Organisaatiolla, jolla on useita toimipisteitä, on harvoin yksi IT-ympäristö. Usein on keskitetty sopimus suurelle tuottavuusohjelmistolle, mutta sen ohella on paikallisia hankintabudjetteja, alueellisia IT-vastuuhenkilöitä ja toimipisteitä, jotka tekevät omia tilauksiaan. Kun etsitään AI-käyttöä tällaisessa rakenteessa, on tärkeää tietää, mitkä signaalit kertovat jotain ja mitkä antavat vain vaikutelman täydellisyydestä.
Keskitetty IT-osasto toimittaa tavallisesti lisenssikatsauksen: mitkä työkalut on hankittu, mille osastoille ja millä toiminnoilla käyttöön otettuina. Tämä katsaus on lähtökohta, ei loppupiste. Se näyttää, mikä on hyväksytty, ei sitä, mitä käytetään, eikä varsinkaan sitä, mitä toimipistekohtaisesti on lisätty tämän keskitetyn tarjonnan rinnalle. Yksi syy, miksi IT-lista ei pidä paikkaansa on juuri tämä: hyväksyminen ja käyttö ovat kaksi eri asiaa, ja useissa toimipisteissä näiden välinen etäisyys kasvaa joka lisäpisteen myötä.
Organisaatiossa, jolla on useita toimipaikkoja, useat signaalit poikkeavat toisistaan, vaikka ne yhden toimipisteen tapauksessa vielä yhtyisivätkin.
Laskutus on yksi näistä. Luottokorttimaksu AI-tilauksesta voi näkyä toimipisteen kustannuspaikalla sen sijaan, että se näkyisi keskitetyssä IT-budjetissa. Jos katsotaan vain keskitettyä hankintajärjestelmää, näitä kuluja ei havaita ollenkaan.
Verkkoliikenne on toinen signaali, ja se käyttäytyy eri paikoissa eri tavoin. Toimipiste, jolla on oma internetliittymä, tuottaa liikennettä, joka jää keskitettyjen palomuurilokien ulkopuolelle. Tunnetuille AI-verkkotunnuksille suuntautuva liikenne on silloin näkyvissä vain, jos kyseinen toimipiste on liitetty samaan valvontapisteeseen kuin pääkonttori, mikä ei ole aina tilanne.
Selainlaajennukset ja erilliset tilit muodostavat kolmannen luokan. Näitä asennetaan tavallisesti paikallisesti, laitteille, joita hallinnoi alueellinen IT-työntekijä tai joskus käyttäjä itse. Keskitetysti hallinnoitu laitekanta yhtenäisellä ohjelmistojakelulla paljastaa tällaiset asennukset; toimipiste, jolla on oma hallinta, ei sitä juuri paljasta, ellei siitä erikseen kysytä.
Lopuksi on kysymys siitä, kenellä on pääsy mihin. Työkalu, joka on hankittu keskitetysti yhdelle osastolle, voi jaettujen kirjautumistietojen kautta päätyä myös muihin toimipisteisiin, kirjaamatta tätä minnekään. Toimipistekohtainen käyttöoikeushallinta, siltä osin kuin sitä on, antaa tästä osviittaa, mutta ei varmuutta.
Mikään näistä lähteistä ei ole itsessään täydellinen. Laskutustiedot näyttävät kulut, ei käyttöä. Verkkolokit näyttävät liikenteen, ei aikomusta tai kontekstia. Käyttöoikeushallinta näyttää, kuka voi kirjautua sisään, ei sitä, kuka sen tosiasiallisesti tekee ja mihin tarkoitukseen. Yhden toimipisteen tapauksessa näiden lähteiden vertailu on vielä hallittavissa; useissa toimipisteissä syntyy riski, että jokaisella paikalla on osa kuvasta, mutta kenelläkään ei ole kokonaisuutta.
Tähän liittyy inhimillinen lähde: kysyminen työntekijöiltä ja paikallisilta esihenkilöiltä. Tämä signaali on usein rikkain, sillä se paljastaa ei vain mitä käytetään, vaan myös mihin tarkoitukseen ja kuinka usein. Se on samalla haavoittuvin signaali, koska se toimii vain, jos ihmiset uskaltavat vastata. Kuinka tähän kannattaa tarttua, on kuvattu kohdassa miten sitä kysytään ilman, että se johtaa seuraamuksiin.
Signaalit ovat hyödyllisiä, mutta ilman kiinteää kirjaamistapaa ne jäävät irrallisiksi havainnoiksi. Kullekin löydetylle sovellukselle on hyödyllistä kirjata ainakin: mikä toimipiste tai osasto käyttää työkalua, kuka hallinnoi tai on hankkinut sovelluksen, minkä tyyppisiä tietoja siihen syötetään, ja tekeekö sovellus itsenäisesti päätöksiä vai vain tukee niitä. Tämä jaottelu on tarkemmin kuvattu kohdassa mitä kirjataan sovelluskohtaisesti, ja koko katsauksen rakentaminen, ensimmäisestä signaalista yhtenäiseen inventaarioon, on kuvattu kohdassa miten AI-inventaario rakennetaan.
Useissa toimipisteissä ero AI-sovelluksen tarjoajan ja käyttäjän välillä on erityisen olennainen, koska toimipiste lisää joskus itse AI-toiminnallisuuden tuotteeseen tai palveluun ja saa siten eri roolin kuin toimipiste, joka käyttää vain valmista työkalua. Mikä tämä ero on, on selitetty kohdassa oletteko tarjoaja vai käyttäjä, ja milloin tämä rooli voi muuttua, esimerkiksi toimipisteen itse tekemien muutosten seurauksena, voitte lukea kohdasta milloin roolinne muuttuu.
Tämän kartoituksen tarkoitus ei ole täydellisyys yhdellä kertaa, vaan lähtökohta, jota voidaan toistaa. Toimipisteet muuttuvat, tilauksia uusitaan tai lopetetaan, ja uusia työkaluja ilmestyy nopeammin kuin vuosittainen tarkastus pystyy seuraamaan. Katsaus, joka yhdistää tärkeimmät signaalit ja on toistettavissa toimipisteittäin, antaa enemmän tukea kuin kertaluonteinen tilannekuva.
Kun on kerran nähtävissä, mitä AI-sovelluksia organisaatiossa käytetään, seuraa luonnostaan toinen kysymys: mitä nämä sovellukset tekevät itse työlle. FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle, ja liittyy siten siihen katsaukseen, jonka Responsible AI Scan tuottaa.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.