Co ví finanční administrativa a co neví IT

Faktura nelže

Předplatné se sjednává proto, že ho někdo potřebuje. To je vlastnost, díky které jsou nákupní a licenční údaje hodnotné při budování inventáře AI. Zaměstnanec, který používá jazykový nebo obrazový model bez toho, aby o tom IT vědělo, za to obvykle stejně platí: kreditní kartou, přes výkaz výdajů, přes týmovou kartu, přes rozpočet oddělení. Tato transakce je někde zaznamenaná, i když ji nikdo nenahlásil jako „použití AI".

To dělá z finančních dat jiný vstupní bod než IT seznam. Zatímco proč IT seznam nesedí u organizace s více odděleními vysvětluje, proč se formální schválení a skutečné používání rozcházejí, tato stopa ukazuje, co je i přesto zaznamenané: peníze vydané za něco.

Kde to najdete

Zdroje nejsou u jednoho oddělení. Relevantní jsou mimo jiné:

Přehledy kreditních karet a výkazy výdajů. Opakující se platby známým dodavatelům AI, často pod názvy, které nejsou hned rozpoznatelné jako „AI".
Faktury v evidenci závazků. Smlouvy uzavřené přes nákupní oddělení, včetně jednorázových implementačních nákladů, které ukazují na předplatné.
Nástroje pro správu SaaS, pokud je organizace používá: často ukazují, jaké aplikace jsou aktivně napojené na firemní účty, bez ohledu na to, zda byly požadovány přes IT.
Logy single sign-on a identity. Kdo se přihlašuje do jaké služby s firemním účtem, i bez existence centrální smlouvy.
Nákupní registry po odděleních. Zejména u organizací, kde oddělení mají svůj vlastní rozpočet, se zde nacházejí předplatná, která nikdy nebyla nahlášena IT.

Žádný z těchto zdrojů sám o sobě nedává úplný obraz. Společně ale odhalují vzorec, který IT seznam neukazuje.

Co si zaznamenáte u každé nalezené položky

Cílem není seznam částek, ale seznam aplikací s původem. U každého nalezeného předplatného nebo smlouvy má smysl zaznamenat:

název dodavatele a produktu, jak je uveden na faktuře
oddělení nebo nákladové středisko, ze kterého výdaj pochází
zda se jedná o individuální předplatné, týmovou licenci nebo celoorganizační smlouvu
pravděpodobné období používání, odvozené z data první a poslední faktury
zda se aplikace už vyskytuje na stávajícím IT seznamu, nebo jde o nový nález

Tato pole jsou výchozím bodem. Úplnější přehled toho, co je potřeba u každé aplikace zaznamenat, aby bylo možné dospět ke klasifikaci, je popsán v co zaznamenáváte u každé aplikace u organizace s více systémy. Nákupní data poskytují především výchozí bod: název, oddělení, částku. Zbytek klasifikace následuje později.

Hranice této metody

Nákupní a licenční údaje nacházejí především placené používání. Bezplatné verze nástrojů AI, zkušební období a osobní účty, které se neplatí přes firmu, tímto zůstávají neviditelné. Také služby zabudované do stávající smlouvy — funkce AI přidaná do softwaru, který se už používal, aniž by byla samostatně vyúčtovaná — se v přehledu faktur neobjeví.

To je jeden z důvodů, proč jsou finanční data jedním zdrojem vedle jiných, ne jediným. Jiné materiály, jako je síťový provoz nebo prohlížečová rozšíření, naopak nacházejí používání, které nic nestojí. Jaké technické signály jsou k tomu použitelné a co ukazují a co ne, je popsáno v jaké IT signály jsou použitelné při vyhledávání používání AI. Obě stopy společně dávají lepší obraz než každá zvlášť.

Ptát se bez toho, abyste položili fakturu na stůl

Kdo v administrativě narazí na neznámé předplatné, může se na oddělení, které ho uzavřelo, zeptat přímo. Funguje to lépe, když se ta otázka neklade jako kontrola. Vedoucí oddělení, který má podezření, že se o výdaji diskutuje, poskytne méně snadno úplné informace než někdo, kdo si myslí, že otázka slouží jen k získání úplného obrazu. Jak se tato otázka pokládá tak, aby na ni zaměstnanec odpověděl, a ne se uzavřel, je rozpracováno v jak se na to zeptat zaměstnanců bez odplaty u organizace se stávajícími aplikacemi AI.

Jeden zdroj ve větším procesu

Nákupní data jsou jednou ze stavebních jednotek při budování celoorganizačního inventáře, ne celý proces. Jak se tento zdroj vztahuje k dotazování zaměstnanců, technickým signálům a stávajícímu IT seznamu, a v jakém pořadí je praktické to řešit, je popsáno v jak vybudovat inventář AI u organizace s více odděleními.

Od zjištění, co běží, k zjištění, co to má cenu

Inventář založený na nákupních údajích odpovídá na otázku, jaké aplikace AI existují a kdo za ně platí. Tím ještě není řečeno, co tyto aplikace skutečně přinášejí, ani jaká část práce, pro kterou byly pořízeny, je skutečně vykonávána AI. Tato otázka je mimo dosah governance inventáře a odpovídá na ni pracovní scan FTE TO AI, který u každé úlohy vypočítá, jakou část práce lze převzít AI. Kdo jednou ví, jaké aplikace v organizaci běží, může s tímto scanem určit, jakou práci konkrétně přesouvají.