Abonementu noslēdz tāpēc, ka kādam tas ir nepieciešams. Šī īpašība padara iepirkuma un licenču datus vērtīgus, veidojot AI inventarizāciju. Darbinieks, kas lieto valodas vai attēlu modeli, par ko IT nezina, par to parasti tomēr maksā: ar kredītkarti, ar izdevumu atskaiti, ar komandas karti, ar nodaļas budžetu. Šī transakcija kaut kur ir reģistrēta, pat ja neviens to nav pieteicis kā "AI lietojumu".
Tas padara finanšu datus par citu pieejas punktu nekā IT sarakstu. Kur kāpēc IT sarakstā nav pareizas informācijas organizācijā ar vairākām nodaļām izskaidro, kāpēc formālais apstiprinājums un faktiskais lietojums atšķiras, šī pēda parāda, kas, neraugoties uz šo plaisu, tomēr ir reģistrēts: nauda, kas izdota kaut kam.
Avoti neatrodas pie vienas nodaļas. Būtiski avoti ir šādi:
Neviens no šiem avotiem pats par sevi nedod pilnīgu priekšstatu. Kopā tie atklāj modeli, ko IT sarakstā nevar redzēt.
Mērķis nav summu saraksts, bet lietojumprogrammu saraksts ar izcelsmi. Par katru atrasto abonementu vai līgumu ir vērtīgi fiksēt:
Šie lauki ir sākumpunkts. Pilnīgāks pārskats par to, kas jāfiksē par katru lietojumprogrammu, lai nonāktu pie klasifikācijas, ir aprakstīts kas jāfiksē par katru lietojumprogrammu organizācijā ar vairākām sistēmām. Iepirkuma dati galvenokārt dod sākumpunktu: nosaukumu, nodaļu, summu. Pārējā klasifikācija sekos vēlāk.
Iepirkuma un licenču dati galvenokārt atrod apmaksātu lietojumu. Bezmaksas AI rīku versijas, izmēģinājuma periodi un personiskie konti, kas netiek apmaksāti caur uzņēmumu, ar šo metodi paliek neredzami. Arī pakalpojumi, kas iekļauti esošā līgumā — AI funkcija, kas pievienota programmatūrai, kura jau tika lietota, bez atsevišķa rēķina — neparādās rēķinu pārskatā.
Tas ir viens no iemesliem, kāpēc finanšu dati ir viens avots citu vidū, ne vienīgais. Cits materiāls, piemēram, tīkla trafiks vai pārlūkprogrammu paplašinājumi, atrod tieši to lietojumu, kas neko nemaksā. Kādi tehniskie signāli šim ir noderīgi un ko tie parāda un ko ne, ir aprakstīts kādi IT signāli ir noderīgi AI lietojuma atklāšanai. Abi šie ceļi kopā dod labāku priekšstatu nekā katrs atsevišķi.
Kad administrācijā atrasts nezināms abonements, var tieši pajautāt nodaļai, kas to noslēgusi. Tas izdodas labāk, ja jautājums netiek uzdots kā kontrole. Nodaļas vadītājs, kas nojauš, ka izdevums tiek apšaubīts, mazāk labprāt sniegs pilnīgu informāciju nekā tas, kurš domā, ka jautājums ir domāts tikai, lai iegūtu pilnu priekšstatu. Kā šo jautājumu uzdot tā, lai cilvēks atbild, nevis noslēdzas, ir izklāstīts kā jautāt darbiniekiem, nenolikot rēķinu uz galda, organizācijā ar esošām AI lietojumprogrammām.
Iepirkuma dati ir viens no būvblokiem, veidojot organizācijas mēroga inventarizāciju, ne visu procesu. Kā šis avots attiecas pret darbinieku aptaujām, tehniskajiem signāliem un esošo IT sarakstu, un kādā secībā to praktiski risināt, ir aprakstīts kā izveidot AI inventarizāciju organizācijā ar vairākām nodaļām.
Inventarizācija, kas balstīta uz iepirkuma datiem, atbild uz jautājumu, kādas AI lietojumprogrammas pastāv un kas par tām maksā. Ar to vēl nav pasacīts, ko šīs lietojumprogrammas faktiski dod, vai kāda daļa no darba, kuram tās iegādātas, tiešām tiek veikta ar AI. Šis jautājums ir ārpus pārvaldības inventarizācijas darbības jomas, un uz to atbild FTE TO AI darba skenēšana, kas katram uzdevumam aprēķina, kādu daļu darba var pārņemt AI. Kad ir zināms, kādas lietojumprogrammas organizācijā darbojas, ar šo skenēšanu var noteikt, ko tās konkrēti pārvieto darba ziņā.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.