Ένα overzicht εγκεκριμένου λογισμικού σας λέει τι έχει αγοραστεί, όχι τι χρησιμοποιείται. Ανάμεσα σε αυτά τα δύο υπάρχει μια διαφορά που μεγαλώνει όσο τα εργαλεία AI γίνονται πιο προσβάσιμα: μια επέκταση browser, ένας δωρεάν λογαριασμός, ένα chatbot που κάποιος χρησιμοποίησε με δική του πρωτοβουλία για να κάνει μια εργασία πιο γρήγορα. Ό,τι αποκαλύπτουν τα στοιχεία προμηθειών και αδειών είναι ένα σημείο εκκίνησης, όχι ένα τελικό σημείο. Το υπόλοιπο της απάντησης βρίσκεται στους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά.
Αν ρωτήσετε "χρησιμοποιείτε εργαλεία AI που δεν έχουν εγκριθεί", συνήθως δεν θα λάβετε πλήρη απάντηση. Όχι επειδή οι άνθρωποι θέλουν να κρύψουν κάτι, αλλά επειδή η ερώτηση υπονοεί κίνδυνο. Όποιος παραδέχεται ότι χρησιμοποιεί ένα εργαλείο που δεν βρίσκεται στη λίστα, αναμένει μια συνέπεια: μια προειδοποίηση, μια συζήτηση με προϊστάμενο, μια σημείωση σε φάκελο. Αυτή η προσδοκία αρκεί για να κάνει κάποιον να σιωπήσει, ακόμη και όταν η χρήση είναι αθώα και μάλιστα χρήσιμη.
Το αποτέλεσμα είναι μια διαστρεβλωμένη εικόνα. Όχι επειδή δεν συμβαίνει τίποτα, αλλά επειδή αυτό που συμβαίνει δεν αναφέρεται. Μια απογραφή που βασίζεται μόνο σε αναφορές καταγράφει κυρίως ό,τι ήταν ήδη γνωστό.
Η ίδια η ερώτηση δεν αλλάζει τίποτα αν το πλαίσιο παραμένει αμετάβλητο. Αυτό που όντως λειτουργεί είναι ένας συνδυασμός στοιχείων: η ερώτηση αποσυνδέεται από μια στιγμή ατομικής αξιολόγησης, οι απαντήσεις δεν αποδίδονται σε συγκεκριμένο όνομα σε αναφορά που ανεβαίνει προς τα πάνω, και ο σκοπός εξηγείται εκ των προτέρων — πρόκειται για μια εικόνα του οργανισμού, όχι για κρίση σχετικά με ένα άτομο.
Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν διενεργείται έρευνα ή συζήτηση. Σημαίνει ότι η ερώτηση τίθεται εντός ενός πλαισίου όπου το "ναι, το χρησιμοποιώ αυτό" δεν αποτελεί αφορμή για διόρθωση. Μόνο τότε η απάντηση μετατοπίζεται από αυτό που κάποιος πιστεύει ότι θέλετε να ακούσετε προς αυτό που πραγματικά συμβαίνει.
Το αποτέλεσμα μιας καλά διεξαγόμενης συζήτησης δεν είναι μια λίστα με ονόματα εργαλείων. Είναι ένα σύνολο δεδομένων που ανά εφαρμογή μπορεί να συνδεθεί με μια εργασία ή διαδικασία: ποια εφαρμογή, για ποιο μέρος της εργασίας, με ποια δεδομένα, και ποιος άλλος εμπλέκεται σε αυτήν. Αυτή είναι η ίδια δομή με ό,τι πρέπει να καταγράφετε ανά εφαρμογή όταν μια εφαρμογή εμφανίζεται μέσω προμηθειών ή IT — μόνο που εδώ η πηγή είναι ο χρήστης, όχι η σύμβαση.
