo, kokio tipo duomenys į jį įvedami, ir ar pritaikymas savarankiškai priima sprendimus, ar tik padeda juos priimti. Šis skirstymas plačiau išdėstytas ką fiksuojate kiekvienam pritaikymui, o visos apžvalgos struktūra, nuo pirmo signalo iki nuoseklios inventorizacijos, aprašyta kaip sudaryti AI inventorizaciją.
Esant keliems padaliniams, skirtumas tarp AI pritaikymo teikėjo ir naudotojo yra ypač reikšmingas, nes padalinis kartais pats prideda AI funkciją prie produkto ar paslaugos ir tuo pačiu įgyja kitokį vaidmenį nei padalinis, kuris tiesiog naudoja iš karto paruoštą įrankį. Koks tai skirtumas, paaiškinta ar esate teikėjas, ar naudotojas, o kada tas vaidmuo gali pasikeisti, pavyzdžiui, dėl pakeitimų, kuriuos padalinys atlieka pats, skaitykite kada pasikeičia jūsų vaidmuo.
Šios inventorizacijos tikslas nėra pilnas išsamumas iš pirmo bandymo, o pradžios taškas, kurį galima kartoti. Padaliniai kinta, prenumeratos pratęsiamos arba nutraukiamos, o nauji įrankiai atsiranda greičiau, nei metinis auditas gali spėti fiksuoti. Apžvalga, kuri sujungia svarbiausius signalus ir kurią galima pakartoti kiekviename padalinyje, duoda daugiau atramos nei vienkartinė momentinė nuotrauka.
Kai jau matoma, kokie AI pritaikymai naudojami organizacijoje, natūraliai kyla kitas klausimas: ką tie pritaikymai tiksliai daro su pačiu darbu. FTE TO AI darbo skenas kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią darbo dalį AI gali perimti, ir tuo susijungia su apžvalga, kurią suteikia Responsible AI Scan.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.