Una organización con varias sedes rara vez tiene un único entorno de TI. Suele existir un contrato central para el gran software de productividad, pero además existen presupuestos de compra locales, administradores de TI regionales y sedes que contratan sus propias suscripciones. Quien busca el uso de IA dentro de una estructura así debe saber qué señales dicen algo y cuáles solo dan la impresión de exhaustividad.
El departamento central de TI suele entregar un resumen de licencias: qué herramientas se han adquirido, para qué departamentos y con qué funciones activadas. Ese resumen es un punto de partida, no un punto final. Muestra lo que se ha aprobado, no lo que se usa, y mucho menos lo que se ha añadido por sede al margen de esa oferta central. Una razón por la que la lista de TI no es correcta es precisamente esta: aprobación y uso son dos preguntas distintas, y con varias sedes la distancia entre ambas crece con cada ubicación adicional.
Dentro de una organización con varias ubicaciones, hay varias señales que se distancian entre sí, mientras que en una sola sede aún coinciden.
La facturación es una de ellas. Un pago con tarjeta de crédito para una suscripción de IA puede figurar en el centro de costes de la sede en lugar de en el presupuesto central de TI. Quien solo mira el sistema central de compras se pierde estos gastos por completo.
El tráfico de red es otra señal, y no se comporta igual en todas partes. Una sede con su propia conexión a internet genera tráfico que queda fuera de los registros del cortafuegos central. El tráfico hacia dominios conocidos de IA solo es visible si esa sede está conectada al mismo punto de monitorización que la sede central, y eso no siempre es el caso.
Las extensiones de navegador y las cuentas independientes forman una tercera categoría. Estas suelen instalarse localmente, en equipos gestionados por un técnico de TI regional o, a veces, por el propio usuario. Un parque de equipos gestionado de forma central con implementación uniforme de software sí muestra este tipo de instalaciones; una sede con gestión propia, en cambio, no lo muestra, a menos que se pregunte específicamente por ello.
Por último está la cuestión de quién tiene acceso a qué. Una herramienta adquirida de forma central para un departamento puede llegar, mediante credenciales compartidas, a otras sedes sin que esto quede registrado en ningún sitio. La gestión de accesos por sede, en la medida en que exista, da una indicación al respecto, pero no certeza.
Ninguna de estas fuentes es completa por sí sola. Los datos de facturación muestran gastos, no uso. Los registros de red muestran tráfico, no intención ni contexto. La gestión de accesos muestra quién puede iniciar sesión, no quién lo hace realmente ni para qué. Con una sola sede todavía es manejable cruzar estas fuentes; con varias sedes surge el riesgo de que cada ubicación tenga una parte de la imagen y nadie tenga el conjunto.
A esto se añade la fuente humana: consultar a los empleados y a los responsables locales. Esa señal suele ser la más rica, porque no solo muestra qué se usa, sino también para qué y con qué frecuencia. Al mismo tiempo, es la señal más vulnerable, porque solo funciona si las personas se atreven a responder. Cómo abordar esto se describe en cómo lo pregunta sin que se derive una sanción.
Las señales son útiles, pero sin un registro fijo siguen siendo observaciones sueltas. Para cada aplicación encontrada tiene sentido anotar, como mínimo: qué sede o departamento utiliza la herramienta, quién gestiona o ha adquirido la aplicación, qué tipo de datos se introducen en ella, y si la aplicación toma decisiones de forma autónoma o solo da apoyo. Esta clasificación se desarrolla con más detalle en qué debe registrar por aplicación, y la construcción del panorama completo, desde la primera señal hasta un inventario coherente, se describe en cómo construye un inventario de IA.
Con varias sedes, la distinción entre proveedor y usuario de una aplicación de IA es especialmente relevante, porque a veces una sede añade por sí misma una funcionalidad de IA a un producto o servicio, adquiriendo así un papel distinto al de la sede que solo utiliza una herramienta lista para usar. En qué consiste esa distinción se explica en ¿es usted proveedor o usuario?, y cuándo puede cambiar ese papel, por ejemplo debido a modificaciones que una sede introduce por sí misma, puede leerlo en cuándo cambia su papel.
El objetivo de este inventario no es lograr la exhaustividad de una sola vez, sino un punto de partida sobre el que se pueda repetir el proceso. Las sedes cambian, las suscripciones se renuevan o se cancelan, y aparecen nuevas herramientas más rápido de lo que puede seguir una auditoría anual. Un panorama que combine las señales más importantes y que sea repetible por sede ofrece más asidero que una fotografía puntual y única.
Una vez que se hace visible qué aplicaciones de IA se utilizan dentro de la organización, surge de forma natural otra pregunta: qué hacen exactamente esas aplicaciones con el trabajo mismo. El escáner de trabajo de FTE TO AI calcula, por tarea, qué parte del trabajo puede asumir la IA, y de esta manera conecta con el panorama que ofrece el Responsible AI Scan.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.