Una suscripción se contrata porque alguien la necesita. Esa es la característica que hace valiosos los datos de compras y licencias a la hora de construir un inventario de IA. Un empleado que utiliza un modelo de lenguaje o de imagen sin que TI lo sepa, normalmente sí lo paga: con una tarjeta de crédito, mediante una declaración de gastos, a través de una tarjeta de equipo, con cargo a un presupuesto de departamento. Esa transacción queda registrada en algún lugar, incluso si nadie la ha reportado como "uso de IA".
Eso hace que los datos financieros sean una vía de entrada distinta a la lista de TI. Mientras que por qué la lista de TI no es correcta en una organización con varios departamentos explica por qué la aprobación formal y el uso real se distancian, esta pista muestra qué queda registrado a pesar de esa brecha: dinero que se ha gastado en algo.
Las fuentes no se encuentran en un solo departamento. Son relevantes, entre otras:
Ninguna de estas fuentes ofrece por sí sola una imagen completa. Juntas, revelan un patrón que la lista de TI no muestra.
El objetivo no es una lista de importes, sino una lista de aplicaciones con su origen. Por cada suscripción o contrato encontrado, tiene sentido registrar:
Estos campos son un punto de partida. Una visión más completa de lo que se necesita registrar por aplicación para llegar a una clasificación se describe en qué registrar por aplicación en una organización con varios sistemas. Los datos de compras aportan principalmente el punto de partida: un nombre, un departamento, un importe. El resto de la clasificación se realiza más adelante.
Los datos de compras y licencias detectan sobre todo el uso pagado. Las versiones gratuitas de herramientas de IA, los periodos de prueba y las cuentas personales que no se abonan a través de la empresa permanecen invisibles con este método. Tampoco aparecen en un resumen de facturas los servicios integrados en un contrato existente: una función de IA añadida a un software que ya se utilizaba, sin que se facture por separado.
Esa es una de las razones por las que los datos financieros son una fuente entre otras, no la única. Otro tipo de material, como el tráfico de red o las extensiones del navegador, detecta precisamente el uso que no cuesta dinero. Qué señales técnicas son útiles para ello y qué muestran y qué no, se describe en qué señales de TI son útiles para detectar el uso de IA. Ambas pistas juntas ofrecen una imagen más completa que cada una por separado.
Quien encuentre una suscripción desconocida en la administración puede preguntar directamente al departamento que la contrató. Esto funciona mejor si la pregunta no se plantea como un control. Un jefe de departamento que sospecha que un gasto está siendo cuestionado ofrece información completa con menos facilidad que alguien que piensa que la pregunta solo pretende obtener una imagen completa. Cómo formular esa pregunta de manera que la persona responda en lugar de cerrarse, se explica en cómo preguntar a los empleados sin generar una rendición de cuentas en una organización con aplicaciones de IA existentes.
Los datos de compras son uno de los componentes para construir un inventario a nivel de toda la organización, no el proceso completo. Cómo se relaciona esta fuente con las consultas a empleados, las señales técnicas y la lista de TI existente, y en qué orden abordarlo en la práctica, se describe en cómo construir un inventario de IA en una organización con varios departamentos.
Un inventario basado en datos de compras responde a la pregunta de qué aplicaciones de IA existen y quién las paga. Con eso aún no se sabe qué producen realmente esas aplicaciones, ni qué parte del trabajo para el que se adquirieron realmente lo realiza la IA. Esa pregunta queda fuera del alcance de un inventario de gobernanza y la responde el escaneo de trabajo de FTE TO AI, que calcula por tarea qué parte del trabajo puede asumir la IA. Quien ya sabe qué aplicaciones funcionan en la organización, puede utilizar ese escaneo para determinar qué trabajo desplazan en concreto.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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