Ką pirkimai ir licencijos atskleidžia apie AI naudojimą pagal padalinį

Organizacijoje su viena vietove ir vienu pirkimų skyriumi vaizdas dažniausiai yra dar apžvelgiamas. Kai yra keli padaliniai, tai pasikeičia. Kiekvienas padalinys paprastai turi savo biudžetą, savo vadovą, kuris pasirašo prenumeratas, ir dažnai savo santykius su vietiniais tiekėjais. Tai pirkimo ir licencijų duomenis paverčia vienu iš nedaugelio šaltinių, kurie atskleidžia tai, kas trūksta centriniame IT sąraše.

Kodėl šis šaltinis skiriasi nuo IT sąrašo

IT skyrius registruoja tai, kas buvo užsakyta ir patvirtinta per jo pačio kanalus. Padalinio vadovui, turinčiam kreditinę kortelę ir manančiam, kad jam reikia įrankio, nereikia to daryti per šiuos kanalus. Prenumerata sudaroma, sąskaita ateina į vietinę administraciją arba į kreditorių administraciją būstinėje, ir niekas tos išlaidos nesusieja su centrine sistemos apžvalga. Kaip tik dėl to šis šaltinis yra vertingas: jis registruoja išlaidas, ne patvirtinimus. Tai, kas jame nurodyta, yra tai, kas tikrai buvo įsigyta, nepriklausomai nuo to, ar tai vyko nustatyta tvarka.

Kokius duomenis konkrečiai užfiksuojate

Naudingas apžvalginis sąrašas pradedamas nuo kelių laukų kiekvienoje eilutėje:

Tiekėjas ir produkto pavadinimas — ne tik „programinė įranga“, o konkretus įrankis ar platforma.
Padalinys arba sąnaudų centras — iš kur atėjo išlaida, kad būtų galima matyti, ar naudojimas yra sutelktas, ar išplitęs.
Sutarties forma — prenumerata, vienkartinė licencija, perkėlimas per pagrindinę sutartį arba pavienis kreditinės kortelės sandoris.
Naudotojų arba vietų skaičius, jei nurodytas — naudojimo mastelio, ne intensyvumo, rodiklis.
Įsigaliojimo data ir galimas nutraukimo terminas — svarbu klausimui, ar kažkas tebeveikia, ar tyliai tęsiasi.
Užsakymo vienetas arba užsakovas — kas inicijavo išlaidą, dažnai vienintelė nuoroda į skyrių, kuris naudoja įrankį.

Šie laukai kartu nesuteikia išsamaus vaizdo apie tai, ką įrankis daro. Tačiau jie suteikia pavadinimų sąrašą, kurį galima tirti toliau.

Iš kur gaunate šiuos duomenis

Keliuose padaliniuose paprastai yra keli šaltiniai tuo pačiu metu:

Centrinė kreditorių knyga, filtruota pagal pasikartojančius mokėjimus programinės įrangos tiekėjams.
Kreditinių kortelių apžvalgos pagal padalinį, dažnai ta vieta, kur slepiasi mažesnės prenumeratos.
Sutarčių valdymas arba pirkimo sistema, jei tokia yra — ne visi padaliniai naudoja tą pačią sistemą.
Vietinės administracijos, kurios kartais yra atskirtos nuo būstinės ir palaiko savo tiekėjų ryšius.

Šių šaltinių kombinacija sukuria persidengimus ir prieštaravimus: tas pats tiekėjas su skirtingomis sutarčių formomis skirtinguose padaliniuose, arba prenumerata, už kurią mokama dviejose vietose, niekam to nepastebėjus. Tai nėra metodo trūkumas; tai vyksta tada, kai pirkimai organizuojami decentralizuotai. Kokie kiti šaltiniai jūsų organizacijoje suteikia panašius signalus, aprašyta IT signalai, naudingi keliuose padaliniuose.

Ko pavadinimas sąskaitoje nepasako

Eilutė kreditorių knygoje sako, kad buvo apmokėta. Ji nesako, kas naudoja įrankį, kam, su kokiais duomenimis, ar įrankis tebeveikia. Prieš trejus metus sudaryta prenumerata gali būti šiuo metu nenaudojama, arba priešingai — gali būti tapusi neatsiejama proceso dalimi, kuri niekada nebuvo užfiksuota. Pirkimo duomenys suteikia pradžios tašką: pavadinimą, padalinį, sumą. Pokalbis su užsakovu arba skyriumi suteikia likusią dalį. Be to pokalbio sąrašas išlieka spėjimų sąrašu.

Kodėl tai daugiau nei IT klausimas

Pirkimo duomenys, rodantys AI naudojimą, susiję su daugiau nei technologija. Įrankis, kuris generuoja tekstą, klasifikuoja duomenis arba padeda priimti sprendimus, gali patekti į vaidmenį su tam tikromis pareigomis — kaip tiekėjas, kaip naudotojas, arba kartais abu vienu metu, atsižvelgiant į tai, kaip įrankis buvo panaudotas ir pritaikytas. Kuris vaidmuo taikomas ir kada jis pasikeičia, paaiškinta puslapyje apie klausimą, ar esate tiekėjas, ar naudotojas ir puslapyje apie momentą, kada jūsų vaidmuo pasikeičia. Pirkimo duomenys nepasako, kuris vaidmuo taikomas, bet jie pasako, nuo ko pradėti klausimų kėlimą.

Nuo signalo prie struktūros

Sąrašas su tiekėjų pavadinimais ir padaliniais yra pradžios taškas, ne inventorius. Kitas žingsnis — šiuos signalus sutvarkyti pagal taikymą, rizikos lygį ir atsakingą skyrių — procesas, žingsnis po žingsnio aprašytas puslapyje apie AI inventoriaus sudarymą, įskaitant tai, kas turi būti užfiksuota kiekvienam taikymui. Kas seka šiuo keliu, dažnai atranda, kad vaizdas, kurį centralizuotai palaiko IT, apima tik dalį realybės — šis skirtumas plačiau aptariamas puslapyje apie tai, kodėl tas centrinis sąrašas neteisingas.

Apžvalga apie tai, kokie įrankiai egzistuoja, savaime kelia kitą klausimą: ką tie įrankiai iš tikrųjų daro su darbu, kurį žmonės dar patys atlieka. Kas norėtų atsakyti į šį klausimą atskirų užduočių lygmenyje, FTE TO AI darbo skenavime ras būdą, kaip kiekvienai užduočiai apskaičiuoti, kokią dalį jos gali perimti AI, nepriklausomai nuo to, kuris įrankis tam naudojamas ar kas jį įsigijo.