Pregled odobrene programske opreme vam pove, kaj je bilo kupljeno, ne kaj se dejansko uporablja. Med tema dvema stvarema obstaja razlika, ki se povečuje, ker orodja AI postajajo vse bolj dostopna: razširitev brskalnika, brezplačen račun, klepetalni robot, ki ga je nekdo na lastno pobudo uporabil, da bi opravilo hitreje opravil. Kar razkrivajo podatki o nabavi in licencah je izhodišče, ne pa končna točka. Preostanek odgovora je pri ljudeh, ki opravljajo delo.
Če vprašate »ali uporabljate orodja AI, ki niso odobrena«, običajno ne boste dobili popolnega odgovora. Ne zato, ker bi ljudje želeli kaj skriti, ampak ker vprašanje že namiguje na tveganje. Kdor prizna, da uporablja orodje, ki ni na seznamu, pričakuje posledico: opozorilo, pogovor z nadrejenim, zapis v dosjeju. Ta pričakovanje je dovolj, da nekdo raje molči, tudi če je uporaba nedolžna in celo koristna.
Posledica je izkrivljena slika. Ne zato, ker se nič ne dogaja, ampak ker se to, kar se dogaja, ne prijavi. Popis, ki temelji zgolj na prijavah, zabeleži predvsem tisto, kar je bilo že prej znano.
Samo vprašanje ne spremeni ničesar, če se kontekst ne spremeni. Kar dejansko deluje, je kombinacija več elementov: vprašanje je ločeno od trenutka individualne ocene, odgovori se ne povezujejo z imenom v poročilu, ki gre naprej po hierarhiji, in namen se vnaprej razloži — gre za pregled organizacije, ne za presojo posameznika.
To ne pomeni, da ni ankete ali pogovora. Pomeni, da se vprašanje zastavi znotraj okvira, v katerem »da, to uporabljam« ni razlog za popravni ukrep. Šele takrat se odgovor premakne od tega, kar nekdo misli, da želite slišati, k temu, kar se dejansko dogaja.
Rezultat dobro vodenega pogovora ni seznam imen orodij. Je nabor podatkov, ki je za vsako uporabo mogoče povezati z nalogo ali procesom: katera aplikacija, za kateri del dela, s katerimi podatki in kdo je še vpleten. To je enaka struktura kot kaj morate zapisati za posamezno aplikacijo, ko se aplikacija pojavi prek nabave ali IT — le da je vir tu uporabnik, ne pogodba.
Konkretno to pomeni: ime aplikacije, kratek opis, za kaj se uporablja, oceno pogostosti uporabe in navedbo vrste podatkov, ki se vanjo vnašajo. Brez tehničnih specifikacij, brez ocene ponudnika na tej točki — to pride pozneje, pri razvrščanju. Na tej točki gre za pridobivanje vpogleda, ne za presojanje.
Ti pogovori so eden od kanalov poleg tehničnih signalov, ki jih preverjate ločeno. Kar pridobite od uporabnikov, postavite ob katere IT-signali so uporabni kot ločeno sled, in šele ob združevanju nastane popolnejša slika, kot jo dajeta oba vira posamično. Aplikacija, ki se pojavi v omrežnih dnevnikih, a je nihče ne pojasni, ostaja vprašanje. Aplikacija, ki je omenjena v pogovoru, a ne pušča digitalne sledi, je enako resnična — in morda je ravno zato lažje spregledana.
Vrstni red in pogostost tovrstnega anketiranja je odvisna od organizacije: koliko oddelkov, koliko plasti v poročevalskih linijah, koliko predhodnih izkušenj s tovrstnim popisom. Pri organizaciji z več lokacijami ali plastovito strukturo deluje kako to vprašate zaposlenim brez obračunavanja nekoliko drugače kot pri eni lokaciji s plosko strukturo, preprosto zato, ker je število vmesnih plasti, v katerih mora »brez obračunavanja« ostati veljavno, večje.
Pošten odgovor zaposlenih je surovina za nadaljevanje popisa. Brez te surovine razvrščate seznam, ki ga je bilo že prej znano, in to ni popis, temveč potrditev. S to surovino lahko nadaljujete na kako zgraditi popis AI na obseg, ki presega en oddelek ali eno lokacijo, z vhodnimi podatki iz več smeri hkrati.
Ton vprašanja torej soodloča o kakovosti odgovora. To ni vprašanje spretnejše formulacije, temveč strukture, v kateri odgovarjanje ne prinaša tveganja.
Ko je jasno, katere aplikacije so dejansko v uporabi in za katera opravila, se vprašanje premakne od »kaj uporabljamo« k »kaj to pomeni za samo delo«. To je drugačno vprašanje, z drugačnim orodjem. Delovni skener podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del dela je mogoče prevzeti z AI, na podlagi nalog, ki jih ste že popisali s tem popisom. Kjer Responsible AI Scan prikaže uporabo in tveganja, delovni skener pogleda vsebino dela: katere naloge se ponujajo za prevzem in v kolikšni meri. Ti dve vprašanji sta si blizu, vendar nista zamenljivi.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.