Organisaatiossa, jolla on yksi toimipaikka ja yksi hankintaosasto, tilanne on tavallisesti vielä hallittavissa. Useamman toimipaikan tapauksessa tämä muuttuu. Jokaisella toimipaikalla on tyypillisesti oma budjetti, oma esimies, joka allekirjoittaa tilaukset, ja usein oma suhde paikallisiin toimittajiin. Tämän vuoksi hankinta- ja lisenssidata on yksi harvoista lähteistä, jotka paljastavat jotain siitä, mitä keskitetty IT-listaus ei tavoita.
IT-osasto kirjaa sen, mikä on pyydetty ja hyväksytty omien kanaviensa kautta. Toimipaikan johtajan, jolla on luottokortti ja joka pitää työkalua tarpeellisena, ei tarvitse käydä näiden kanavien läpi. Tilaus tehdään, lasku saapuu paikalliseen hallintoon tai pääkonttorin ostovelkojen käsittelyyn, ja kukaan ei yhdistä tätä menoa keskitettyyn järjestelmäluetteloon. Juuri tästä syystä tämä lähde on arvokas: se kirjaa menoja, ei hyväksyntöjä. Se, mitä siinä näkyy, on se, mitä todella on hankittu, riippumatta siitä, tapahtuiko se virallista reittiä pitkin.
Käyttökelpoinen yhteenveto alkaa muutamasta kentästä riviä kohden:
Nämä kentät yhdessä eivät anna täydellistä kuvaa siitä, mitä työkalu tekee. Ne antavat kuitenkin listan nimiä, joita voi tutkia tarkemmin.
Useamman toimipaikan tapauksessa lähteitä on tavallisesti useita samanaikaisesti:
Näiden lähteiden yhdistäminen tuottaa päällekkäisyyksiä ja ristiriitoja: sama toimittaja eri sopimusmuodoilla eri toimipaikoilla, tai tilaus, jota maksetaan kahdesta paikasta kenenkään huomaamatta. Tämä ei ole virhe menetelmässä; se on sitä, mitä tapahtuu, kun hankinta on organisoitu hajautetusti. Mitkä muut lähteet organisaatiossanne tuottavat vastaavia signaaleja, on kuvattu kohdassa useamman toimipaikan organisaatiossa käyttökelpoiset IT-signaalit.
Ostovelkakirjanpidon rivi kertoo, että on maksettu. Se ei kerro, kuka työkalua käyttää, mihin tarkoitukseen, millä tiedoilla, tai onko työkalu edelleen aktiivinen. Kolme vuotta sitten tehty tilaus voi olla jo käytöstä poistunut, tai se on voinut kasvaa kiinteäksi osaksi prosessia sitä ikinä muualla kirjaamatta. Hankintadata antaa lähtökohdan: nimen, toimipaikan, summan. Keskustelu tilaajan tai osaston kanssa antaa lopun. Ilman tätä keskustelua lista pysyy oletusten listana.
Hankintadata, joka viittaa AI-käyttöön, koskettaa muutakin kuin tekniikkaa. Työkalu, joka tuottaa tekstiä, luokittelee dataa tai tukee päätöksentekoa, voi kuulua roolin piiriin, johon liittyy velvoitteita — tarjoajana, käyttäjänä, tai toisinaan molempina samanaikaisesti, riippuen siitä, miten työkalua on käytetty ja mukautettu. Mikä rooli soveltuu ja milloin se muuttuu, on selitetty sivulla siitä, oletteko tarjoaja vai käyttäjä ja sivulla siitä, milloin roolinne muuttuu. Hankintatiedot eivät kerro, mikä rooli soveltuu, mutta ne kertovat, mistä kysymysten esittäminen kannattaa aloittaa.
Lista toimittajien nimistä ja toimipaikoista on lähtökohta, ei inventaario. Seuraava vaihe on näiden signaalien järjestäminen käyttötarkoituksen, riskitason ja vastuullisen osaston mukaan — prosessi, joka on kuvattu vaihe vaiheelta sivulla AI-inventaarion rakentamisesta, mukaan lukien se, mitä jokaisen sovelluksen kohdalla tulee kirjata. Tätä reittiä seuraava huomaa usein, että kuva, jota IT ylläpitää keskitetysti, kattaa vain osan todellisuudesta — poikkeama, jota käsitellään laajemmin sivulla siitä, miksi tuo keskitetty lista ei pidä paikkaansa.
Yhteenveto siitä, mitä työkaluja on käytössä, herättää luonnollisesti seuraavan kysymyksen: mitä nämä työkalut oikeastaan tekevät työlle, jota ihmiset yhä suorittavat itse. Sille, joka haluaa vastata tähän kysymykseen yksittäisten tehtävien tasolla, FTE TO AI:n työskenttäskannaus tarjoaa tavan laskea tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa siitä on siirrettävissä AI:lle, riippumatta siitä, mitä työkalua siihen käytetään tai kuka sen on hankkinut.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.