Un abonament se încheie pentru că cineva are nevoie de el. Aceasta este caracteristica care face ca datele de achiziție și licențiere să fie valoroase la construirea unui inventar AI. Un angajat care folosește un model de limbaj sau de imagine fără ca IT să știe de acest lucru plătește de obicei pentru el: cu un card de credit, printr-o decontare, printr-un card de echipă, printr-un buget de departament. Acea tranzacție este înregistrată undeva, chiar dacă nimeni nu a raportat-o ca „utilizare AI”.
Acest lucru face din datele financiare o cale de acces diferită de lista IT. În timp ce de ce lista IT nu este corectă la o organizație cu mai multe departamente explică de ce aprobarea formală și utilizarea reală diferă, această pistă arată ce este totuși înregistrat în ciuda acestei prăpăstii: bani care au fost cheltuiți pe ceva.
Sursele nu se află la un singur departament. Relevante sunt printre altele:
Niciuna dintre aceste surse nu oferă în sine o imagine completă. Împreună, ele dezvăluie un tipar pe care lista IT nu îl arată.
Scopul nu este o listă de sume, ci o listă de aplicații cu proveniență. Pentru fiecare abonament sau contract găsit, este util să se înregistreze:
Aceste câmpuri sunt un punct de pornire. O prezentare mai completă a ceea ce este necesar pentru fiecare aplicație pentru a ajunge la o clasificare este descrisă în ce înregistrați pentru fiecare aplicație la o organizație cu mai multe sisteme. Datele de achiziție oferă în principal punctul de pornire: un nume, un departament, o sumă. Restul clasificării vine mai târziu.
Datele de achiziție și licențiere identifică mai ales utilizarea plătită. Versiunile gratuite ale instrumentelor AI, perioadele de probă și conturile personale care nu sunt decontate prin firmă rămân invizibile astfel. De asemenea, serviciile care sunt integrate într-un contract existent — o funcție AI care a fost adăugată la un software deja utilizat, fără a fi facturată separat — nu apar într-o situație a facturilor.
Acesta este unul dintre motivele pentru care datele financiare sunt o sursă alături de altele, nu singura. Alt material, precum traficul de rețea sau extensiile de browser, identifică tocmai utilizarea care nu costă bani. Ce semnale tehnice sunt utile în acest sens și ce arată și ce nu arată acestea este descris în ce semnale IT sunt utile la detectarea utilizării AI. Cele două piste împreună oferă o imagine mai bună decât fiecare separat.
Cine găsește un abonament necunoscut în contabilitate poate întreba direct departamentul care l-a încheiat. Acest lucru funcționează mai bine dacă întrebarea nu este pusă sub formă de control. Un șef de departament care suspectează că o cheltuială este pusă la îndoială oferă mai puțin probabil informații complete decât cineva care crede că întrebarea este menită doar să obțină o imagine completă. Modul în care se pune această întrebare astfel încât cineva să răspundă în loc să se închidă este detaliat în cum întrebați angajații fără a-i pedepsi la o organizație cu aplicații AI existente.
Datele de achiziție reprezintă una dintre componentele construirii unui inventar la nivelul întregii organizații, nu întregul proces. Modul în care această sursă se raportează la interogările angajaților, semnalele tehnice și lista IT existentă, precum și ordinea practică în care se poate aborda acest lucru, este descris în cum construiți un inventar AI la o organizație cu mai multe departamente.
Un inventar bazat pe datele de achiziție răspunde la întrebarea ce aplicații AI există și cine plătește pentru ele. Aceasta nu spune încă ce randament produc efectiv acele aplicații sau ce parte din munca pentru care au fost achiziționate este cu adevărat realizată de AI. Această întrebare se află în afara sferei unui inventar de guvernanță și este răspunsă de scanul de lucru al FTE TO AI, care calculează pentru fiecare sarcină ce parte din muncă poate fi preluată de AI. Cine cunoaște deja ce aplicații funcționează în organizație poate determina cu acest scan ce volum de muncă acestea deplasează concret.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.