Naročnina se sklene, ker jo nekdo potrebuje. To je lastnost, ki podatke o nabavi in licencah naredi vredne pri gradnji inventarja AI. Zaposleni, ki uporablja jezikovni ali slikovni model, ne da bi za to vedel IT, ga navadno vseeno plačuje: s kreditno kartico, prek stroškovnega zahtevka, prek ekipne kartice, prek proračuna oddelka. Ta transakcija je nekje zabeležena, tudi če je nihče ni prijavil kot "uporabo AI".
To dela finančne podatke drugačen vstopni vir kot IT-seznam. Kjer zakaj IT-seznam ne drži pri organizaciji z več oddelki razloži, zakaj se formalna odobritev in dejanska uporaba razhajata, ta sled pokaže, kaj je vseeno zabeleženo kljub tej vrzeli: denar, ki je bil porabljen za nekaj.
Viri niso omejeni na en oddelek. Med relevantnimi so:
Noben od teh virov sam po sebi ne da popolne slike. Skupaj razkrijejo vzorec, ki ga IT-seznam ne pokaže.
Cilj ni seznam zneskov, temveč seznam aplikacij z izvorom. Za vsako najdeno naročnino ali pogodbo je smiselno zabeležiti:
Ta polja so izhodišče. Popolnejši pregled tega, kaj je potrebno za vsako aplikacijo, da pridete do klasifikacije, je opisan v kaj zabeležite za vsako aplikacijo pri organizaciji z več sistemi. Podatki o nabavi predvsem ponudijo izhodišče: ime, oddelek, znesek. Preostanek klasifikacije sledi kasneje.
Podatki o nabavi in licencah predvsem odkrijejo plačano uporabo. Brezplačne različice orodij AI, poskusna obdobja in osebni računi, ki se ne obračunavajo prek podjetja, s tem ostanejo neopaženi. Tudi storitve, ki so vgrajene v obstoječo pogodbo — funkcija AI, dodana programski opremi, ki se je že uporabljala, brez ločenega obračuna — se ne pojavijo v pregledu računov.
To je eden od razlogov, zakaj so finančni podatki en vir poleg drugih, ne edini. Drugo gradivo, kot je omrežni prenos podatkov ali brskalniške razširitve, ravno odkrije uporabo, ki ne stane nič. Kateri tehnični signali so za to uporabni in kaj razkrijejo ter kaj ne, je opisano v kateri IT-signali so uporabni pri odkrivanju uporabe AI. Obe sledi skupaj dajeta boljšo sliko kot vsaka posebej.
Kdor v administraciji naleti na neznano naročnino, lahko oddelek, ki jo je sklenil, o tem neposredno vpraša. To deluje bolje, če se vprašanje ne postavi kot nadzor. Vodja oddelka, ki sumi, da je izdatek predmet razprave, bo manj verjetno posredoval popolne informacije kot nekdo, ki meni, da je vprašanje namenjeno le pridobitvi celovite slike. Kako to vprašanje postaviti tako, da nekdo odgovori namesto da se zapre, je razdelano v kako to vprašate zaposlene brez obračunavanja pri organizaciji z obstoječimi aplikacijami AI.
Podatki o nabavi so eden od gradnikov pri gradnji organizacijsko širokega inventarja, ne celoten proces. Kako se ta vir umešča glede na povpraševanje med zaposlenimi, tehnične signale in obstoječi IT-seznam, ter v katerem vrstnem redu se tega praktično lotiti, je opisano v kako zgradite inventar AI pri organizaciji z več oddelki.
Inventar na podlagi podatkov o nabavi odgovori na vprašanje, katere aplikacije AI obstajajo in kdo jih plačuje. S tem še ni povedano, kaj te aplikacije dejansko prinesejo, ali kateri del dela, za katerega so bile kupljene, dejansko opravlja AI. To vprašanje presega obseg inventarja upravljanja in nanj odgovori delovni pregled podjetja FTE TO AI, ki za vsako nalogo izračuna, kateri del dela je mogoče prevzeti z AI. Kdor enkrat ve, katere aplikacije delujejo v organizaciji, lahko s tem pregledom določi, koliko dela dejansko premestijo.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.