Συγκεκριμένα, αυτό σημαίνει: ένα όνομα εφαρμογής, μια σύντομη περιγραφή για ποιο σκοπό χρησιμοποιείται, μια εκτίμηση συχνότητας, και μια ένδειξη του τύπου δεδομένων που εισάγονται σε αυτήν. Καμία τεχνική προδιαγραφή, καμία αξιολόγηση προμηθευτή σε αυτό το στάδιο — αυτό έρχεται αργότερα, στην ταξινόμηση. Σε αυτό το σημείο πρόκειται για την απόκτηση εικόνας, όχι για κρίση.
Αυτές οι συζητήσεις αποτελούν ένα από τα κανάλια, παράλληλα με τα τεχνικά σήματα που εξετάζετε ξεχωριστά. Ό,τι συγκεντρώνετε από τους χρήστες, το τοποθετείτε δίπλα σε ποια σήματα IT είναι χρήσιμα ως ξεχωριστό ίχνος, και μόνο κατά τη συγχώνευση προκύπτει μια πληρέστερη εικόνα από όσα δίνει καθεμία πηγή ξεχωριστά. Μια εφαρμογή που εμφανίζεται στα logs δικτύου αλλά κανείς δεν την εξηγεί, παραμένει ερωτηματικό. Μια εφαρμογή που αναφέρεται σε συζήτηση αλλά δεν αφήνει ψηφιακό ίχνος είναι εξίσου πραγματική — και ίσως ακριβώς γι' αυτό πιο εύκολο να παραβλεφθεί.
Η σειρά και η επανάληψη αυτού του είδους ερωτημάτων εξαρτάται από τον οργανισμό: πόσα τμήματα, πόση διαστρωμάτωση στις γραμμές αναφοράς, πόση προηγούμενη εμπειρία με αυτό το είδος απογραφής. Σε έναν οργανισμό με πολλαπλές εγκαταστάσεις ή διαστρωμάτωση, πώς το ρωτάτε τους εργαζομένους χωρίς λογοδοσία λειτουργεί ελαφρώς διαφορετικά απ' ό,τι σε μία μόνο τοποθεσία με απλή δομή, απλά επειδή ο αριθμός των ενδιάμεσων επιπέδων στα οποία πρέπει να διατηρηθεί η "απουσία λογοδοσίας" είναι μεγαλύτερος.
Μια ειλικρινής απάντηση από τους εργαζομένους είναι η πρώτη ύλη για το υπόλοιπο της απογραφής. Χωρίς αυτή την πρώτη ύλη, ταξινομείτε μια λίστα που ήδη γνωρίζατε, και αυτό δεν είναι απογραφή αλλά επιβεβαίωση. Με αυτή την πρώτη ύλη μπορείτε να προχωρήσετε σε πώς χτίζετε μια απογραφή AI σε κλίμακα που ξεπερνά ένα μόνο τμήμα ή μία μόνο εγκατάσταση, με εισροή από πολλαπλές κατευθύνσεις ταυτόχρονα.
Ο τόνος της ερώτησης καθορίζει επομένως εν μέρει την ποιότητα της απάντησης. Δεν είναι θέμα πιο έξυπνης διατύπωσης, αλλά δομής στην οποία η απάντηση δεν συνεπάγεται κίνδυνο.
Μόλις γίνει σαφές ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούνται πράγματι και για ποιες εργασίες, το ερώτημα μετατοπίζεται από το "τι χρησιμοποιούμε" στο "τι σημαίνει αυτό για την ίδια την εργασία". Αυτό είναι διαφορετικό ερώτημα, με διαφορετικό εργαλείο. Η werkscan του FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αναληφθεί από AI, με βάση τις εργασίες που έχετε ήδη χαρτογραφήσει μέσω αυτής της απογραφής. Ενώ η Responsible AI Scan αναδεικνύει τη χρήση και τους κινδύνους, η werkscan εξετάζει το περιεχόμενο της εργασίας: ποιες εργασίες προσφέρονται για ανάληψη, και σε ποιο βαθμό. Αυτά τα δύο ερωτήματα βρίσκονται κοντά μεταξύ τους, αλλά δεν είναι εναλλάξιμα.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.