Predplatné sa uzatvára, pretože ho niekto potrebuje. To je vlastnosť, ktorá robí nákupné a licenčné údaje hodnotnými pri zostavovaní inventára AI. Zamestnanec, ktorý používa jazykový alebo obrazový model bez toho, aby o tom IT vedelo, za to väčšinou platí: kreditnou kartou, cez refundáciu, cez tímovú kartu, cez rozpočet oddelenia. Táto transakcia je niekde zaznamenaná, aj keď ju nikto nenahlásil ako "používanie AI".
To robí z finančných dát iný vstupný bod než IT zoznam. Kým prečo IT zoznam nesedí v organizácii s viacerými oddeleniami vysvetľuje, prečo sa formálne schválenie a skutočné používanie rozchádzajú, táto stopa ukazuje, čo je napriek tejto medzere zaznamenané: peniaze vydané na niečo.
Zdroje nepatria jednému oddeleniu. Relevantné sú okrem iného:
Žiadny z týchto zdrojov sám osebe neposkytuje úplný obraz. Spoločne odhaľujú vzorec, ktorý IT zoznam neukazuje.
Cieľom nie je zoznam čiastok, ale zoznam aplikácií s pôvodom. Pri každom nájdenom predplatnom alebo zmluve má zmysel zaznamenať:
Tieto položky sú východiskovým bodom. Úplnejší prehľad toho, čo je potrebné zaznamenať pri každej aplikácii na dosiahnutie klasifikácie, je popísaný v čo zaznamenať pri každej aplikácii v organizácii s viacerými systémami. Nákupné dáta poskytujú predovšetkým východiskový bod: názov, oddelenie, čiastku. Zvyšok klasifikácie nasleduje neskôr.
Nákupné a licenčné údaje nachádzajú predovšetkým platené používanie. Bezplatné verzie nástrojov AI, skúšobné obdobia a osobné účty, ktoré sa neúčtujú cez firmu, tak zostávajú neviditeľné. Aj služby, ktoré sú zabudované do existujúcej zmluvy — funkcia AI pridaná k softvéru, ktorý sa už používal, bez samostatnej fakturácie — sa v prehľade faktúr neobjavia.
Toto je jeden z dôvodov, prečo sú finančné dáta jedným zdrojom vedľa iných, nie jediným. Iné materiály, ako sieťová prevádzka alebo prehliadačové rozšírenia, naopak nachádzajú používanie, ktoré nestojí peniaze. Ktoré technické signály sú na to použiteľné a čo ukazujú a čo nie, je popísané v ktoré IT signály sú použiteľné pri odhaľovaní používania AI. Obe stopy spolu poskytujú lepší obraz než každá samostatne.
Kto v administratíve nájde neznáme predplatné, môže sa priamo spýtať oddelenia, ktoré ho uzatvorilo. Funguje to lepšie, ak sa táto otázka nekladie ako kontrola. Vedúci oddelenia, ktorý má podozrenie, že výdavok je spochybňovaný, poskytne menej pravdepodobne úplné informácie než ten, kto si myslí, že otázka slúži len na získanie kompletného obrazu. Ako túto otázku formulovať tak, aby na ňu človek odpovedal, a nie sa uzavrel, je rozpracované v ako sa pýtať zamestnancov bez naviazania na účet v organizácii s existujúcimi aplikáciami AI.
Nákupné dáta sú jedným zo stavebných kameňov pri zostavovaní celoorganizačného inventára, nie celým procesom. Ako sa tento zdroj vzťahuje k prieskumom medzi zamestnancami, technickým signálom a existujúcemu IT zoznamu, a v akom poradí je praktické to riešiť, je popísané v ako zostaviť inventár AI v organizácii s viacerými oddeleniami.
Inventár založený na nákupných údajoch odpovedá na otázku, ktoré aplikácie AI existujú a kto za ne platí. Tým však ešte nie je povedané, čo tieto aplikácie skutočne prinášajú, ani aká časť práce, na ktorú boli zakúpené, sa skutočne vykonáva pomocou AI. Táto otázka leží mimo dosahu governance inventára a odpovedá na ňu pracovný scan spoločnosti FTE TO AI, ktorý pre každú úlohu vypočíta, akú časť práce možno prevziať AI. Kto raz vie, ktoré aplikácie v organizácii bežia, môže s pomocou tohto scanu určiť, akú prácu konkrétne presúvajú.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.