U jednoj poslovnici još možete obilaziti i voditi razgovor. U više poslovnica, s različitim rukovoditeljima i različitim kulturama oko toga što se prijavljuje a što ne, to više ne funkcionira. Tada morate pronaći način da isto pitanje postavite svuda na isti način, a upravo tu obično nastaje problem: pitanje se postavlja kao kontrola, i tada nema upotrebljivog odgovora.
Ako pitate "koristite li AI alate koji nisu odobreni", tražite od nekoga da priznaje da krši pravila. Odgovor koji tada dobivate skoro je uvijek ne, i onda kad nije istina. Ne zato što ljudi lažu radi laganja, nego zato što je pitanje formulirano tako da iskren odgovor postaje priznanje. To vrijedi za zaposlenika koji koristi chatbot za koncipiranje e-mailova, a vrijedi još i više za voditelja poslovnice koji je nabavio alat mimo IT-a, jer je to bilo brže nego podnošenje zahtjeva.
Pitanje koje funkcionira ne odnosi se na dozvolu nego na korištenje: koji posao radite, i što vam u tome pomaže. Ne pitanje o prekršaju, nego pitanje o praksi. To ne mijenja samo ton, mijenja i ono što se ljudi usude prijaviti.
Upotrebljiv pregled ne sastoji se od dojmova, nego od ograničenog skupa podataka, prikupljenih na dosljedan način:
Ovih pet točaka oblikujete u fiksan upitnik koji je svugdje isti, tako da poslovnica A i poslovnica B dostavljaju usporedive podatke. Što točno bilježite po alatu i zašto, detaljno je opisano na stranici o tome što treba bilježiti po alatu.
Pitanje upućeno zaposlenicima jedan je izvor, ne jedini. Računi i pregledi licenci često pokazuju koje AI pretplate negdje postoje, i to i bez da ih tko prijavi; ono što podaci o nabavi i licencama otkrivaju u organizaciji s više poslovnica jest da svaka poslovnica ima svoj obrazac nabave, i da odstupanja u tome često privlače pažnju prije nego razgovor. Uz to, IT signali koji su upotrebljivi u organizaciji s više poslovnica daju drugu liniju: mrežni promet prema poznatim AI uslugama, novi ekstenzije preglednika, zahtjevi za pristup API-ju. Nijedan od ovih izvora nije potpun sam za sebe. Zajedno daju slika koja je pouzdanija od one koju može pružiti jedan kanal, što također olakšava da se zaposlenik ne opterećuje kao jedina kontrolna točka.
Bez jasnog dogovora da prijavljivanje ne vodi do sankcije, sjenoviti AI ostaje sjenovit. To ne znači da posljedica nikad nema — ako se pokaže da alat predstavlja rizik, s tim se mora nešto poduzeti — nego da samo prijavljivanje nikad nije polazna točka problema. Tu razdvojenost između prijavljivanja i procjene morate komunicirati unaprijed, ne objašnjavati naknadno. Kako korak po korak izgraditi taj pregled, uključujući redoslijed pitanja i izvora, opisano je na stranici o izgradnji AI inventara.
Kad je alat identificiran, sljedeće pitanje nije "je li to dopušteno" nego "što je to". Je li organizacija ovdje korisnik vanjskog sustava, ili je u određenim slučajevima i sama ponuditelj — na primjer jer je neki tim istrenirao svoj vlastiti model ili je znatno prilagodio postojeći sustav. Ta razlika određuje koje obveze vrijede i tko je za njih odgovoran; detaljno je obrađena na stranici koja razlikuje uloge ponuditelja i korisnika. I unutar uloge korisnika pozicija se može promijeniti — prilagodba, nova primjena postojećih podataka — o čemu se može pročitati na stranici o trenutku kad se vaša uloga mijenja. Oba pitanja spadaju u klasifikaciju, ne u prvi razgovor sa zaposlenicima. Prvo pregled, zatim raspodjela.
Inventar onoga što se koristi još vam ne govori koliko posla je s time povezano ili što se mijenja ako neki alat prestane postojati ili se pak proširi. Za to pitanje — koji dio posla u nekom zadatku preuzima AI, a koji ne — namijenjen je radni scan FTE TO AI. On po zadatku izračunava kako izgleda podjela između čovjeka i AI-a, na temelju zadataka kako se trenutno izvode, a ne na temelju procjene unaprijed.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.