O que o departamento financeiro sabe que a TI não sabe

A conta não mente

Uma assinatura é fechada porque alguém precisa dela. Essa é a característica que torna os dados de compras e licenças valiosos na construção de um inventário de IA. Um colaborador que utiliza um modelo de linguagem ou de imagem sem que a TI saiba disso, geralmente paga por isso de alguma forma: com um cartão de crédito, através de uma declaração de despesas, com um cartão de equipa, através de um orçamento departamental. Essa transação está registada em algum lugar, mesmo que ninguém a tenha comunicado como "utilização de IA".

Isso torna os dados financeiros uma via de acesso diferente da lista da TI. Enquanto por que a lista de TI não está correta numa organização com vários departamentos explica por que a aprovação formal e a utilização real se distanciam, esta pista mostra o que, apesar dessa lacuna, fica efetivamente registado: dinheiro gasto em algo.

Onde encontrar esses dados

As fontes não estão concentradas num único departamento. São relevantes, entre outras:

Extratos de cartão de crédito e declarações de despesas. Valores recorrentes pagos a fornecedores conhecidos de IA, muitas vezes sob nomes que não são imediatamente reconhecíveis como "IA".
Faturas na contabilidade de fornecedores. Contratos que passam pelo departamento de compras, incluindo custos únicos de implementação que indicam uma assinatura.
Ferramentas de gestão de SaaS, se a organização as utilizar: estas mostram frequentemente quais as aplicações ativamente ligadas a contas empresariais, independentemente de terem sido solicitadas à TI.
Registos de single sign-on e de identidade. Quem faz login em que serviço com uma conta empresarial, mesmo sem existir um contrato central.
Registos de compras por departamento. Especialmente em organizações onde os departamentos gerem o seu próprio orçamento, aqui encontram-se assinaturas que nunca foram comunicadas à TI.

Nenhuma destas fontes, por si só, dá uma visão completa. Juntas, revelam um padrão que a lista da TI não mostra.

O que registar por cada item encontrado

O objetivo não é uma lista de valores, mas uma lista de aplicações com origem. Por cada assinatura ou contrato encontrado, é útil registar:

o nome do fornecedor e do produto, tal como consta na fatura
o departamento ou centro de custo de onde vem a despesa
se se trata de uma assinatura individual, uma licença de equipa ou um contrato a nível de toda a organização
o período de utilização presumido, a deduzir a partir da primeira e da última data de fatura
se a aplicação já consta da lista de TI existente, ou se se trata de uma nova descoberta

Estes campos são um ponto de partida. Uma visão mais completa do que é necessário registar por aplicação para chegar a uma classificação está descrita em o que registar por aplicação numa organização com vários sistemas. Os dados de compras fornecem principalmente o ponto de partida: um nome, um departamento, um valor. O resto da classificação vem depois.

O limite deste método

Os dados de compras e licenças encontram sobretudo a utilização paga. Versões gratuitas de ferramentas de IA, períodos de teste e contas pessoais que não são faturadas através da empresa permanecem invisíveis por esta via. Também os serviços incorporados num contrato existente — uma funcionalidade de IA adicionada a software que já era utilizado, sem ser faturada separadamente — não aparecem num mapa de faturação.

Essa é uma das razões pelas quais os dados financeiros são uma fonte entre outras, não a única. Outro material, como o tráfego de rede ou as extensões de browser, encontra precisamente a utilização que não custa dinheiro. Quais os sinais técnicos úteis para isso e o que mostram e não mostram está descrito em que sinais de TI são úteis na deteção da utilização de IA. As duas pistas juntas dão uma imagem melhor do que cada uma isoladamente.

Perguntar sem apresentar a conta

Quem encontra uma assinatura desconhecida na contabilidade pode perguntar diretamente ao departamento que a contratou. Isso funciona melhor se essa pergunta não for colocada como uma fiscalização. Um chefe de departamento que suspeite que uma despesa está a ser questionada dá menos facilmente informação completa do que alguém que pensa que a pergunta serve apenas para obter uma visão completa. Como formular essa pergunta de forma a que a pessoa responda em vez de se fechar está desenvolvido em como perguntar aos colaboradores sem represálias numa organização com aplicações de IA existentes.

Uma fonte num processo maior

Os dados de compras são uma das componentes na construção de um inventário à escala da organização, não o processo completo. Como esta fonte se relaciona com os questionários aos colaboradores, os sinais técnicos e a lista de TI existente, e em que ordem abordar isso na prática, está descrito em como construir um inventário de IA numa organização com vários departamentos.

De saber o que está em funcionamento a saber o que vale

Um inventário baseado em dados de compras responde à pergunta sobre quais aplicações de IA existem e quem paga por elas. Com isso ainda não se sabe o que essas aplicações realmente rendem, ou que parte do trabalho para o qual foram adquiridas é de facto realizada por IA. Essa questão está fora do âmbito de um inventário de governança e é respondida pela análise de trabalho da FTE TO AI, que calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA. Quem já sabe quais aplicações estão em funcionamento na organização pode, com essa análise, determinar o que elas efetivamente deslocam em termos de trabalho.