Organizacija su keliais padaliniais retai turi vieną pirkimo procesą, vieną IT skyrių ir vieną darbo tvarką. Kiekvienas padalinys išsivystė savo įpročius, pasirinko savo tiekėjus ir priėmė savo įrankius, kurie vietoje pasirodė naudingi. Centrinis IT sąrašas registruoja tai, kas licencijuota per centrinį pirkimo procesą. Tai, ką padalinys įsigijo pats, kreditine kortele ar vietiniu sutartimi, ten dažniausiai neatsispindi.
Tai nebūtinai prasto valdymo požymis. Tai yra pasekmė to, kaip veikia organizacijos, turinčios keletą vietų: centrinis valdymas ir vietinis savarankiškumas egzistuoja greta, o AI įrankiai yra pakankamai lengvai pasiekiami, kad patektų aplenkiant centrinę liniją. Naršyklės plėtinys, nemokama paskyra, įrankis, įtrauktas į komandos prenumeratą — nė vienas iš jų nepraeina per skyrių, kuris tvarko IT sąrašą.
Tai, kiek IT sąrašas skiriasi nuo praktikos, priklauso nuo kelių veiksnių, kurie skiriasi kiekviename padalinyje: kaip iš tikrųjų centralizuotai vykdoma pirkimo politika, kiek laisvės komandos turi rinkdamosi savo programinę įrangą, ir kiek laiko padalinys jau yra organizacijos dalis. Naujai įsigytas padalinys dažnai turi visiškai kitokį įrankių rinkinį nei centrinė būstinė, ir šis įrankių rinkinys automatiškai neišnyksta susijungimo metu.
Be to, svarbų vaidmenį atlieka darbo pobūdis. Padalinys, kuriame daug bendraujama su klientais, naudoja kitokius pagalbinius įrankius nei padalinys, kuris daugiausia užsiima gamyba ar logistika. Bendrieji AI asistentai pasirodo visur, tačiau specializuoti įrankiai — tekstui, duomenų analizei, planavimui — smarkiai skiriasi pagal funkciją ir vietą.
Inventorizacija, kuri atspindi šią įvairovę, sujungia keletą šaltinių, nes vienas šaltinis pats savaime niekada nėra išsamus. Kokie IT signalai naudingi organizacijoje su keliais padaliniais parodo, kokie techniniai pėdsakai — tinklo srautas, vienkartinio prisijungimo (SSO) žurnalai, įrenginių valdymas — kiekviename padalinyje pasako kažką kitokio, todėl juos reikia tikrinti atskirai, o ne laikyti centralizuotai savaime aišku.
Pirkimo ir licencijų duomenys yra antrasis šaltinis, ir jie taip pat skiriasi kiekviename padalinyje: kai kurie padaliniai programinę įrangą apmoka per centrines sutartis, kiti — per vietines sąnaudų vietas, kurios niekada nepasiekia centrinės apskaitos. Ką pirkimo ir licencijų duomenys atskleidžia organizacijoje aprašo, kaip šie duomenys, nepaisant savo neišsamumo, vis tiek suteikia struktūrą.
Trečiasis šaltinis yra pats darbuotojas, ir šis šaltinis, kai organizacijoje yra keletas padalinių, yra ypač svarbus, nes vietinius įpročius dažnai galima sužinoti tik paklausiant. Tai veikia tik tuo atveju, jei klausime nėra atsiskaitymo grėsmės — žmonės, kurie bijo pasekmių, nemini įrankio, kurį naudoja, norėdami dirbti greičiau. Kaip paklausti darbuotojų neišsiveržiant į atsiskaitymą organizacijoje aptaria, kaip šis klausimas turėtų būti pateiktas, kad į jį būtų atsakyta sąžiningai.
„Responsible AI Scan“ kiekvienam rastam sprendimui fiksuoja ribotą duomenų rinkinį: apie kokį įrankį ar paslaugą kalbama, kuriame padalinyje ar skyriuje jis naudojamas, kas šį sprendimą valdo ar jį įsigijo, ir kokį vaidmenį organizacija joje užima. Šis paskutinis klausimas nėra nereikšmingas: ta pati organizacija vienu sprendimu gali būti naudotoja, o kitu, pačios sukurtu ar smarkiai pritaikytu sprendimu — atsidurti tiekėjo vaidmenyje. Ar esate tiekėjas, ar naudotojas paaiškina, kodėl šis vaidmuo nustatomas atskirai kiekvienam sprendimui ir kodėl jis gali skirtis kiekviename padalinyje.
Kas nefiksuojama — tai nuomonė apie padalinį ar darbuotoją, kuris naudoja įrankį. Inventorizacijos tikslas yra pilnas vaizdas, o ne pažeidimų sąrašas, priskiriamas kam nors konkrečiai. Be šio atskyrimo pilnas vaizdas nesusidarys, nes niekas nebendradarbiaus inventorizacijoje, kuri gali būti panaudota prieš jį.
Inventorizacija kelių padalinių organizacijoje niekada nėra galutinė. Padaliniai kinta, įrankiai pakeičiami, o vaidmuo, kuris šiandien yra „naudotojas“, rytoj gali tapti „tiekėjas“, kai sprendimas viduje pritaikomas ar toliau plėtojamas. Kada pasikeičia jūsų vaidmuo aprašo, kokie pokyčiai suteikia pagrindą iš naujo peržiūrėti klasifikaciją. Kaip sukurti AI inventorizaciją aprašo visą procesą: nuo pirmo tyrimo kiekviename padalinyje iki struktūros, kuri auga kartu su organizacija, o ne pradedama iš naujo kiekvienais metais.
Kai tampa aišku, kokie AI sprendimai kiekviename padalinyje iš tikrųjų naudojami, kyla papildomas klausimas, kuris eina toliau nei valdymas: ką šie įrankiai reiškia užduotims, kurias žmonės atlieka kasdien? FTE TO AI darbo skenavimas (werkscan) apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokia darbo dalis gali būti perimta AI, ir tai suteikia papildomą vaizdą kartu su inventorizacija: ne tik tai, kas veikia, bet ir tai, ką tai reiškia paties darbo organizavimui.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.