Un'organizzazione con più sedi raramente ha un unico ambiente IT. Spesso esiste un contratto centrale per il grande software di produttività, ma oltre a questo esistono budget di acquisto locali, amministratori IT regionali e sedi che stipulano abbonamenti propri. Chi cerca di individuare l'uso di AI all'interno di una struttura simile deve sapere quali segnali sono significativi e quali danno solo l'impressione di completezza.
Il reparto IT centrale fornisce di norma una panoramica delle licenze: quali strumenti sono stati acquistati, per quali reparti e con quali funzioni attivate. Questa panoramica è un punto di partenza, non un punto di arrivo. Mostra ciò che è stato approvato, non ciò che viene effettivamente utilizzato, e ancora meno ciò che è stato aggiunto da ogni singola sede oltre a quell'offerta centrale. Uno dei motivi per cui l'elenco IT non è corretto è esattamente questo: approvazione e utilizzo sono due questioni diverse, e con più sedi la distanza tra le due cresce a ogni ulteriore location.
All'interno di un'organizzazione con più sedi, alcuni segnali che in un'unica sede coincidono ancora, qui divergono.
La fatturazione è uno di questi. Un pagamento con carta di credito per un abbonamento AI può comparire sul centro di costo della sede invece che sul budget IT centrale. Chi guarda solo il sistema di acquisto centrale non vede affatto queste spese.
Il traffico di rete è un altro segnale, e non si comporta ovunque nello stesso modo. Una sede con una propria connessione internet genera traffico che resta fuori dai log centrali del firewall. Il traffico verso domini AI noti è visibile solo se quella sede è collegata allo stesso punto di monitoraggio della sede principale, e non è sempre il caso.
Le estensioni del browser e gli account singoli costituiscono una terza categoria. Questi vengono di norma installati localmente, su dispositivi gestiti da un addetto IT regionale o talvolta dall'utente stesso. Un parco dispositivi gestito centralmente con distribuzione uniforme del software rende visibili questo tipo di installazioni; una sede con gestione propria, invece, non le rende visibili, a meno che non venga chiesto specificamente.
Infine c'è la questione di chi ha accesso a cosa. Uno strumento acquistato centralmente per un reparto può finire, tramite credenziali condivise, anche presso altre sedi, senza che ciò venga registrato in alcun modo. La gestione degli accessi per sede, laddove esista, fornisce un'indicazione in merito, ma non una certezza.
Nessuna di queste fonti è completa di per sé. I dati di fatturazione mostrano le spese, non l'utilizzo. I log di rete mostrano il traffico, non l'intenzione o il contesto. La gestione degli accessi mostra chi può accedere, non chi lo fa effettivamente e per quale scopo. Con un'unica sede è ancora gestibile incrociare queste fonti; con più sedi si crea il rischio che ogni location abbia solo una parte del quadro e nessuno l'insieme.
A questo si aggiunge la fonte umana: chiedere direttamente a dipendenti e responsabili locali. Questo segnale è spesso il più ricco, perché non mostra solo cosa viene usato ma anche a quale scopo e con quale frequenza. È al contempo il segnale più vulnerabile, perché funziona solo se le persone osano rispondere. Il modo in cui affrontare questo aspetto è descritto in come chiederlo senza che ne segua una resa dei conti.
I segnali sono utili, ma senza una registrazione strutturata restano osservazioni isolate. Per ogni applicazione individuata è utile annotare almeno: quale sede o reparto utilizza lo strumento, chi lo gestisce o lo ha acquistato, quale tipo di dati vi viene inserito, e se l'applicazione prende decisioni autonome oppure si limita a supportare. Questa classificazione è approfondita in cosa registrare per ogni applicazione, e la costruzione della panoramica completa, dal primo segnale a un inventario coerente, è descritta in come costruire un inventario AI.
Con più sedi, la distinzione tra fornitore e utilizzatore di un'applicazione AI è particolarmente rilevante, perché a volte una sede aggiunge autonomamente una funzionalità AI a un prodotto o servizio, assumendo così un ruolo diverso rispetto alla sede che si limita a utilizzare uno strumento già pronto. In cosa consiste questa distinzione è illustrato in siete fornitori o utilizzatori, e quando questo ruolo può cambiare, ad esempio in seguito a modifiche apportate autonomamente da una sede, lo si legge in quando cambia il vostro ruolo.
L'obiettivo di questa mappatura non è la completezza in un'unica volta, ma un punto di partenza su cui poter tornare più volte. Le sedi cambiano, gli abbonamenti vengono rinnovati o interrotti, e nuovi strumenti compaiono più rapidamente di quanto un audit annuale possa monitorare. Una panoramica che combina i segnali principali e che è ripetibile per ogni sede offre più punti di riferimento di una fotografia istantanea unica.
Una volta reso visibile quali applicazioni AI vengono utilizzate all'interno dell'organizzazione, segue naturalmente un'altra domanda: cosa fanno esattamente queste applicazioni con il lavoro stesso. La scansione del lavoro di FTE TO AI calcola per ogni attività quale parte del lavoro può essere svolta dall'AI, collegandosi così alla panoramica fornita dalla Responsible AI Scan.
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