Ένας οργανισμός με πολλά υποκαταστήματα σπάνια έχει μία διαδικασία προμηθειών, ένα τμήμα IT και έναν τρόπο εργασίας. Κάθε υποκατάστημα έχει αναπτύξει τις δικές του συνήθειες, έχει επιλέξει τους δικούς του προμηθευτές και έχει υιοθετήσει εργαλεία που αποδείχθηκαν χρήσιμα σε τοπικό επίπεδο. Η κεντρική λίστα IT καταγράφει ό,τι έχει αδειοδοτηθεί μέσω της κεντρικής διαδικασίας προμηθειών. Ό,τι έχει αγοράσει ένα υποκατάστημα μόνο του, με πιστωτική κάρτα ή τοπική σύμβαση, συνήθως δεν περιλαμβάνεται εκεί.
Αυτό δεν αποτελεί κατ' ανάγκη ένδειξη κακής διαχείρισης. Είναι συνέπεια του τρόπου λειτουργίας των οργανισμών με πολλές τοποθεσίες: η κεντρική καθοδήγηση και η τοπική αυτονομία συνυπάρχουν, και τα εργαλεία AI είναι αρκετά εύκολα στην πρόσβαση ώστε να εισέρχονται εκτός της κεντρικής γραμμής. Μια επέκταση περιηγητή, ένας δωρεάν λογαριασμός, ένα εργαλείο που περιλαμβάνεται σε συνδρομή ομάδας — τίποτα από αυτά δεν διέρχεται από το τμήμα που διατηρεί τη λίστα IT.
Ο βαθμός στον οποίο η λίστα IT αποκλίνει από την πράξη εξαρτάται από ορισμένους παράγοντες που διαφέρουν ανά υποκατάστημα: πόσο κεντρικά τηρείται στην πραγματικότητα η πολιτική προμηθειών, πόση ελευθερία έχουν οι ομάδες στην επιλογή δικού τους λογισμικού, και πόσο καιρό αποτελεί ήδη ένα υποκατάστημα μέρος του οργανισμού. Ένα πρόσφατα εξαγορασμένο υποκατάστημα διαθέτει συχνά εντελώς διαφορετικό σύνολο εργαλείων από την έδρα, και αυτό το σύνολο εργαλείων δεν εξαφανίζεται αυτόματα με μια συγχώνευση.
Επιπλέον, ρόλο παίζει και η φύση της εργασίας. Ένα υποκατάστημα με έντονη επαφή με πελάτες χρησιμοποιεί διαφορετικά υποστηρικτικά εργαλεία από ένα υποκατάστημα που ασχολείται κυρίως με παραγωγή ή εφοδιαστική. Οι γενικοί βοηθοί AI εμφανίζονται παντού, αλλά τα εξειδικευμένα εργαλεία — για κείμενο, για ανάλυση δεδομένων, για προγραμματισμό — διαφέρουν σημαντικά ανά λειτουργία και ανά τοποθεσία.
Ένας κατάλογος που αποδίδει δικαίως αυτή τη διασπορά συνδυάζει πολλαπλές πηγές, επειδή καμία πηγή από μόνη της δεν είναι πλήρης. Το Ποια σήματα IT είναι χρήσιμα σε έναν οργανισμό με πολλά υποκαταστήματα δείχνει ποια τεχνικά ίχνη — κίνηση δικτύου, αρχεία καταγραφής ενιαίας σύνδεσης, διαχείριση συσκευών — λένε κάτι διαφορετικό ανά υποκατάστημα και πρέπει επομένως να εξετάζονται ξεχωριστά αντί να θεωρούνται δεδομένα σε κεντρικό επίπεδο.
Τα δεδομένα προμηθειών και αδειοδότησης αποτελούν μια δεύτερη πηγή, και και αυτά διαφέρουν ανά υποκατάστημα: ορισμένα υποκαταστήματα καταχωρίζουν λογισμικό μέσω κεντρικών συμβάσεων, άλλα μέσω τοπικών κέντρων κόστους που ποτέ δεν καταλήγουν στην κεντρική διοίκηση. Το Τι αποκαλύπτουν τα δεδομένα προμηθειών και αδειοδότησης σε έναν οργανισμό περιγράφει πώς αυτά τα δεδομένα, παρά την ατέλειά τους, προσφέρουν ωστόσο δομή.
