Yhdessä toimipisteessä voitte edelleen kulkea paikan päällä ja käydä keskusteluja. Useammassa toimipisteessä, joissa on eri esimiehiä ja erilaisia kulttuureja sen suhteen, mitä ilmoitetaan ja mitä ei, se ei enää toimi. Silloin on löydettävä tapa esittää sama kysymys kaikkialla samalla tavalla, ja juuri siinä useimmiten menee pieleen: kysymys esitetään valvontana, ja silloin ei saada käyttökelpoista vastausta.
Jos kysytte "käytättekö tekoälytyökaluja, joita ei ole hyväksytty", pyydätte jotakuta myöntämään, että hän rikkoo sääntöjä. Vastaus, jonka silloin saatte, on lähes aina ei, myös silloin kun se ei ole totta. Ei siksi, että ihmiset valehtelisivat valehtelemisen vuoksi, vaan siksi, että kysymys on muotoiltu niin, että rehellinen vastaus muuttuu tunnustukseksi. Tämä pätee työntekijään, joka käyttää chatbotia sähköpostien laatimiseen, ja se pätee vielä vahvemmin toimipisteen johtajaan, joka on hankkinut työkalun IT:n ohi, koska se kävi nopeammin kuin hakemuksen jättäminen.
Kysymys, joka toimii, ei koske lupaa vaan käyttöä: mitä työtä teette, ja mikä auttaa teitä siinä. Ei kysymystä rikkomuksesta, vaan kysymys käytännöstä. Se muuttaa paitsi sävyä, myös sitä, mitä ihmiset uskaltavat ilmoittaa.
Käyttökelpoinen yleiskuva ei koostu vaikutelmista vaan rajatusta tietojoukosta, joka kerätään johdonmukaisesti:
Näistä viidestä kohdasta muodostatte vakiokysymyslistan, joka on kaikkialla samanlainen, jotta toimipiste A ja toimipiste B tuottavat vertailukelpoisia tietoja. Mitä kunkin sovelluksen kohdalla tarkalleen kirjataan ja miksi, on käyty läpi sivulla mitä teidän tulee kirjata per sovellus.
Kysymys työntekijöille on yksi lähde, ei ainoa. Laskut ja lisenssikatsaukset paljastavat usein, mitä tekoälytilauksia jossain on käynnissä, ilman että kukaan sitä ilmoittaa; se, mitä hankinta- ja lisenssitiedot paljastavat organisaatiossa, jossa on useita toimipisteitä, on että kullakin toimipisteellä on omanlaisensa hankintakuvio, ja poikkeamat siinä huomataan usein aikaisemmin kuin keskustelussa. Sen lisäksi IT-signaalit, jotka ovat käyttökelpoisia usean toimipisteen organisaatiossa antavat toisen linjan: verkkoliikenne tunnettuihin tekoälypalveluihin, uudet selainlaajennukset, API-käyttöoikeuspyynnöt. Mikään näistä lähteistä ei ole yksinään kattava. Yhdessä ne antavat kuvan, joka on luotettavampi kuin mitä yksi kanava voi tuottaa, ja se helpottaa myös sitä, että työntekijää ei kuormiteta ainoana valvontapisteenä.
Ilman selkeää sopimusta siitä, että ilmoittaminen ei johda seuraamukseen, varjotekoäly pysyy varjossa. Se ei tarkoita, että seurauksia ei koskaan olisi — jos sovellus osoittautuu riskiksi, sille on tehtävä jotain — vaan sitä, että itse ilmoittaminen ei koskaan ole ongelman alkupiste. Tämä erottelu ilmoittamisen ja arvioinnin välillä on viestittävä etukäteen, ei selitettävä jälkikäteen. Miten rakennatte kartoituksen vaihe vaiheelta, mukaan lukien kysymysten ja lähteiden järjestys, on kuvattu sivulla tekoälykartoituksen rakentamisesta.
Kun sovellus on tunnistettu, seuraava kysymys ei ole "saako tätä käyttää" vaan "mikä tämä on". Onko organisaatio tässä ulkoisen järjestelmän käyttäjä, vai onko se tietyissä tapauksissa itse tarjoaja — esimerkiksi koska tiimi on kouluttanut oman mallin tai muokannut olemassa olevaa järjestelmää merkittävästi. Tämä erottelu määrittää, mitä velvoitteita sovelletaan ja kuka niistä vastaa; se on käyty läpi sivulla joka erottaa tarjoajan ja käyttäjän roolit. Myös käyttäjän roolin sisällä asema voi muuttua — muokkaus, olemassa olevan datan uusi käyttötarkoitus — mistä voi lukea sivulla hetkestä, jolloin roolinne muuttuu. Molemmat kysymykset kuuluvat luokitteluun, ei ensimmäiseen keskusteluun työntekijöiden kanssa. Ensin yleiskuva, sitten jaottelu.
Kartoitus siitä, mitä käytetään, ei vielä kerro, kuinka paljon työtä siihen liittyy tai mitä muuttuu, jos sovellus poistuu käytöstä tai sitä laajennetaan. Tätä kysymystä — kuinka suuri osa tehtävän työstä siirtyy tekoälylle, ja mikä osa ei — varten on tarkoitettu FTE TO AI:n työskannaus. Se laskee tehtäväkohtaisesti, miltä ihmisen ja tekoälyn välinen jakautuminen näyttää, perustuen tehtäviin sellaisina kuin ne nyt suoritetaan, ei etukäteen tehtyyn arvioon.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.