Et overblik over godkendt software fortæller Dem, hvad der er anskaffet, ikke hvad der bliver brugt. Mellem disse to ligger en forskel, der bliver større i takt med at AI-værktøjer bliver mere lavtærskel: en browserextension, en gratis konto, en chatbot som nogen på eget initiativ tog i brug for at udføre en opgave hurtigere. Hvad indkøbs- og licensdata afslører er et udgangspunkt, men ikke et slutpunkt. Resten af svaret findes hos de mennesker, der udfører arbejdet.
Hvis De spørger "bruger De AI-værktøjer, der ikke er godkendt", får De som regel ikke et fuldstændigt svar. Ikke fordi folk vil skjule noget, men fordi spørgsmålet indebærer en risiko. Den, der indrømmer at bruge et værktøj, der ikke står på listen, forventer en konsekvens: en advarsel, en samtale med en leder, en notering i en sag. Den udsigt er nok til at få nogen til at tie, selv når brugen er uskyldig og ligefrem nyttig.
Resultatet er et forskudt billede. Ikke fordi der ikke sker noget, men fordi det, der sker, ikke bliver meldt. En kortlægning, der kun bygger på indberetninger, registrerer primært det, man allerede kendte til.
Selve spørgsmålet ændrer ikke noget, hvis konteksten forbliver uændret. Det, der virker, er en række elementer sammen: spørgsmålet løsrives fra et individuelt bedømmelsesmoment, svarene kan ikke føres tilbage til et navn i en rapportering, der går videre opad, og formålet forklares på forhånd — det handler om et overblik over organisationen, ikke en bedømmelse af en person.
Det betyder ikke, at der ikke gennemføres en spørgeundersøgelse eller samtale. Det betyder, at spørgsmålet stilles inden for en ramme, hvor "ja, jeg bruger dette" ikke giver anledning til en korrektion. Først da flytter svaret sig fra det, som personen tror De vil høre, til det, der faktisk sker.
Udbyttet af en godt ført samtale er ikke en liste med navne på værktøjer. Det er et sæt data, der pr. anvendelse kan føres tilbage til en opgave eller proces: hvilken anvendelse, til hvilken del af arbejdet, med hvilke data, og hvem der ellers har at gøre med den. Det er den samme struktur som hvad De skal dokumentere pr. anvendelse når en anvendelse kommer i søgelyset via indkøb eller IT — kun er kilden her brugeren, ikke kontrakten.
Konkret betyder dette: et navn på anvendelsen, en kort beskrivelse af, hvad den bruges til, et skøn over hvor ofte, og en angivelse af typen data, der indtastes i den. Ingen tekniske specifikationer, ingen leverandørvurdering på dette tidspunkt — det kommer senere, ved klassifikationen. På dette punkt handler det om at få overblik, ikke om at bedømme.
Disse samtaler er en af kanalerne ud over de tekniske signaler, De konsulterer separat. Det, De henter fra brugere, lægger De side om side med hvilke IT-signaler der er anvendelige som et separat spor, og først når det sammenlægges, opstår et mere fuldstændigt billede, end de to kilder giver hver for sig. En anvendelse, der dukker op i netværksloggene, men som ingen kan forklare, forbliver et spørgsmålstegn. En anvendelse, der nævnes i en samtale, men ikke efterlader et digitalt spor, er lige så reel — og måske netop derfor lettere at overse.
Rækkefølgen og gentagelsen af denne type spørgerunder afhænger af organisationen: hvor mange afdelinger, hvor meget lagdeling i rapporteringslinjerne, hvor megen tidligere erfaring med denne type kortlægning. I en organisation med flere lokationer eller en lagdelt struktur fungerer hvordan De spørger medarbejderne uden afregning lidt anderledes end ved en enkelt lokation med en flad struktur, simpelthen fordi antallet af mellemlag, hvor "ingen afregning" skal holde, er større.
Et ærligt svar fra medarbejderne er råmaterialet for resten af kortlægningen. Uden dette råmateriale klassificerer De en liste, De allerede selv kendte, og det er ikke en kortlægning, men en bekræftelse. Med dette råmateriale kan De gå videre til hvordan De opbygger en AI-kortlægning i en skala, der går videre end én afdeling eller én lokation, med input fra flere retninger på samme tid.
Tonen i spørgsmålet er dermed medbestemmende for kvaliteten af svaret. Det er ikke et spørgsmål om en smartere formulering, men om en struktur, hvor det at svare ikke medfører en risiko.
Så snart det er klart, hvilke anvendelser der faktisk er i brug og til hvilke opgaver, flytter spørgsmålet sig fra "hvad bruger vi" til "hvad betyder det for selve arbejdet". Det er et andet spørgsmål, med et andet instrument. Arbejdsscanen fra FTE TO AI beregner pr. opgave, hvilken del af arbejdet der kan overtages af AI, på grundlag af de opgaver, De allerede har kortlagt via denne inventarisering. Hvor Responsible AI Scan kortlægger brugen og risiciene, ser arbejdsscanen på arbejdsindholdet: hvilke opgaver der er egnede til overtagelse, og i hvilket omfang. Disse to spørgsmål ligger tæt på hinanden, men kan ikke bruges i stedet for hinanden.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.