Uma visão geral do software aprovado diz-lhe o que foi adquirido, não o que é utilizado. Entre esses dois existe uma diferença que aumenta à medida que as ferramentas de IA se tornam mais acessíveis: uma extensão de browser, uma conta gratuita, um chatbot que alguém utilizou por iniciativa própria para realizar uma tarefa mais rapidamente. O que os dados de compras e licenças revelam é um ponto de partida, mas não um ponto final. O resto da resposta está com as pessoas que realizam o trabalho.
Se perguntar "utiliza ferramentas de IA que não foram aprovadas", normalmente não obtém uma resposta completa. Não porque as pessoas queiram esconder algo, mas porque a pergunta implica um risco. Quem admite utilizar uma ferramenta que não está na lista, espera uma consequência: um aviso, uma conversa com um superior, uma anotação num processo. Essa perspetiva já é suficiente para levar alguém a ficar calado, mesmo que o uso seja inofensivo e até útil.
O resultado é uma imagem distorcida. Não porque nada aconteça, mas porque o que acontece não é comunicado. Um inventário que se baseia apenas em comunicações espontâneas regista sobretudo o que já era conhecido.
A pergunta em si não muda nada se o contexto permanecer inalterado. O que funciona é um conjunto de elementos combinados: a pergunta é dissociada de um momento de avaliação individual, as respostas não são atribuídas a um nome num relatório que sobe na hierarquia, e o objetivo é explicado com antecedência — trata-se de obter uma visão geral da organização, não de um julgamento sobre uma pessoa.
Isso não significa que não haja um inquérito ou uma conversa. Significa que a pergunta é feita dentro de um enquadramento em que "sim, eu utilizo isto" não é motivo para uma correção. Só então a resposta passa daquilo que alguém pensa que você quer ouvir para aquilo que realmente acontece.
O resultado de uma conversa bem conduzida não é uma lista de nomes de ferramentas. É um conjunto de dados que, por aplicação, pode ser associado a uma tarefa ou processo: qual aplicação, para que parte do trabalho, com que dados, e quem mais está envolvido. Esta é a mesma estrutura de o que deve registar por aplicação quando uma aplicação surge através de compras ou de TI — só que aqui a fonte é o utilizador, não o contrato.
Concretamente, isto significa: um nome da aplicação, uma breve descrição do que é utilizada para, uma estimativa da frequência, e uma indicação do tipo de dados que nela são introduzidos. Sem especificações técnicas, sem avaliação de fornecedores nesta fase — isso vem mais tarde, na classificação. Neste ponto, trata-se de ganhar visão, não de julgar.
Estas conversas são um dos canais a par dos sinais técnicos que consulta separadamente. O que recolhe junto dos utilizadores coloca-se a par de quais sinais de TI são utilizáveis como uma pista independente, e só ao combiná-los surge uma imagem mais completa do que as duas fontes fornecem isoladamente. Uma aplicação que surge nos registos de rede mas que ninguém explica continua a ser uma incógnita. Uma aplicação mencionada numa conversa mas que não deixa rasto digital é igualmente real — e talvez precisamente por isso mais facilmente esquecida.
A ordem e a repetição deste tipo de questionamento depende da organização: quantos departamentos, quanta estratificação nas linhas de reporte, quanta experiência prévia com este tipo de inventário. Numa organização com várias sedes ou uma estrutura estratificada, como perguntar aos colaboradores sem represália funciona de forma ligeiramente diferente do que numa única localização com uma estrutura plana, simplesmente porque o número de camadas intermédias em que o "não haver represália" tem de se manter é maior.
Uma resposta honesta dos colaboradores é a matéria-prima para o resto do inventário. Sem essa matéria-prima, está a classificar uma lista que já conhecia, e isso não é um inventário, mas uma confirmação. Com essa matéria-prima, pode avançar para como se constrói um inventário de IA numa escala que vai além de um único departamento ou uma única sede, com contributos de várias direções simultaneamente.
O tom da pergunta determina, portanto, em parte, a qualidade da resposta. Não se trata de uma formulação mais habilidosa, mas de uma estrutura em que responder não implica risco algum.
Quando fica claro quais aplicações estão efetivamente em uso e para que tarefas, a pergunta muda de "o que utilizamos" para "o que isso significa para o próprio trabalho". Essa é uma pergunta diferente, com um instrumento diferente. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, com base nas tarefas que já mapeou através deste inventário. Enquanto o Responsible AI Scan mapeia o uso e os riscos, o scan de trabalho analisa o conteúdo do trabalho: quais tarefas se prestam a ser assumidas, e em que medida. Estas duas questões estão próximas uma da outra, mas não são intercambiáveis.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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