En organisation med flere lokationer har sjældent én indkøbsproces, én IT-afdeling og én måde at arbejde på. Hver lokation har udviklet egne vaner, valgt egne leverandører og taget egne værktøjer til sig, som lokalt viste sig praktiske. Den centrale IT-liste registrerer, hvad der er licenseret via den centrale indkøbsproces. Hvad en lokation selv har anskaffet, med et kreditkort eller en lokal kontrakt, står der som regel ikke.
Dette er ikke nødvendigvis et tegn på dårlig styring. Det er en konsekvens af, hvordan organisationer med flere lokationer fungerer: central styring og lokal autonomi eksisterer side om side, og AI-værktøjer er lette nok at få adgang til, at de kommer ind uden om den centrale linje. En browserudvidelse, en gratis konto, et værktøj der er inkluderet i et teamabonnement — intet af det går via den afdeling, der fører IT-listen.
I hvor høj grad IT-listen afviger fra praksis afhænger af en række faktorer, som varierer fra lokation til lokation: hvor centralt indkøbspolitikken faktisk håndhæves, hvor stor frihed teams har til at vælge egen software, og hvor længe en lokation allerede har været en del af organisationen. En nyligt opkøbt lokation har ofte et helt andet sæt værktøjer end hovedkontoret, og det sæt værktøjer forsvinder ikke automatisk ved en fusion.
Derudover spiller arbejdets karakter en rolle. En lokation med meget kundekontakt bruger andre støtteværktøjer end en lokation, der primært står for produktion eller logistik. Generiske AI-assistenter dukker op alle steder, men specialiserede værktøjer — til tekst, til dataanalyse, til planlægning — varierer stærkt fra funktion til funktion og fra lokation til lokation.
En inventarisering, der gør denne spredning retfærdighed, kombinerer flere kilder, fordi ingen enkelt kilde i sig selv er komplet. Hvilke IT-signaler er brugbare hos en organisation med flere lokationer viser, hvilke tekniske spor — netværkstrafik, single sign-on-logs, enhedsstyring — fortæller noget forskelligt fra lokation til lokation og derfor skal undersøges separat i stedet for at blive antaget centralt.
Indkøbs- og licensdata udgør en anden kilde, og også de varierer fra lokation til lokation: nogle lokationer bogfører software via centrale kontrakter, andre via lokale kostpladser, der aldrig ender i den centrale administration. Hvad indkøbs- og licensdata afslører hos en organisation beskriver, hvordan disse data trods deres ufuldstændighed alligevel giver struktur.
Den tredje kilde er medarbejderen selv, og denne kilde er ekstra vigtig ved flere lokationer, fordi lokale vaner ofte kun kan afdækkes ved at spørge. Det virker kun, hvis der ikke er trussel om konsekvenser i spørgsmålet — mennesker, der er bange for konsekvenser, nævner ikke det værktøj, de bruger for at arbejde hurtigere. Hvordan De spørger medarbejdere uden konsekvenser hos en organisation går i dybden med, hvordan spørgsmålet stilles, så det giver et ærligt svar.
Responsible AI Scan registrerer for hver fundet anvendelse et begrænset sæt data: hvilket værktøj eller tjeneste det gælder, på hvilken lokation eller afdeling det bruges, hvem der administrerer eller har anskaffet anvendelsen, og hvilken rolle organisationen indtager i den forbindelse. Det sidste spørgsmål er ikke trivielt: den samme organisation kan ved én anvendelse være bruger og ved en anden, selvudviklet eller kraftigt tilpasset anvendelse, komme til at stå i rollen som udbyder. Er De udbyder eller bruger forklarer, hvorfor denne rolle fastlægges separat for hver anvendelse, og hvorfor det kan variere fra lokation til lokation.
Hvad der ikke registreres, er en bedømmelse af lokationen eller den medarbejder, der bruger værktøjet. Formålet med inventariseringen er et komplet billede, ikke en liste over afvigelser, der tilskrives nogen. Uden denne skelnen kommer der intet komplet billede, fordi ingen medvirker til en inventarisering, der kan bruges mod dem.
En inventarisering hos flere lokationer er aldrig endelig. Lokationer ændrer sig, værktøjer udskiftes, og en rolle, der i dag er "bruger", kan i morgen blive "udbyder", så snart et værktøj tilpasses eller videreudvikles internt. Hvornår ændrer Deres rolle sig beskriver, hvilke ændringer giver anledning til at gennemgå klassifikationen igen. Hvordan De opbygger en AI-inventarisering beskriver opbygningen som helhed: fra første udforskning pr. lokation til en struktur, der vokser med organisationen i stedet for at starte forfra hvert år.
Så snart det er klart, hvilke AI-anvendelser der reelt er i brug pr. lokation, opstår et opfølgende spørgsmål, der går videre end governance: hvad betyder disse værktøjer for de opgaver, mennesker udfører dagligt? Arbejdsscanningen fra FTE TO AI beregner for hver opgave, hvilken del af arbejdet der kan overtages af AI, og giver dermed et supplerende billede ud over inventariseringen: ikke kun hvad der er i brug, men også hvad det betyder for indretningen af arbejdet selv.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.