Organizacja z wieloma lokalizacjami rzadko ma jedno środowisko IT. Często istnieje centralna umowa na główne oprogramowanie produktywnościowe, ale poza tym funkcjonują lokalne budżety zakupowe, regionalni administratorzy IT oraz lokalizacje, które same zawierają własne abonamenty. Kto szuka użycia AI w takiej strukturze, musi wiedzieć, które sygnały mają rzeczywistą wartość informacyjną, a które tylko dają wrażenie pełności obrazu.
Centralny dział IT zazwyczaj dostarcza przegląd licencji: jakie narzędzia zostały zakupione, dla jakich działów i z jakimi włączonymi funkcjami. Ten przegląd jest punktem wyjścia, nie punktem końcowym. Pokazuje, co zostało zatwierdzone, a nie co jest faktycznie używane, i tym bardziej nie pokazuje, co dodatkowo zostało wprowadzone w poszczególnych lokalizacjach poza tą centralną ofertą. Jeden z powodów, dla których lista IT nie jest zgodna z rzeczywistością, jest właśnie to: zatwierdzenie i użycie to dwa różne pytania, a przy wielu lokalizacjach dystans między nimi rośnie z każdą kolejną placówką.
W organizacji z wieloma lokalizacjami kilka sygnałów rozchodzi się w sposób, który przy jednej lokalizacji jeszcze się pokrywa.
Fakturowanie jest jednym z nich. Płatność kartą kredytową za abonament AI może znajdować się na koncie kosztowym danej lokalizacji, a nie w centralnym budżecie IT. Kto patrzy tylko na centralny system zakupowy, całkowicie przeoczy te wydatki.
Ruch sieciowy to kolejny sygnał, który nie zachowuje się tak samo we wszystkich lokalizacjach. Lokalizacja z własnym łączem internetowym generuje ruch, który pozostaje poza centralnymi logami zapory sieciowej. Ruch do znanych domen AI jest widoczny tylko wtedy, gdy dana lokalizacja jest podłączona do tego samego punktu monitorowania co centrala, a to nie zawsze jest przypadek.
Rozszerzenia przeglądarki i pojedyncze konta stanowią trzecią kategorię. Są one zazwyczaj instalowane lokalnie, na urządzeniach zarządzanych przez regionalnego pracownika IT lub czasem przez samego użytkownika. Centralnie zarządzany park urządzeń z jednolitym wdrażaniem oprogramowania pokazuje takie instalacje; lokalizacja z własnym zarządzaniem właśnie ich nie pokazuje, jeśli nie zapyta się o to bezpośrednio.
Wreszcie jest pytanie, kto ma dostęp do czego. Narzędzie zakupione centralnie dla jednego działu może za pomocą współdzielonych danych logowania trafić także do innych lokalizacji, bez żadnego zapisu tego faktu. Zarządzanie dostępem na poziomie lokalizacji, o ile takie istnieje, daje tu pewną wskazówkę, ale nie pewność.
Żadne z tych źródeł samo w sobie nie jest kompletne. Dane fakturowe pokazują wydatki, nie użycie. Logi sieciowe pokazują ruch, nie intencję czy kontekst. Zarządzanie dostępem pokazuje, kto może się zalogować, nie kto to rzeczywiście robi i do czego. Przy jednej lokalizacji jeszcze można ogarnąć porównanie tych źródeł; przy wielu lokalizacjach powstaje ryzyko, że każda placówka ma fragment obrazu, a nikt nie ma całości.
Do tego dochodzi źródło ludzkie: rozmowy z pracownikami i lokalnymi kierownikami. Ten sygnał jest często najbogatszy, ponieważ pokazuje nie tylko co jest używane, ale też do czego i jak często. Jest jednocześnie najbardziej wrażliwym sygnałem, ponieważ działa tylko wtedy, gdy ludzie odważą się odpowiedzieć. Jak podejść do tego, opisano w jak zadać to pytanie bez konsekwencji dla pracownika.
Sygnały są przydatne, ale bez stałego zapisu pozostają pojedynczymi obserwacjami. Dla każdej znalezionej aplikacji warto co najmniej odnotować: która lokalizacja lub dział korzysta z narzędzia, kto zarządza aplikacją lub ją zakupił, jaki rodzaj danych jest do niej wprowadzany oraz czy aplikacja podejmuje decyzje samodzielnie, czy tylko wspiera proces decyzyjny. Ten podział jest szerzej opisany w co należy zapisać dla każdej aplikacji, a budowa pełnego przeglądu, od pierwszego sygnału do spójnej inwentaryzacji, opisana jest w jak zbudować inwentaryzację AI.
Przy wielu lokalizacjach rozróżnienie między dostawcą a użytkownikiem aplikacji AI ma szczególne znaczenie, ponieważ lokalizacja czasem sama dodaje funkcjonalność AI do produktu lub usługi, uzyskując dzięki temu inną rolę niż lokalizacja, która jedynie korzysta z gotowego narzędzia. Na czym polega to rozróżnienie, wyjaśniono w czy jest Pan/Pani dostawcą czy użytkownikiem, a o tym, kiedy ta rola może się zmienić, na przykład wskutek modyfikacji wprowadzonych samodzielnie przez lokalizację, można przeczytać w kiedy zmienia się Pana/Pani rola.
Celem tej inwentaryzacji nie jest jednorazowa pełność, lecz punkt wyjścia, który można powtarzać. Lokalizacje się zmieniają, abonamenty są odnawiane lub kończone, a nowe narzędzia pojawiają się szybciej, niż może to nadążyć coroczny audyt. Przegląd, który łączy najważniejsze sygnały i jest powtarzalny dla każdej lokalizacji, daje więcej oparcia niż jednorazowe zdjęcie sytuacji.
Gdy już widać, jakie aplikacje AI są używane w organizacji, naturalnie pojawia się kolejne pytanie: co te aplikacje właściwie robią z samą pracą. Skan pracy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaka część pracy może zostać przejęta przez AI, i w ten sposób nawiązuje do przeglądu, który daje Responsible AI Scan.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.