Un abonnement est conclu parce que quelqu'un en a besoin. C'est cette caractéristique qui rend les données d'achat et de licences précieuses pour constituer un inventaire de l'IA. Un collaborateur qui utilise un modèle de langage ou d'image sans que l'IT en soit informé le paie généralement quand même : par carte de crédit, via une note de frais, via une carte d'équipe, via un budget de département. Cette transaction est enregistrée quelque part, même si personne ne l'a signalée comme « usage de l'IA ».
Cela fait des données financières un point d'entrée différent de la liste IT. Là où pourquoi la liste IT ne correspond pas à la réalité dans une organisation avec plusieurs départements explique pourquoi l'approbation formelle et l'usage réel divergent, cette piste montre ce qui, malgré cet écart, est bel et bien enregistré : de l'argent dépensé pour quelque chose.
Les sources ne se trouvent pas auprès d'un seul département. Sont notamment pertinents :
Aucune de ces sources ne donne à elle seule une image complète. Ensemble, elles révèlent un schéma que la liste IT ne montre pas.
L'objectif n'est pas une liste de montants, mais une liste d'applications avec leur origine. Pour chaque abonnement ou contrat identifié, il est utile de consigner :
Ces champs constituent un point de départ. Un aperçu plus complet de ce qui est nécessaire par application pour arriver à une classification est décrit dans ce que vous consignez par application dans une organisation avec plusieurs systèmes. Les données d'achat fournissent surtout le point de départ : un nom, un département, un montant. Le reste de la classification suit plus tard.
Les données d'achat et de licences trouvent surtout l'usage payant. Les versions gratuites d'outils d'IA, les périodes d'essai et les comptes personnels qui ne sont pas facturés à l'entreprise restent ainsi invisibles. De même, les services intégrés dans un contrat existant — une fonction IA ajoutée à un logiciel déjà utilisé, sans facturation séparée — n'apparaissent pas dans un aperçu de factures.
C'est une des raisons pour lesquelles les données financières constituent une source parmi d'autres, pas la seule. D'autres éléments, comme le trafic réseau ou les extensions de navigateur, permettent justement de trouver l'usage qui ne coûte rien. Quels signaux techniques sont utilisables à cet effet et ce qu'ils montrent ou non est décrit dans quels signaux IT sont utilisables pour détecter l'usage de l'IA. Les deux pistes combinées donnent une meilleure image que chacune séparément.
Celui qui trouve un abonnement inconnu dans la comptabilité peut interroger directement le département qui l'a conclu. Cela fonctionne mieux si la question n'est pas posée comme un contrôle. Un chef de département qui soupçonne qu'une dépense est remise en question donnera moins facilement une information complète qu'une personne qui pense que la question vise simplement à obtenir une image complète. La manière de poser cette question pour que la personne réponde plutôt que de se refermer est développée dans comment interroger les collaborateurs sans reddition de comptes dans une organisation avec des applications d'IA existantes.
Les données d'achat constituent l'un des éléments de la construction d'un inventaire à l'échelle de l'organisation, pas l'ensemble du processus. La manière dont cette source se rapporte aux enquêtes auprès des collaborateurs, aux signaux techniques et à la liste IT existante, ainsi que l'ordre pratique à suivre, est décrite dans comment constituer un inventaire de l'IA dans une organisation avec plusieurs départements.
Un inventaire basé sur les données d'achat répond à la question de savoir quelles applications d'IA existent et qui les paie. Cela ne dit pas encore ce que ces applications rapportent réellement, ni quelle part du travail pour lequel elles ont été acquises est effectivement réalisée par l'IA. Cette question dépasse le cadre d'un inventaire de gouvernance et trouve sa réponse dans le scan de travail de FTE TO AI, qui calcule par tâche quelle part du travail peut être reprise par l'IA. Une fois que l'on sait quelles applications fonctionnent dans l'organisation, ce scan permet de déterminer concrètement quelle part de travail elles déplacent.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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