X'taf l-amministrazzjoni finanzjarja li l-IT ma tafx

Il-kont ma jigdibx

Abbonament jiġi sottoskritt għax xi ħadd għandu bżonnu. Din hi l-kwalità li tagħmel id-dejta tax-xiri u tal-liċenzji siewja meta wieħed jibni inventarju tal-IA. Impjegat li juża mudell tal-lingwa jew tal-immaġni mingħajr ma l-IT tkun taf bih, ġeneralment jħallas għalih xorta waħda: b'karta ta' kreditu, permezz ta' dikjarazzjoni ta' spejjeż, permezz ta' karta tat-tim, permezz ta' baġit tad-dipartiment. Dik it-tranżazzjoni tiġi rreġistrata xi mkien, anki jekk ħadd ma rrapportaha bħala "użu tal-IA".

Dan jagħmel id-dejta finanzjarja triq differenti mil-lista tal-IT. Filwaqt li għaliex il-lista tal-IT ma tkunx korretta f'organizzazzjoni b'diversi dipartimenti jispjega għaliex l-approvazzjoni formali u l-użu reali jaqbdu direzzjonijiet differenti, din it-triq turi x'jiġi rreġistrat minkejja dik id-diskrepanza: flus li ġew minfuqa fuq xi ħaġa.

Minn fejn tiġbor din id-dejta

is-sorsi ma jinsabux f'dipartiment wieħed. Rilevanti huma fost l-oħrajn:

Elenki tal-karti ta' kreditu u dikjarazzjonijiet ta' spejjeż. Ammonti rikorrenti lil fornituri tal-IA magħrufa, ħafna drabi taħt ismijiet li mhux minnufih rikonoxxibbli bħala "IA".
Fatturi mal-amministrazzjoni tal-kredituri. Kuntratti li jgħaddu mix-xiri, inklużi spejjeż ta' implimentazzjoni ta' darba li jindikaw abbonament.
Għodod ta' ġestjoni tas-SaaS, jekk l-organizzazzjoni tużahom: dawn ħafna drabi juru liema applikazzjonijiet huma attivament konnessi ma' kontijiet tal-kumpanija, kemm jekk intalbu mill-IT kif ukoll jekk le.
Reġistri ta' single sign-on u identità. Min jidħol f'liema servizz b'kont tal-kumpanija, anki mingħajr ma jeżisti kuntratt ċentrali.
Reġistri tax-xiri ta' kull dipartiment. Speċjalment f'organizzazzjonijiet fejn id-dipartimenti jimmaniġġjaw baġit tagħhom stess, hemm abbonamenti li qatt ma ġew irrapportati lill-IT.

L-ebda waħda minn dawn is-sorsi ma tagħti fiha nnifisha stampa kompluta. Flimkien, jiżvelaw pattern li l-lista tal-IT ma turihx.

X'tirreġistra għal kull entrata li ssib

L-għan mhuwiex lista ta' ammonti, imma lista ta' applikazzjonijiet bl-oriġini tagħhom. Għal kull abbonament jew kuntratt li tinstab, huwa siewi li tirreġistra:

l-isem tal-fornitur u l-prodott, kif jidher fuq il-fattura
id-dipartiment jew il-ċentru tal-kost minn fejn tiġi l-spiża
jekk hux abbonament individwali, liċenzja tat-tim, jew kuntratt madwar l-organizzazzjoni kollha
il-perjodu ta' użu preżunt, li jista' jiġi dedott mid-data tal-ewwel u tal-aħħar fattura
jekk l-applikazzjoni diġà tidher fuq il-lista tal-IT eżistenti, jew jekk din hi skoperta ġdida

Dawn il-kampi huma punt tat-tluq. Ħarsa iktar kompluta lejn dak li hu meħtieġ għal kull applikazzjoni biex tasal għal klassifikazzjoni, tinsab deskritta f'dak li tirreġistra għal kull applikazzjoni f'organizzazzjoni b'diversi sistemi. Id-dejta tax-xiri tipprovdi l-aktar il-punt tat-tluq: isem, dipartiment, ammont. Il-bqija tal-klassifikazzjoni jsegwi aktar tard.

Il-limitu ta' dan il-metodu

Id-dejta tax-xiri u tal-liċenzji ssib fuq kollox użu mħallas. Verżjonijiet b'xejn ta' għodod tal-IA, perjodi ta' prova u kontijiet personali li ma jitħallsux permezz tan-negozju, jibqgħu invisibbli b'dan il-mod. Anki servizzi li huma integrati f'kuntratt eżistenti — funzjoni tal-IA li ġiet miżjuda ma' software li kien diġà użat, mingħajr ma tiġi ffatturata separatament — ma jidhrux f'elenku tal-fatturi.

Dan hu wieħed mir-raġunijiet għaliex id-dejta finanzjarja hi sors wieħed flimkien ma' oħrajn, mhux l-uniku wieħed. Materjal ieħor, bħat-traffiku tan-netwerk jew l-estensjonijiet tal-browser, isib preċiżament l-użu li ma jiswax flus. Liema sinjali tekniċi huma utili għal dan u x'juru u ma jurux, huwa deskritt f'liema sinjali tal-IT huma utili biex tinstab l-użu tal-IA. Iż-żewġ toroq flimkien jagħtu stampa aħjar minn kull waħda separatament.

Kif tistaqsi mingħajr ma tressaq il-kont

Min jiltaqa' ma' abbonament mhux magħruf fl-amministrazzjoni, jista' jistaqsi direttament lid-dipartiment li ffirma għalih. Dan jaħdem aħjar jekk dik id-domanda ma tiġix ippreżentata bħala kontroll. Kap ta' dipartiment li jissuspetta li spiża qed tiġi kkontestata, jagħti inqas malajr informazzjoni sħiħa minn xi ħadd li jaħseb li d-domanda hi maħsuba biss biex tinkiseb stampa kompluta. Kif din id-domanda tista' tiġi ffurmulata b'mod li xi ħadd iwieġeb minflok jingħalaq, hu żviluppat f'kif tistaqsi lill-impjegati mingħajr ma tressaq il-kont f'organizzazzjoni b'applikazzjonijiet tal-IA eżistenti.

Sors wieħed f'proċess akbar

Id-dejta tax-xiri hi wieħed mill-elementi meta tibni inventarju li jkopri l-organizzazzjoni kollha, mhux il-proċess kollu. Kif dan is-sors jirrelata mal-istħarriġ tal-impjegati, is-sinjali tekniċi u l-lista tal-IT eżistenti, u f'liema ordni dan jista' jsir prattikament, huwa deskritt f'kif tibni inventarju tal-IA f'organizzazzjoni b'diversi dipartimenti.

Minn kif taf x'qed jaħdem għal kif taf x'jiswa

Inventarju bbażat fuq id-dejta tax-xiri jwieġeb il-mistoqsija dwar liema applikazzjonijiet tal-IA jeżistu u min iħallas għalihom. B'dan mhux għadu spjegat x'jipproduċu effettivament dawk l-applikazzjonijiet, jew liema parti mix-xogħol li għalih ġew akkwistati verament qed issir mill-IA. Dik il-mistoqsija tinsab lil hinn mill-kamp ta' applikazzjoni ta' inventarju ta' governanza u tiġi mwieġba mill-werkscan ta' FTE TO AI, li tikkalkula għal kull kompitu liema parti mix-xogħol tista' tittieħed mill-IA. Min jaf diġà liema applikazzjonijiet qed jaħdmu fl-organizzazzjoni, jista' juża dik l-iskan biex jiddetermina x'jiċċaqlaq b'mod konkret fix-xogħol.