Přehled schváleného softwaru vám ukáže, co bylo pořízeno, ne co se skutečně používá. Mezi tím je rozdíl, který se zvětšuje úměrně s tím, jak jsou AI nástroje snadno dostupné: rozšíření prohlížeče, bezplatný účet, chatbot, který někdo z vlastní iniciativy nasadil, aby úkol dokončil rychleji. To, co odhalí údaje o nákupu a licencích, je výchozí bod, ne konečný. Zbytek odpovědi se nachází u lidí, kteří tu práci skutečně dělají.
Když se zeptáte "používáte AI nástroje, které nebyly schváleny", zpravidla nedostanete úplnou odpověď. Ne proto, že by lidé chtěli něco skrývat, ale proto, že otázka v sobě nese naznačené riziko. Kdo přizná, že používá nástroj, který není na seznamu, čeká nějaký důsledek: upozornění, rozhovor s nadřízeným, zápis do složky. Tato vyhlídka stačí, aby člověk raději mlčel, i když je používání nástroje neškodné, či dokonce užitečné.
Výsledkem je zkreslený obraz. Ne proto, že by se nic nedělo, ale proto, že to, co se děje, se nehlásí. Inventura, která se opírá pouze na hlášení, zaznamenává především to, co bylo stejně už známo.
Samotná otázka nic nezmění, pokud zůstane kontext nezměněný. Co skutečně funguje, je souhra několika prvků: otázka je oddělena od individuálního hodnocení, odpovědi se nedají spojit se jménem v reportu, který jde nahoru, a cíl je vysvětlen předem – jde o přehled organizace, ne o posouzení jednotlivce.
Toto neznamená, že se nekoná žádný dotazník ani rozhovor. Znamená to, že otázka je vložena do rámce, v němž "ano, tohle používám" není podnětem k nápravnému opatření. Až tehdy se odpověď posune od toho, co si člověk myslí, že chcete slyšet, k tomu, co se skutečně děje.
Výstupem dobře vedeného rozhovoru není seznam jmen nástrojů. Je to soubor údajů, který lze u každé aplikace přiřadit ke konkrétnímu úkolu nebo procesu: která aplikace, pro kterou část práce, s jakými údaji a kdo s ní ještě přichází do styku. Je to stejná struktura jako co je třeba zaznamenat u každé aplikace, když se aplikace objeví přes nákup nebo IT – jen zdrojem je zde uživatel, ne smlouva.
Konkrétně to znamená: název aplikace, krátký popis, k čemu se používá, odhad frekvence používání a označení typu údajů, které se do ní zadávají. Žádné technické specifikace, žádné hodnocení dodavatele v tuto chvíli – to přijde později, při klasifikaci. V tomto bodě jde o získání přehledu, ne o posuzování.
Tyto rozhovory jsou jedním z kanálů vedle technických signálů, které si prověřujete samostatně. To, co získáte od uživatelů, položíte vedle toho, jaké IT signály jsou využitelné, jako samostatnou stopu, a teprve při jejich spojení vznikne úplnější obraz, než jaký by dal každý zdroj samostatně. Aplikace, která se objeví v síťových logách, ale nikdo ji nevysvětlí, zůstává otazníkem. Aplikace, o které se mluví v rozhovoru, ale nezanechává žádnou digitální stopu, je stejně reálná – a možná právě proto snáze přehlédnutelná.
Pořadí a opakování tohoto typu dotazování závisí na organizaci: kolik oddělení, kolik vrstev v hierarchii reportování, kolik předchozích zkušeností s tímto typem inventarizace. U organizace s více pobočkami nebo s vrstevnatou strukturou funguje jak se na to zeptat zaměstnanců bez vyvozování důsledků trochu jinak než u jediné lokace s plochou strukturou, jednoduše proto, že počet mezivrstev, v nichž musí "žádné vyvozování důsledků" zůstat platné, je větší.
Upřímná odpověď zaměstnanců je surovinou pro zbytek inventarizace. Bez této suroviny klasifikujete seznam, který jste už sami znali, a to není inventarizace, ale potvrzení. S touto surovinou můžete pokročit k tomu, jak vybudovat inventuru AI v měřítku, které přesahuje jedno oddělení nebo jednu pobočku, s podněty z více směrů najednou.
Tón otázky tedy spoluurčuje kvalitu odpovědi. Nejde o šikovnější formulaci, ale o strukturu, v níž odpovídání nepředstavuje riziko.
Jakmile je jasné, které aplikace se skutečně používají a pro jaké úkoly, otázka se posouvá od "co používáme" k "co to znamená pro samotnou práci". To je jiná otázka, s jiným nástrojem. Pracovní scan FTE TO AI vypočítá u každého úkolu, jakou část práce lze převést na AI, na základě úkolů, které jste již zmapovali prostřednictvím této inventury. Zatímco Responsible AI Scan zobrazuje použití a rizika, pracovní scan se dívá na obsah práce: které úkoly se hodí k převzetí a v jaké míře. Tyto dvě otázky si jsou blízké, ale nejsou zaměnitelné.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.