Eine Organisation mit mehreren Standorten hat selten eine einzige IT-Umgebung. Häufig gibt es einen zentralen Vertrag für die wichtigste Produktivitätssoftware, daneben aber lokale Einkaufsbudgets, regionale IT-Verantwortliche und Standorte, die eigene Abonnements abschließen. Wer innerhalb einer solchen Struktur nach KI-Nutzung sucht, muss wissen, welche Signale etwas aussagen und welche Signale nur den Eindruck von Vollständigkeit vermitteln.
Die zentrale IT-Abteilung liefert in der Regel eine Lizenzübersicht: welche Tools eingekauft wurden, für welche Abteilungen und mit welchen aktivierten Funktionen. Diese Übersicht ist ein Ausgangspunkt, kein Endpunkt. Sie zeigt, was genehmigt wurde, nicht was tatsächlich genutzt wird, und schon gar nicht, was pro Standort zusätzlich zu diesem zentralen Angebot hinzugekommen ist. Ein Grund, warum die IT-Liste nicht stimmt, ist genau dies: Genehmigung und Nutzung sind zwei unterschiedliche Fragen, und bei mehreren Standorten wächst der Abstand dazwischen mit jedem weiteren Standort.
Innerhalb einer Organisation mit mehreren Standorten laufen einige Signale auseinander, die bei einem einzelnen Standort noch zusammenfallen.
Die Rechnungsstellung ist eines davon. Eine Kreditkartenzahlung für ein KI-Abonnement kann auf der Kostenstelle des Standorts stehen statt im zentralen IT-Budget. Wer nur auf das zentrale Einkaufssystem schaut, übersieht diese Ausgaben vollständig.
Der Netzwerkverkehr ist ein weiteres Signal, und er verhält sich nicht überall gleich. Ein Standort mit eigenem Internetanschluss erzeugt Verkehr, der außerhalb der zentralen Firewall-Protokolle bleibt. Verkehr zu bekannten KI-Domains ist dann nur sichtbar, wenn dieser Standort an denselben Überwachungspunkt angeschlossen ist wie die Zentrale, und das ist nicht immer der Fall.
Browsererweiterungen und einzelne Konten bilden eine dritte Kategorie. Diese werden meist lokal installiert, auf Geräten, die von einem regionalen IT-Mitarbeiter oder manchmal vom Nutzer selbst verwaltet werden. Ein zentral verwalteter Gerätepark mit einheitlicher Software-Verteilung zeigt derartige Installationen; ein Standort mit eigener Verwaltung zeigt sie hingegen nicht, sofern nicht gezielt danach gefragt wird.
Schließlich stellt sich die Frage, wer wo Zugriff hat. Ein Tool, das zentral für eine Abteilung eingekauft wurde, kann über gemeinsam genutzte Zugangsdaten auch bei anderen Standorten landen, ohne dass dies irgendwo festgehalten wird. Die Zugriffsverwaltung pro Standort, soweit vorhanden, gibt hier einen Hinweis, aber keine Sicherheit.
Keine dieser Quellen ist für sich allein vollständig. Rechnungsdaten zeigen Ausgaben, keine Nutzung. Netzwerkprotokolle zeigen Verkehr, keine Absicht oder Zusammenhang. Die Zugriffsverwaltung zeigt, wer sich anmelden kann, nicht wer dies tatsächlich tut und wofür. Bei einem einzelnen Standort ist es noch überschaubar, diese Quellen nebeneinanderzulegen; bei mehreren Standorten entsteht das Risiko, dass jeder Standort einen Teil des Bildes hat und niemand das Gesamtbild.
Hinzu kommt die menschliche Quelle: Nachfragen bei Mitarbeitern und lokalen Führungskräften. Dieses Signal ist oft am reichhaltigsten, weil es nicht nur zeigt, was genutzt wird, sondern auch, wofür und wie oft. Zugleich ist es das verwundbarste Signal, denn es funktioniert nur, wenn Menschen sich trauen zu antworten. Wie das angegangen wird, steht beschrieben in wie Sie danach fragen, ohne dass darauf eine Abrechnung folgt.
Die Signale sind nützlich, bleiben aber ohne feste Dokumentation lose Beobachtungen. Für jede gefundene Anwendung ist es sinnvoll, mindestens Folgendes zu notieren: welcher Standort oder welche Abteilung das Tool nutzt, wer die Anwendung verwaltet oder angeschafft hat, welche Art von Daten eingegeben wird, und ob die Anwendung eigenständig Entscheidungen trifft oder nur unterstützt. Diese Einteilung ist weiter ausgeführt in was Sie pro Anwendung festhalten, und der Aufbau der vollständigen Übersicht, vom ersten Signal bis zum zusammenhängenden Inventar, steht beschrieben in wie Sie ein KI-Inventar aufbauen.
Bei mehreren Standorten ist die Unterscheidung zwischen Anbieter und Nutzer einer KI-Anwendung besonders relevant, weil ein Standort manchmal selbst eine KI-Funktionalität zu einem Produkt oder einer Dienstleistung hinzufügt und dadurch eine andere Rolle bekommt als der Standort, der lediglich ein fertiges Tool nutzt. Um welche Unterscheidung es sich dabei handelt, wird erläutert auf sind Sie Anbieter oder Nutzer, und wann sich diese Rolle verändern kann, etwa durch Anpassungen, die ein Standort selbst vornimmt, lesen Sie auf wann sich Ihre Rolle ändert.
Das Ziel dieser Bestandsaufnahme ist nicht Vollständigkeit auf einen Schlag, sondern ein Ausgangspunkt, der wiederholt werden kann. Standorte verändern sich, Abonnements werden verlängert oder beendet, und neue Tools erscheinen schneller, als eine jährliche Prüfung mithalten kann. Eine Übersicht, die die wichtigsten Signale kombiniert und pro Standort wiederholbar ist, gibt mehr Halt als eine einmalige Momentaufnahme.
Sobald sichtbar ist, welche KI-Anwendungen innerhalb der Organisation genutzt werden, folgt automatisch eine andere Frage: was diese Anwendungen genau mit der Arbeit selbst tun. Der Arbeitsscan von FTE TO AI berechnet pro Aufgabe, welcher Teil der Arbeit durch KI übernommen werden kann, und schließt damit an die Übersicht an, die der Responsible AI Scan liefert.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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