Η τρίτη πηγή είναι ο εργαζόμενος ο ίδιος, και αυτή η πηγή είναι ιδιαίτερα σημαντική σε οργανισμούς με πολλά υποκαταστήματα, επειδή οι τοπικές συνήθειες συχνά αποκαλύπτονται μόνο με ερωτήσεις. Αυτό λειτουργεί μόνο όταν στην ερώτηση δεν υπάρχει απειλή κυρώσεων — άνθρωποι που φοβούνται συνέπειες δεν αναφέρουν το εργαλείο που χρησιμοποιούν για να εργάζονται ταχύτερα. Το Πώς το ζητάτε από τους εργαζομένους χωρίς κυρώσεις σε έναν οργανισμό εξηγεί πώς διατυπώνεται αυτή η ερώτηση ώστε να προκύψει μια ειλικρινής απάντηση.
Η Responsible AI Scan καταγράφει για κάθε εντοπισμένη εφαρμογή ένα περιορισμένο σύνολο δεδομένων: ποιο εργαλείο ή υπηρεσία πρόκειται, σε ποιο υποκατάστημα ή τμήμα χρησιμοποιείται, ποιος διαχειρίζεται ή αγόρασε την εφαρμογή, και ποιον ρόλο αναλαμβάνει ο οργανισμός σε σχέση με αυτήν. Αυτή η τελευταία ερώτηση δεν είναι ασήμαντη: ο ίδιος οργανισμός μπορεί σε μια εφαρμογή να είναι χρήστης, ενώ σε μια άλλη, δικής του ανάπτυξης ή σημαντικά προσαρμοσμένη εφαρμογή, να αναλαμβάνει τον ρόλο του παρόχου. Το Είστε πάροχος ή χρήστης εξηγεί γιατί αυτός ο ρόλος καθορίζεται ξεχωριστά για κάθε εφαρμογή, και γιατί αυτό μπορεί να διαφέρει ανά υποκατάστημα.
Ό,τι δεν καταγράφεται είναι μια κρίση για το υποκατάστημα ή τον εργαζόμενο που χρησιμοποιεί το εργαλείο. Ο σκοπός της απογραφής είναι μια πλήρης εικόνα, όχι μια λίστα παρεκκλίσεων που αποδίδονται σε κάποιον. Χωρίς αυτόν τον διαχωρισμό δεν προκύπτει πλήρης εικόνα, επειδή κανείς δεν συνεργάζεται σε μια απογραφή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί εναντίον του.
Μια απογραφή σε πολλά υποκαταστήματα δεν είναι ποτέ οριστική. Τα υποκαταστήματα αλλάζουν, τα εργαλεία αντικαθίστανται, και ένας ρόλος που σήμερα είναι «χρήστης» μπορεί αύριο να γίνει «πάροχος» μόλις ένα εργαλείο προσαρμοστεί ή αναπτυχθεί περαιτέρω εσωτερικά. Το Πότε αλλάζει ο ρόλος σας περιγράφει ποιες αλλαγές δίνουν αφορμή για επανεξέταση της κατηγοριοποίησης. Το Πώς δημιουργείτε μια απογραφή AI περιγράφει τη δομή στο σύνολό της: από την πρώτη διερεύνηση ανά υποκατάστημα έως μια δομή που εξελίσσεται μαζί με τον οργανισμό αντί να ξεκινά από την αρχή κάθε χρόνο.
Μόλις καταστεί σαφές ποιες εφαρμογές AI χρησιμοποιούνται πράγματι ανά υποκατάστημα, προκύπτει ένα επόμενο ερώτημα που υπερβαίνει τη διακυβέρνηση: τι σημαίνουν αυτά τα εργαλεία για τα καθήκοντα που εκτελούν οι άνθρωποι καθημερινά; Η σάρωση εργασίας της FTE TO AI υπολογίζει ανά καθήκον ποιο μέρος της εργασίας είναι επιλέξιμο να αναληφθεί από AI, προσφέροντας έτσι μια συμπληρωματική εικόνα δίπλα στην απογραφή: όχι μόνο τι λειτουργεί, αλλά και τι σημαίνει αυτό για την ίδια τη διαμόρφωση της εργασίας.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.