Organizacija z več lokacijami redko ima eno samo IT-okolje. Pogosto obstaja osrednja pogodba za veliko produktivnostno programsko opremo, a poleg tega obstajajo lokalni proračuni za nabavo, regionalni IT-skrbniki in lokacije, ki same sklepajo lastne naročnine. Kdor išče uporabo AI znotraj takšne strukture, mora vedeti kateri signali povedo nekaj in kateri signali dajejo le vtis popolnosti.
Osrednji IT-oddelek običajno pripravi pregled licenc: kateri orodja so bila kupljena, za katere oddelke in s katerimi funkcijami vklopljena. Ta pregled je izhodišče, ne končna točka. Prikazuje, kaj je bilo potrjeno, ne kaj se dejansko uporablja, in še manj kaj je posamezna lokacija dodala poleg tega osrednjega nabora. Eden od razlogov, zakaj IT-seznam ne drži, je prav to: potrditev in uporaba sta dve različni vprašanji, in pri več lokacijah se razkorak med njima povečuje z vsako dodatno lokacijo.
V organizaciji z več lokacijami se nekateri signali razhajajo, ki pri eni sami lokaciji še sovpadajo.
Fakturiranje je eden od njih. Plačilo s kreditno kartico za naročnino na AI se lahko pripiše stroškovnemu mestu lokacije namesto osrednjemu IT-proračunu. Kdor gleda samo osrednji nabavni sistem, te izdatke povsem zgreši.
Omrežni prenos podatkov je drugi signal in ne obnaša se enako povsod. Lokacija s lastno internetno povezavo ustvarja prenos podatkov, ki ostane zunaj osrednjih dnevnikov požarnega zidu. Prenos podatkov na znane domene AI je viden le, če je ta lokacija priključena na isto točko spremljanja kot sedež, kar ni vedno primer.
Brskalniške razširitve in posamezni računi so tretja kategorija. Te se običajno namestijo lokalno, na napravah, ki jih upravlja regionalni IT-sodelavec ali včasih uporabnik sam. Osrednje upravljan nabor naprav z enotno namestitvijo programske opreme takšne namestitve pokaže; lokacija z lastnim upravljanjem jih ravno ne pokaže, razen če se izrecno povpraša po tem.
Nazadnje je vprašanje, kdo ima kje dostop. Orodje, ki je bilo osrednje kupljeno za en oddelek, lahko preko skupnih prijavnih podatkov pride tudi do drugih lokacij, ne da bi bilo to kjerkoli zapisano. Upravljanje dostopa po lokacijah, če obstaja, tu daje indikacijo, ne pa gotovosti.
Nihče od teh virov sam po sebi ni popoln. Podatki o fakturiranju kažejo izdatke, ne uporabo. Omrežni dnevniki kažejo prenos podatkov, ne namena ali konteksta. Upravljanje dostopa kaže, kdo se lahko prijavi, ne kdo to dejansko počne in za kaj. Pri eni lokaciji je še obvladljivo, da se te vire postavi drug ob drugega; pri več lokacijah nastane tveganje, da ima vsaka lokacija del slike in nihče celote.
Poleg tega je še človeški vir: povpraševanje pri zaposlenih in lokalnih vodjih. Ta signal je pogosto najbogatejši, saj ne pokaže le, kaj se uporablja, temveč tudi za kaj in kako pogosto. Hkrati je najbolj ranljiv signal, kajti deluje le, če si ljudje upajo odgovoriti. Kako se to lotiti, je opisano v kako to vprašate, ne da bi sledil obračun.
Signali so koristni, a brez trdnega zapisovanja ostajajo posamezna opažanja. Za vsako najdeno uporabo je smiselno vsaj zabeležiti: katera lokacija ali oddelek uporablja orodje, kdo upravlja ali je nabavil to uporabo, kakšen tip podatkov se v njo vnaša, in ali uporaba samostojno sprejema odločitve ali samo podpira. Ta razdelitev je podrobneje razdelana v kaj zabeležite po posamezni uporabi, in izgradnja celotnega pregleda, od prvega signala do povezanega popisa, je opisana v kako izdelate popis AI.
Pri več lokacijah je razlikovanje med ponudnikom in uporabnikom AI-uporabe še bolj pomembno, ker lokacija včasih sama dodaja AI-funkcionalnost izdelku ali storitvi in s tem dobi drugo vlogo kot lokacija, ki zgolj uporablja vnaprej pripravljeno orodje. Katero razlikovanje je to, je razloženo na ali ste ponudnik ali uporabnik, in kdaj se ta vloga lahko spremeni, na primer zaradi prilagoditev, ki jih lokacija sama uvede, preberete na kdaj se vaša vloga spremeni.
Namen tega popisa ni popolnost v enem koraku, temveč izhodišče, na katerem se lahko ponavlja. Lokacije se spreminjajo, naročnine se podaljšujejo ali prekinjajo, in nova orodja se pojavljajo hitreje, kot jih letna revizija lahko spremlja. Pregled, ki združuje najpomembnejše signale in je ponovljiv po lokacijah, daje več opore kot enkratni posnetek stanja.
Ko je enkrat vidno, katere AI-uporabe se v organizaciji uporabljajo, sledi samodejno drugo vprašanje: kaj te uporabe natančno počnejo s samim delom. Delovni pregled FTE TO AI izračuna za vsako nalogo, kolikšen delež dela lahko prevzame AI, s čimer se navezuje na pregled, ki ga ponuja Responsible AI Scan.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.